О модуле

Зачем нужны Цели

Цели — это дополнительный модуль для централизованного управления целями и прозрачности процессов. Он позволяет быстрее реагировать на изменения, оптимизировать согласование и контроль выполнения задач сотрудников.

На каких устройствах доступны Цели

Модуль Цели одинаково работает в веб-версии платформы и мобильном приложении. Целями можно пользоваться на любом устройстве: компьютере, ноутбуке, планшете или мобильном телефоне.

Как выглядит общий процесс работы с Целями

Возможные роли пользователей:

• Администратор — стандартная системная роль

• Сотрудник, Руководитель/Заместитель — иерархические роли по структуре компании

• Дополнительный согласующий — пользователь любой роли с доступом к публичной части модуля Цели, которого указали при создании/редактировании/согласовании цели

• HR — любой пользователь, у роли которого включено разрешение Цели / Управление целями. Подробно — https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%9A%D0%B0%D0%BA-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%B4%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%83%D0%BF-%D0%BA-%D0%BC%D0%BE%D0%B4%D1%83%D0%BB%D1%8E

Возможный процесс работы:

1. Сотрудник ставит цель и отправляет её на согласование руководителю и дополнительному согласующему. Неактуальную цель можно удалить или отклонить

2. Руководитель сотрудника и дополнительный согласующий проверяют цель, при необходимости корректируют или отправляют на доработку сотруднику. Если руководитель и дополнительный согласующий дали разные ответы, цель останется в том же статусе, пока оба согласующих не примут одинаковое решение. Когда цель согласована, она возвращается сотруднику, чтобы тот вносил свой прогресс

3. К дедлайну сотрудник выполняет цель и отправляет результаты на согласование. Руководитель сотрудника и дополнительный согласующий проверяют результаты цели, при необходимости корректируют или отправляют на доработку сотруднику. А если цель выполнена, то завершают её

4. HR может занимать наблюдательную позицию, корректируя и направляя сотрудника и согласующих. А может вносить изменения в цели любых сотрудников компании, согласовывать, комментировать ход работы, отмечать прогресс, завершать и отклонять цели

Возможные статусы цели:

• Новая — цель создана сотрудником

• Отклонена — цель отклонена сотрудником, руководителем/заместителем или дополнительным согласующим

• Согласование цели — сотрудник отправил цель на согласование руководителю/заместителю и дополнительному согласующему

• В работе — сотрудник выполняет цель

• На доработке — руководитель/заместитель или дополнительный согласующий отправил цель на доработку сотруднику

• Согласование результатов — сотрудник отправил результаты цели на согласование руководителю/заместителю и дополнительному согласующему

• Завершена — цель завершена руководителем/заместителем или дополнительным согласующим

Подробнее о статусной модели https://motivityy.atlassian.net/wiki/x/IAD9T

Для администратора

Как настроить доступ к модулю

Доступ для всех пользователей

Настроить доступ к модулю для всех пользователей можно в Панели управления → Пользователи → Роли → Общие разрешения → Цели.

Доступ для роли пользователей

Чтобы настроить доступ к модулю для конкретной роли, выполните следующие действия:

1. Перейдите в Панель управления → Пользователи → Роли

2. Выберите роль из списка или добавьте новую по кнопке Добавить

3. На странице редактирования роли перейдите во вкладку Разрешения → Цели и включите необходимые функции

4. Во вкладке Пользователи проверьте, что роль присвоена всем планируемым пользователям

5. Сохраните изменения

Как управлять настройками модуля

Чтобы управлять настройками модуля, перейдите в Панель управления → Мотивация → Цели и нажмите на необходимую вкладку:

Общая конфигурация

Отображение в публичной части

• Максимальное количество целей* — укажите, сколько активных целей максимум сможет иметь один сотрудник

• Отображение сотрудников для руководителей — выберите, каких сотрудников будет видеть руководитель в публичной части модуля. Настроить подчинение можно с помощью импорта структуры, а также в разделах https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735556?search_id=ddad6260-55b1-44f6-8c57-edecbcf1ddcb&additional_analytics=queryHash---33982d31f9715968d2552d9089de38d400d86ceb9e15075450de4f80af6b5989 и https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735048?search_id=d13c6d0a-724b-4ced-9e6e-e8583e6539c7&additional_analytics=queryHash---825ec51373dd260e59261be011ea47a632edff712fe83c1d7bd2f172d4163cee

• Чек бокс Отображать исполнителю цели всех потенциальных согласующих - в активном состоянии позволяет видеть только руководителей вверх по иерархии. Доступен для взаимодействия только если выбрано Отображать прямых и не прямых подчинённых

