Банк идей

Что такое Банк идей

Модуль Банк идей призван помочь в создании «культуры лидерства» внутри компании.

С его помощью можно организовать непрерывное улучшение рабочих процессов с помощью подачи идей.
Направляйте и поддерживайте заинтересованных сотрудников, поощряйте их инициативы и реализуйте лучшие идеи.

Краткое описание функциональности

Важно: процесс работы завязан на состояниях идей (меняются в блоке модерации), статусы являются лишь метками и служат для удобства ориентации в процессе жизненного цикла идеи.
Обратите внимание: в модуле уже есть предустановленные базовые статусы, все сценарии и кейсы в документации мы описали, опираясь на них, но вы легко можете отредактировать их или удалить, а также создать неограниченное количество новых.

Процесс работы с идеей выглядит просто:

1. Пользователь предлагает идею. Пока идея не опубликована (см. п. 3а), она недоступна для просмотра всем пользователям портала - идею видят только авторы, ответственный и администраторы.

2. Администратор рассматривает идею. Важно: рассмотрение идеи осуществляется на стороне клиента по принятому в компании процессу - оценки идеи по собственным критериям, по голосам пользователей и т.д.

3. После рассмотрения:

   1. Если администратор одобрил идею, он её публикует. В таком виде идея становится доступна для просмотра всем пользователям портала: пользователи могут просматривать идею, оставлять лайки и комментарии.

   2. Если у администратора есть замечания, он отправляет идею на доработку

4. После реализации идеи:

   1. Авторы, ответственный и администраторы могут поставить метку о реализации идеи.

Идея всегда может быть удалена Администратором.
Важно: при удалении опубликованной идеи, начисленные баллы вычитаются из баллов обучения/кармы, в зависимости от выбранной валюты.
Бейджи могут сняты при определённых условиях.

Подробный процесс см. ниже.

Подробное описание процесса работы над идеей

Процесс работы над идеей связан со статусами и состояниями идеи:

• Состояния идеи - процесс работы с идеей завязан на её состояниях. Состояния не отображаются в публичной части. Состояния настраиваются в блоке модерации идеи с помощью комбинации чек-боксов “Редактируема”, “Опубликована”, “Реализована”

• Статусы идеи - визуальные метки для удобства ориентации в процессе. Не завязаны на состояния идеи. Можно создать любые статусы идеи и присваивать их в блоке модерации в нужный момент.

Open

(1) Статус идеи присваивается в блоке модерации из списка созданных в панели администрирования статусов

(2) Состояние идеи настраивается в блоке модерации идеи с помощью комбинации чек-боксов “Редактируемая”, “Опубликована”, “Реализована”

Статусы идеи

Важно: статусы можно добавить, удалить или изменить.
Следует понимать, что в случае создания, изменения или удаления статусов сопроводительная документация через время может потерять свою актуальность, так как названия статусов в документации другие.
Поэтому мы подготовили для вас файл с таблицей статусов. В нём вы можете дописать свои названия, внести новые, или пометить удалённые. Так вы будете помнить, какие базовые статусы вы изменили и продолжите использовать данную сопроводительную документацию.

Open

Состояния идеи

Как выглядит модуль в публичной части

Внешний вид модуля

Для перехода в модуль нажмите на пункт меню Банк идей.

Open

Главная страница раздела поделена на блоки. Вверху расположен блок настройки фильтров, поиска и сортировки идей. В нём же расположена кнопка Добавить идею.

Ниже отображается список идей. Идеи видны пользователям в зависимости от их ролей и состояний.

Внешний вид раздела Банк идей

Что такое онбординг и для чего он нужен

Онбординг – это приветственная презентация, которую видит пользователь любой роли при первом открытии модуля.
Чтобы просмотреть презентацию повторно достаточно нажать на кнопку “Презентация модуля”.

По нажатию кнопки “Правила Банка идей” всплывает окно с правилами. По умолчанию загружен стандартный текст правил.
По желанию администратор может добавить ваш текст правил в административной панели, на странице раздела Банк идей, во вкладке Настройки.

Онбординг и Правила необходимы пользователям, чтобы понимать принципы работы модуля: процесс работы на идеей, изменения статусов, награды и т.д.

Фрагмент страницы модуля Банк идей
(1) Приветственный баннер; (2) Кнопка “Правила Банка идей”; (3) Кнопка “Презентация модуля”.

Слайды онбординга.

