Отчёты

На этой странице мы расскажем вам о работе с отчётами на портале и разберем следующие вопросы:

Кому доступен модуль отчёты в Публичной части

Важно: создание и скачивание отчётов возможно только в Публичной части портала.
Пункт меню "отчёты" отображается только пользователям с соответствующими правами.

Модуль “отчёты” в публичной части доступен только пользователям, для которых выполняются условия:

• Ролям пользователя настроена доступность хотя бы 1 отчёта

• Или роль пользователя Верховный администратор

Какие отчёты доступны пользователям для скачивания в разделе “отчёты”

В публичной части портала пользователь может скачать только отчёты, которые настроены как доступные его ролям.
Обратите внимание, Верховному администратору всегда доступны все отчёты.

Если у пользователя удаляют роль, ему доступны уже сформированные отчёты, которые были доступны этой роли (остаются в таблице сформированных отчётов), но пересоздание таких отчётов недоступно.

Важно: По умолчанию для любой новой роли, кроме Верховного администратора, ни один отчёт не включен. При создании новой роли нужно вручную включить все необходимые отчёты.

Важно: Любой новый отчёт по умолчанию не включен ни для одной роли, кроме Верховного администратора. Поэтому если новый отчёт должен быть доступен Администраторам, при релизе модуля этого отчёта нужно вручную включить доступность отчёта для нужных ролей.

Важно: Для всех ролей дополнительно к тем отчётам, которые включены для самой роли, доступны все отчёты, которые включены для родительской роли (независимо от положения свитчеров этих отчётов у дочерней роли)

Какие данные попадают в отчёты для различных ролей пользователей

В отчётах по пользователям (индивидуальные и персональные отчёты):

• Пользователи с ролями Верховый администратор, Администратор и все дочерние роли могут скачивать доступные им отчёты по всем пользователям портала, независимо от загруженной структуры

• Все остальные пользователи могут скачивать доступные им отчёты только по всем подчинённым пользователям (тем, у кого текущий пользователь указан как “Руководитель отдела”) из своего отдела (если отделов несколько - по всем ним) и всех подчинённых отделов вниз по всем вложенным уровням подчиненности

• Во всех остальных отчётах (например, сводные отчёты):

  • отчёты отображаются одинаково для всех пользователей - в них попадает статистика по всем пользователям портала

В каком порядке отображаются отчеты в выпадающем списке

Порядок отчетов в выпадающем списке формируется индивидуально для каждого пользователя:

• Порядок по умолчанию — для любого пользователя, который ещё не генерировал отчёты, список доступных отчётов располагается в алфавитном порядке.

• Порядок при использовании модуля — список отчётов выстраивается по частоте генерации, то есть чем чаще пользователь генерировал отчёт, тем выше он будет в списке.

  • А при одинаковом количестве генераций отчётов — отчёты выводятся в порядке по умолчанию (по алфавиту).

Все отчёты платформы в порядке по умолчанию:

Как создать отчёт в Публичной части

Модуль отчёты открывается из меню. В модуле отчёты отображается отчёты активных на данный момент модулей: базовые модули + включенные дополнительные модули.

Open

(1) поле выбора отчёта; (2) поле указания периода отчёта; (3) выбор фильтра для отчёта

Для выбора типа отчёта, нужно воспользоваться полем выбора отчёта. В поле можно ввести символы, в реальном времени отобразятся совпадения с введенными символами. 

Для некоторых типов отчёта существуют дополнительные поля, они отобразятся после выбора такого отчёта. Например, для отчёта "Индивидуальная отчётность по мероприятиям" отобразится поле "Выбор мероприятия".

Чтобы применить дополнительный фильтр, необходимо нажать на кнопку "Выбрать фильтры", после этого откроется окно в котором можно отметить необходимые фильтры:

• При создании всех отчётов по пользователям (не сводных), кроме отчётов Экспорт структуры и Экспорт пользователей,  доступна фильтрация по всем полям, которые в Конструкторе полей отмечены как выводимые в фильтры

• При создании отчёта Экспорт пользователей доступна фильтрация по полям из файла Импорта пользователей

• Также у всех отчётов могут быть доступны дополнительные поля для фильтрации (в зависимости от выбранного отчёта)

Если есть необходимость сбросить фильтры, можно воспользоваться соответствующей кнопкой.

После того как все параметры указаны, можно создать отчёт, нажав на одноименную кнопку.

Как увидеть какие отчёты были собраны

Под полем создания отчёта находится список уже созданных отчётов. Он отображается только если есть хотя бы один созданный отчёт.

Open

(1) фильтр по типам отчёта; (2) столбец с датой создания отчёта; (3) название отчёта и подробности о нем, если применены фильтры; (4) статус отчёта; (5) кнопка скачивания отчёта; (6) кнопка дополнительных действий

Список можно отфильтровать по типу отчёта и упорядочить по дате (от старших к новым отчётам или наоборот). 

В поле Тип отчёта указывается название отчёта. Если применялось дополнительное поле, оно также указывается после названия. Если применялись фильтры, они также указываются после  названия или дополнительного поля (если таковое имеется).

У каждого отчёта имеется статус, всего статусов бывает три вида:

• Сформирован - обозначает, что отчёт готов к просмотру и выгрузке

• Формируется - обозначает, что отчёт еще не готов к просмотру и выгрузке и находится в стадии формирования

• Ошибка - обозначает, что произошла та или иная ошибка при формировании отчёта

Сформированный отчёт можно удалить или пересоздать с теми же настройками фильтра, выбрав соответствующий пункт в поле Действия.

Как скачать отчёт

Сформированный отчёт можно скачать, нажав на соответствующую кнопку в столбце "Скачать" напротив нужного отчёта. Файл сохранится на устройство в формате .xls. 

Состав файла отчёта:

• Шапка отчёта - содержит:

  • Название отчёта- формат: 1 столбце - текст "отчёт", 2 столбец - название отчёта

  • Все применённые фильтры отчёта (каждый фильтр в отдельной строке) - формат: 1 столбец - название фильтра, 2 столбец - значения фильтра (если несколько, перечисляются через запятую). Состав возможных фильтров для каждого отчёта можно посмотреть в сопроводительной документации соответствующего модуля (например, отчёты по обучению).

• Данные - все поля отчёта. Состав полей каждого отчёта можно посмотреть в сопроводительной документации соответствующего модуля (например, отчёты по обучению).

(1) Шапка отчёта - первая строка: название отчёта, строки ниже - все применённые фильтры; (2) Данные отчёта

Как просмотреть отчёт без скачивания

Отчёт можно посмотреть прямо в Публичной части, без скачивания. Для этого нужно кликнуть по названию отчёта в списке.

• Откроется экран, на котором будет отображаться все содержимое отчёта в виде таблицы.

• Если отчёт содержит > 250 столбцов, то выводится заглушка о необходимости скачать отчёт с кнопкой Скачать отчёт

Обучающее видео