Вес целей

• Вес высокого/среднего/низкого приоритета* — укажите, какой вес будет иметь каждый из приоритетов целей. При значении 0 для каждого веса общий прогресс всегда будет равен нулю. Если позднее потребуется изменить веса приоритетов, то изменение веса применится и к ранее созданным целям данного приоритета

• Ограничить суммарный вес целей в периоде до 100 — с помощью настройте, будет ли ограничиваться суммарный вес. Это может быть удобно для подсчёта показателей

Пороговые значения целей с единицей измерения «Дата»

Прогресс выдающегося значения* - укажите значение, которое будет считаться выдающимся результатом, при достижении цели в рамках даты Выдающего значения. Минимальное значение - 101, максимальное - 200

Прогресс целевого значения - значение, которое устанавливается, если цель достигнута в срок в рамках даты Целевого значения. По умолчанию 100%. Не меняется.

Прогресс допустимого значения* - укажите значение, при котором цель считается выполненной на минимально приемлемом уровне в рамках даты Допустимого значения. Минимальное значение - 1, максимальное - 99.

Общий прогресс целей

• Расчёт общего прогресса — выберите, по каким целям будет рассчитываться общий прогресс сотрудников: по всем активным целям или только по согласованным

• Учитывать пороги при расчёте общего прогресса — с помощью настройте, будут ли пороговые значения целей влиять на общий прогресс

Правила работы

Здесь можно ввести любой поясняющий текст, используя возможности текстового редактора https://motivityy.atlassian.net/wiki/x/F4FX?atlOrigin=eyJpIjoiMWVhNzhlMTRhZTFmNDJjNjlkNTg3NDQ5NTU5NzlhYjAiLCJwIjoiYyJ9. Пользователи увидят эти подсказки в публичной части модуля по кнопке Правила работы.

Типы целей

В этой вкладке настраиваются возможности индивидуальных и корпоративных целей. Для каждого типа целей установите:

• Согласование цели и результатов — должен ли сотрудник согласовывать каждую цель этого типа с руководителем и дополнительным согласующим

• Режим редактирования — только для целей с согласованием; может ли сотрудник изменять и вносить параметры цели

Периоды

Для каждого периода в списке можно добавить следующие опции:

• Во вкладке Настройки — с помощью настройте активность уведомлений о начале периода и введите количество дней до этих уведомлений

• Во вкладке Получатели — укажите пользователей, которые будут получать уведомления о начале периода

• Во вкладке Исключения — укажите пользователей, которые не будут получать уведомления о начале периода

• Во вкладке Контрольные точки — добавьте контрольные точки и внутри каждой точки настройте уведомления, которые будут оповещать о промежуточном этапе работы над целью

Настраивать уведомления для периодов и пользователей можно не только вручную в указанных вкладках, но и массово с помощью импорта. Для выгрузки и загрузки большого количества данных используйте кнопки Экспорт и Импорт соответственно.

Структура файла импорта:

Теги

Добавьте теги, которые позволят объединить цели по тематикам. Это не только структурирует данные, но и облегчает фильтрацию и поиск в публичной части.

Рассылка по завершённым целям

В этой вкладке настраивается автоматическая отправка XLSX-файла с завершёнными целями сотрудников конкретным, в том числе не зарегистрированным на платформе получателям.

Чтобы создать такую рассылку:

1. Нажмите кнопку Добавить

2. На вкладке Получатели рассылки заполните:

   1. поле Тема письма

   2. поле Получатели вне платформы - в этом поле можно указать электронные адреса пользователей, которые не зарегистрированы на платформе, но хотят получать отчет по завершенным целям сотрудников

   3. поле Получатели на платформе - в этом поле укажите пользователей, которые зарегистрированы на платформе, и хотят получать отчет по завершенным целям сотрудников

   4. поле Рассылка за период - из выпадающего списка выберите период, при завершении которого будет формироваться рассылка. Если у пользователя включена опция Объединения целей, то рассылка будет формироваться после завершения нескольких периодов с объединенными результатами.

3. На вкладке Сотрудники укажите пользователей или пользовательские группы, по целям которых будет формироваться рассылка.

4. Сохраните страницу.

Когда цели указанных сотрудников будут переведены в статус Завершена, для получателей будет отправляться письмо с данными о завершённой цели.