Как искать и просматривать идеи

Банк идей. Страница со списком всех идей
(1) Блок фильтров; (2) Фильтр по статусам (3) Фильтр по темам; (4) Фильтр по дате создания; (5) Фильтр Мои идеи; (6) Фильтр Назначены на меня;
(7) Кнопка Применить; (8) Поле Поиск; (9) Блок сортировки; (10) Кнопка Добавить идею; (11) Список идей

Идеи можно искать в списке (11), читая строку за строкой.
Используйте поиск по ключевым словам. Введите ключевые слова в поле Поиск.
Система покажет список идей, если найдёт совпадение или укажет, что совпадений не найдено.

При необходимости воспользуйтесь фильтром (1). Для этого перейдите в блок фильтрации.

Идеи можно отфильтровать по Статусу (2), Теме (3), Дате создания (4).
Вы можете найти найти свои идеи (5) или идеи, реализация которых назначена на вас (6).

Чтобы увидеть идеи в соответствии с вашими настойками фильтрации, нажмите кнопку Применить (7).

Также, идеи можно отсортировать (9). Доступна сортировка по популярности и по дате добавления, в направлениях по возрастанию и по убыванию.

Когда идея найдена, в строке указана основная информация: Дата создания, номер идеи, её название, автор и статус.
Можно увидеть какое количество людей оценило идею поставив лайк и сколько комментариев собрала идея.

Строка с идеей
(1) Дата создания идеи; (2) Номер идеи; (3) Название идеи; (4) Аватар автора; (5) Метка со статусом; (6) Счетчик лайков и комментариев;
(7) Кнопку для перехода на страницу Идеи

Как узнать подробности: страница идеи

Чтобы ознакомиться с идеей в списке, выберите строку с идеей и нажмите на её название (1) или на кнопку перехода в конце строки (2).

При этом откроется Страница идеи.

Страница идеи
(1) Номер идеи; (2) Метка со статусом; (3) Дата создания; (4) Тема; (5) Описание идеи; (6) Результат; (7) Комментарий модератора; (8) Кнопка редактировать; (9) Ответственный за реализацию идеи;
(10) Автор идеи; (11) Срок исполнения идеи; (12) Бюджет на реализацию; (13) Счетчик лайков; (14) Блок комментариев с формой отправки комментария

Информация на Странице идеи сгруппирована в блоки. Главный блок содержит метку, название идеи, дату создания, тему, описание и результат.
Если отображается кнопка Редактировать, можно перейти на страницу редактирования идеи и изменить данные.

Важно: Наличие кнопки “Редактировать” зависит от состояния идеи и роли пользователя.

Справа блок дополнительной информации – указаны автор и ответственный за реализацию, а также срок исполнения и бюджет.

Ниже расположен блок с комментариями. Это позволяет обсуждать разработку идеи.

Создание идеи

Если нужно создать идею – нажмите кнопку Добавить.

Страница создания идеи содержит несколько полей.

Для корректного создания идеи все они должны быть заполнены.
Для создания выберете тему идеи (2), укажите название (3), заполните поля Описание и Результат (4 и 5).
Выберете авторов и ответственных (6 и 8), укажите срок реализации и планируемые расходы в соответствующих полях (7 и 9).
Если вы создаёте идею, автоматически назначаетесь автором. Это можно изменить.
Вы можете прикрепить до 10 файлов(10). Для загрузки допустимы файлы всех форматов, кроме исполняемых: .exe, .zip, .7z и т.д.

Страница создания идеи
(1) Страница Добавить идею; (2) Список тем; (3) Поле Название идеи; (4) Поле Описание идеи;
(5) Поле Результат; (6) Список авторов идеи; (7) Поле Стоимость реализации; (8) Список ответственных за реализацию;
(9) Поле Срок реализации; (10) Поле загрузки файлов; (11) Кнопка Сохранить; (12) Кнопка Отмена

Список полей:

После того, как все поля заполнены нажмите кнопку Сохранить (11) и идея будет создана.
Если передумали предлагать – нажмите кнопку Отмена (12).

После того, как все поля заполнены нажмите кнопку Сохранить (11) и идея будет создана.
Если передумали предлагать – нажмите кнопку Отмена (12).

После создания идеи и отправки её администратору на рассмотрение появляется поп-ап с подтверждением и пояснением.

Редактирование идеи

Редактирование идеи пользователем

Если нужно отредактировать идею – перейдите на страницу редактирования. Для этого:

• Выберете строку с идей и нажмите на её название (1) или на кнопку перехода в конце строки (2).