Для сотрудника

Как создать и настроить цель

Чтобы создать цель, нажмите кнопку Создать цель и заполните поля:

• Название* — обязательное. Максимум 250 символов

• Описание — опционально введите важную или дополнительную информацию о цели. Максимум 2000 символов

• Тип цели* — индивидуальная цель ставится для личных достижений, корпоративная — для достижений компании

• Дедлайн*

• Период

• Приоритет*

• Вес*

• Тип расчёта* — можно выбрать количественный, качественный или дата выполнения

• Единица измерения*, Целевое значение* — только для количественного типа расчёта

• Пороговые значения - добавьте опционально, чтобы отслеживать прогресс цели более детально. При добавлении порогов значений, выберите Тип расчета пороговых значений:

  • Единица измерения цели - значение будет считаться заданным в единицах измерения цели

  • Проценты (%) - значение будет расчесываться в процентах от плавного показателя

• Ключевые результаты — добавьте опционально, чтобы отслеживать прогресс цели более детально. Выбор типа расчета, единицы измерения и целевого значения аналогичен механике создания цели. Галочка Учитывать в прогрессе цели позволяет выбрать будет ли ключевой результат влиять на общий прогресс цели или ключевой результат и цель будут достигаться раздельно. Доступен ввод дробного целевого значения.

• Исполнитель* — выберите или введите пользователя, если он не выводится по умолчанию

• Согласующий — автоматически назначается прямой руководитель по структуре или заместитель руководителя, если он есть у исполнителя

• Дополнительный согласующий* — нажмите кнопку Добавить дополнительного согласующего и выберите одного пользователя. При необходимости его можно удалить

• Связанные цели — опционально добавьте родительские и дочерние цели, если нужно создать связь между ними. Это позволяет формировать иерархию целей и видеть более наглядный прогресс

• Теги — опционально добавьте теги для быстрого поиска и фильтрации на платформе

Сотрудник может отредактировать созданную цель, если такая функция включена в Панели управления. Чтобы отредактировать цель в списке или на странице цели, нажмитеи кнопку Редактировать.

Как задать значения при типе расчета Дата выполнения

Выберите тип расчета прогресса цели по дате:

• Прямой (раньше - лучше)

• Обратный (позже - лучше)

В рамках данного типа достаточно указать только дату целевого значения.

Дополнительно можно задать даты пороговых значений.

Заполнение дат для целевого и пороговых значений в зависимости от выбранного типа расчета

Как работать с моими целями

Во вкладке Мои цели можно отслеживать собственный прогресс по дашборду и списку целей.

Open

Дашборд по целям

Дашборд состоит из показателей:

• Прогресс — общий прогресс выполнения целей всех приоритетов. Удалённые, завершённые и отклонённые цели не учитываются. При изменении прогресса цели или ключевого результата выводится разница между старым и новым общим прогрессом. Разница может быть как положительной, так и отрицательной

• Выполнено — количество целей, выполненных ≥ 100%. Удалённые, завершённые и отклонённые цели не учитываются

• В процессе — количество целей с уже отмеченным прогрессом > 0, но < 100%. Удалённые, завершённые и отклонённые цели не учитываются

• В зоне риска — количество целей, прогресс которых отстаёт от графика их выполнения относительно дедлайна. Учитываются только неудалённые, незавершённые, неотклонённые цели с прогрессом < 100% и цели с просроченным дедлайном

• Не начато — количество целей, для которых не отмечен прогресс. Удалённые, завершённые и отклонённые цели не учитываются

• Завершено — количество завершённых целей. Удалённые и отклонённые цели не учитываются

Список целей

Помимо дашборда, во вкладке Мои цели отображаются списки активных и завершённых целей, которые можно фильтровать по периодам, статусам и тегам.

Завершённые цели можно только просматривать, а активными ещё и управлять. По кнопке изменяйте статус, обновляйте прогресс, редактируйте и удаляйте цель, если эти функции доступны. В списке с помощью выполняйте массовые действия по удалению целей и смене их статуса.

Кроме того, по кнопке Скачать отчёт можно сформировать персональный отчёт со сводной информацией на этой странице. Подробности — https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%A6%D0%B5%D0%BB%D0%B8.-%D0%9F%D0%B5%D1%80%D1%81%D0%BE%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D1%8B%D0%B9-%D0%BE%D1%82%D1%87%D1%91%D1%82-%D0%BF%D0%BE-%D1%86%D0%B5%D0%BB%D1%8F%D0%BC-%D0%B2%D1%8B%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D1%81%D0%BE%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%B0

Для отображения суммарного прогресса, по завершенным целям в отчете доступен чек-бок Объединить цели.

Open

При активном состоянии чек-бокса, пользователь может выбрать периоды в фильтре, в рамках которых в отчете будет отображаться суммарный прогресс по всем целям, входящим в эти периоды.

Страница цели

Если информации в списке недостаточно, кликните на конкретную цель и изучите подробную информацию. Здесь ещё больше возможностей: можно добавить связанную цель или комментарий, посмотреть описание, историю изменений или согласующих.

Open

Как управлять показателями моей цели

Не всегда сотрудник может полноценно управлять показателями своей цели — это зависит от настроек в Панели управления. Возможные функции:

• https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%9E%D0%B1%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B5%D1%81%D1%81%D0%B0-%D1%86%D0%B5%D0%BB%D0%B8

• https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%98%D0%B7%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%83%D1%81%D0%B0-%D1%86%D0%B5%D0%BB%D0%B8

• https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%A3%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D0%B2%D1%8F%D0%B7%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%BC%D0%B8-%D1%86%D0%B5%D0%BB%D1%8F%D0%BC%D0%B8

• https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%94%D0%BE%D0%B1%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BA%D0%BE%D0%BC%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0%D1%80%D0%B8%D1%8F-%D0%BA-%D1%86%D0%B5%D0%BB%D0%B8

Для руководителя

Как работать со своими целями

Когда руководитель работает со своими целями, его возможности аналогичны возможностям сотрудника. Подробно о функционале — https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%94%D0%BB%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%B0

Как работать с целями сотрудников

Во вкладке Сотрудники отображаются подчинённые руководителя — либо только прямые, либо все возможные в зависимости от настроек в Панели управления. Подробнее — https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%9A%D0%B0%D0%BA-%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D1%8F%D1%82%D1%8C-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D0%BA%D0%B0%D0%BC%D0%B8-%D0%BC%D0%BE%D0%B4%D1%83%D0%BB%D1%8F

В списке сотрудников можно кратко ознакомиться с их прогрессом и при необходимости отфильтровать как цели, так и сотрудников. Для дополнительной информации кликните на конкретного пользователя — откроется страница с его целями и прогрессом. Изучайте прогресс по следующим элементам:

• https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%94%D0%B0%D1%88%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%B4-%D0%BF%D0%BE-%D1%86%D0%B5%D0%BB%D1%8F%D0%BC

• https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%A1%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BE%D0%BA-%D1%86%D0%B5%D0%BB%D0%B5%D0%B9

• https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%A1%D1%82%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%86%D0%B0-%D1%86%D0%B5%D0%BB%D0%B8

Создание и настройка цели

Если сотрудник не создал цель сам, это можно сделать за него. Ещё можно отредактировать уже созданную цель. Подробнее — https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%9A%D0%B0%D0%BA-%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D0%B8-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D1%86%D0%B5%D0%BB%D1%8C

Создание и настройка шаблона цели

Во вкладке Шаблоны целей можно создавать и хранить шаблоны с предзаполненными полями. Это позволяет структурировать цели и ускорить процесс их создания, что удобно при большом количестве целей и сотрудников.

Чтобы создать шаблон, нажмите Создать шаблон и заполните поля аналогично форме создания целей — https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/edit-v2/1208352843#%D0%9A%D0%B0%D0%BA-%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D0%B8-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D1%86%D0%B5%D0%BB%D1%8C . Дополнительно с помощью настройте разрешение для сотрудников редактировать заполненные поля.

Созданные шаблоны отображаются в списке, их можно искать по названию, фильтровать по типу целей и тегу и редактировать по кнопке доступно редактирование. Ещё есть возможность сразу создать цель по собранному шаблону.

Open

Обновление прогресса цели

Обновить прогресс цели можно в списке целей или на странице цели в разделе Прогресс.

Для количественного расчёта откроется окно, в которое необходимо ввести новое значение. Цвет прогресса меняется в зависимости от итогового значения:

• 0% — серый

• 1-10% — красный

• 11-99% — синий

• 100% — зелёный

• 100% и > — зелёный + оранжевый

Для качественного расчёта необходимо выполнить цель или сбросить прогресс.

Отображение прогресса в зависимости от типа расчета

Состояние прогресса	Прямой тип расчета	Обратный тип расчета

Состояние прогресса	Прямой тип расчета	Обратный тип расчета
Создание/редактирование цели/шаблона	Open Активен пункт Прямой (больше - лучше)	Open Активен пункт Обратный (меньше - лучше)
Выполнение цели	Open Цель в процессе выполнения. Чем выше значение, тем выше прогресс выполнения цели.	Open Цель в процессе выполнения. Чем больше значение, тем ниже прогресс выполнения цели.
Перевыполнение цели	Open Значение указано свыше целевого значения. Чем больше - тем лучше.	Open Значение указано ниже целевого значения. Чем меньше - тем лучше.
Невыполнение цели	Open Значение не задано или указано минимальное значение.	Open Значение указано на 100% выше целевого значения.
Прогресс не внесен	Open	Open