• На открывшейся странице нажмите кнопку “Редактировать” (3).
  Важно: Если вы не видите кнопку “Редактировать” проверьте, доступно ли вам редактирование идеи: возможность редактирования зависит от роли пользователя и состояния идеи.

При нажатии кнопки “Редактировать” открывается страница редактирования идеи.

Страница редактирования выглядит аналогично и содержит такие же поля, как и страница создания идеи.
Дополнительно на странице отображается плашка со статусом (1), номер идеи (2) и её состояние (3).

Всю данные в полях можно изменить. Для сохранения изменений необходимо нажать кнопку Сохранить.

Важно: Для авторов идеи и ответственного в состоянии идеи “Опубликована” на странице редактирования также отображается блок модерации идеи (13), в котором можно установить состояние идеи “Реализована” с помощью одноименного чекбокса (15).

Страница редактирования идеи
(1) Метка со статусом; (2) Номер идеи; (3) Состояние идеи; (4) Список тем; (5) Поле Название идеи; (6) Поле Описание идеи;
(7) Поле Результат; (8) Список авторов идеи; (9) Поле Стоимость реализации; (10) Список ответственных за реализацию; (11) Поле Срок реализации

(13) Блок модерации; (15) Блок чек-боксов состояний идеи

Редактирование идеи администратором

У администратора в режиме редактирования есть блок модерации.

Изменяйте статус идеи (14), выбирая нужный из списка.
Состояния идеи задаются с помощью чек-боксов состояний (15).
Работа с чек-боксами изменяет состояния идеи и зависит от ролей. Они перечислены в таблице.

(12) Поле для загрузки файлов; (13) Блок модерации; (14) Список статусов; (15) Блок чек-боксов состояний идеи;
(16) Поле для комментария; (17) Кнопка Сохранить; (18) Кнопка Отмена; (19) Кнопка Удалить

Как удалить идею

Чтобы удалить идею нужно нажать кнопку “Удалить” в форме редактирования идеи.

При нажатии на кнопку открывается модальное окно для подтверждения или отмены удаления идеи

• После удаления идея скрывается из публичной части портала, при этом запись в базе данных не удаляется

• Удаленные идеи отображаются в отчетах

• Восстановление удаленной идеи недоступно

• Важно: при удалении опубликованной идеи, начисленные баллы вычитаются из баллов обучения/кармы, в зависимости от выбранной валюты.
  Бейджи могут сняты при определённых условиях.

Как администратору отправить идею на доработку

1. Для отправки идеи на доработку администратору нужно выбрать соответствующий статус. Например, “На доработку” (выше приведён список рекомендуемых базовых статусов).
   Администратор должен обязательно включить чекбокс “Редактируемая”: идея принимает состояние на модерации.
   При этом авторы идеи/ответственный получают уведомление о смене статуса и получают идею для редактирования.
   Пока идея на редактировании администратор также может редактировать все поля идеи.

2. Когда администратор отправляет идею на доработку, чекбокс “Редактируемая” включен, поэтому идея доступна для редактирования автору и ответственным.
   После того, как они внесли изменения и нажали “Сохранить” на форме:

   • Чекбокс “Редактируемая” становится выключен

   • Статус и состояние идеи не меняются

   • Администратор получает уведомление

Важно: когда чекбокс “Редактируемая” включен, авторы идеи/ответственный могут внести изменение в идею только один раз - после первого нажатия кнопки “Сохранить” чекбокс “Редактируемая” становится выключен, администратор получает уведомление о том, что в идею внесены изменения.

Какие уведомления получают пользователи, связанные с идеей

Пользователь получает уведомления в колокольчик по следующим событиям:

Награды пользователей

В случае публикации идеи все авторы идеи получают баллы. Количество баллов устанавливается в настройках.

Важно: За одну идею одному пользователю баллы начисляются только один раз.
Важно: Моментом публикации идеи считается момент, когда администратор первый раз установил чекбокс “Опубликована” = да.
Важно: Пользователь всегда получает за публикацию идеи то количество баллов, которое установлено в настройках на момент публикации.

• Если идея реализовалась – пользователи-авторы идеи получают Бейдж "Реформатор". Одному пользователю бейдж начисляется только один раз за всё время. 

  • может быть отозван, при удалении идеи, если удаленная идея была единственной реализованной.

• Бейдж "Креативщик" начисляется тому, кто подал 10 идей (пользователь является автором идеи), независимо от реализации. Одному пользователю бейдж начисляется только один раз за всё время. 

  • может быть отозван если после удаления идеи, количество поданных автором идей стало менее 10.

Важно: моментом реализации считается момент, когда администратор, автор или ответственный первый раз установил чекбокс “Реализована” = да.

Администрирование

В административной части портала настраивается работа модуля: создаются статусы и темы, задаются настройки награды пользователю за опубликованную идею.

Важно: в модуле Банк идей не работает маскировка под пользователя.
Это значит, что администратор, замаскированный под пользователя может производить действия в Банке идей, но все они будут совершаться от имени администратора.

Как создать статус

Кнопка добавления нового статуса расположена в во вкладке Статусы, раздела Банк идей, в административной части портала.

Во вкладке Статусы отображаются все статусы идей, которые были созданы на портале.
Там же расположено поле Поиск и список действий, доступных при выборе соответствующих чек-боксов.

Страница раздела Банк идей. Вкладка Статусы
(1) Название раздела; (2) Вкладка Статусы; (3) Поле Поиск; (4) Кнопка Применить; (5) Кнопка Добавить; (6) Список действий и кнопка Выполнить;
(7) Чек-бокс массовых действий; (8) Номер статуса; (9) Название статуса

Чтобы создать статус необходимо нажать кнопку Добавить.
В загруженной странице заполнить поле Название. Ограничение – До 36 символов.
В активном поле Цвет всплывает палитра. Чтобы задать настройку – нажмите на квадрат нужного цвета.
После этого выбор пользователя отобразится в поле в формате #XXXXXX.

Для сохранения необходимо нажать кнопки Сохранить или Применить, для отмены изменений – кнопку Отменить.

Важно: в начале работы с модулем мы рекомендуем использовать базовые статусы.
Вы можете изменить названия статусов на более подходящие для вашей компании и добавить иные.
Базовые статусы отражают основные этапы разработки и обсуждения новой идеи.

Страница раздела Банк идей. Вкладка Статусы. Страница создания статуса
(1) Название раздела; (2) Вкладка Статусы; (3) Поле Название; (4) Поле Цвет с палитрой; (5) Кнопка Сохранить; (6) Кнопка Применить;
(7) Кнопка Отменить

Как создать тему

Кнопка добавления новой темы расположена в во вкладке Темы, раздела Банк идей, в административной части портала.

Во вкладке Темы отображаются все темы идей, которые были созданы на портале.
Там же расположено поле Поиск и список действий, доступных при выборе соответствующих чек-боксов.

Страница раздела Банк идей. Вкладка Статусы
(1) Название раздела; (2) Вкладка Темы

Чтобы создать тему необходимо нажать кнопку Добавить.
В загруженной странице заполнить поле Название. Ограничение – До 120 символов.

Для сохранения необходимо нажать кнопки Сохранить или Применить, для отмены изменений – кнопку Отменить.

Страница раздела Банк идей. Вкладка Темы. Страница создания темы
(1) Название раздела; (2) Вкладка Темы; (3) Поле Название

Как задать настройки награды за реализацию

Чтобы задать настройки награды за идею необходимо перейти во вкладку Настройки на странице раздела.
В загруженной странице заполнить поле Баллы. Допустимо вводить 0, есть ограничение – до 10 символов.
Обязательно укажите какие именно баллы получит пользователь: Кармы или Обучения.
Для этого выбора есть переключатель. По умолчанию выбраны Баллы кармы.

Важно: при удалении опубликованной идеи, начисленные баллы вычитаются из баллов обучения/кармы, в зависимости от выбранной валюты.
Бейджи могут сняты при определённых условиях.

Страница раздела Банк идей. Вкладка Настройки.
(1) Вкладка Настройки; (2) Переключатель Баллов кармы и обучения; (3) Поле Баллы; (4) Поле Правила

Как добавить Правила

Введите текст в Поле правила во вкладке Настройки. Можно форматировать текст с помощью редактора, вставлять изображения и видео.

Правила отображаются всем пользователям в Публичной части портала, на странице модуля, при нажатии кнопки “Правила Банка идей”.

Отчётность по модулю Банк идей

Банк идей. Сводный отчёт по предложенным идеям

Фильтры отчёта:

• Фильтр по периоду (по дате подачи идеи)

Столбцы в отчёте

*Удалена - если идея удалена, поле заполняется значением “Да“, если не удалена - поле остается пустым