Общая информация

Цель модуля

1. Проведение аттестации, аудита сотрудников и подсвечивание проблемных зон, с целью дать качественную ОС своим сотрудникам.

2. Иметь в работе ToDo-лист, по которому можно идти на этапе обучения/прохождения адаптации (внутри Квестов), а также быть наблюдаемым кем-то и получать качественную ОС о своём развитии и работе.

Состав модуля

Модуль “Чек-листы” доступен в веб-версии и в мобильном приложении.

Сценарии использования модуля

Как администратору создать и настроить Чек-листы

Настройка Чек-листов осуществляется в ПА на странице Контент - Чек-листы

Что доступно на вкладке “Чек-листы“

Open

На вкладке отображается поле Поиска, блок Фильтрации, кнопка "Добавить" и таблица со списком созданных чек-листов. Состав полей таблицы и доступные действия над ней описаны ниже.

Доступные действия на вкладке “Чек-листы”

• Переход на страницу добавления Чек-листа - при нажатии на кнопку "Добавить" происходит переход на Страницу добавления/редактирования чек-листа

• Переход на страницу редактирования Чек-листа - при нажатии на “Название чек-листа“ происходит переход на Страницу добавления/редактирования чек-листа

• Поиск - стандартный поиск по Чек-листам

• Фильтрация:

  • Стандартный фильтр по состоянию (активные/неактивные)

• Массовые действия - стандартный функционал массовых действий. Доступные действия:

  • Копировать

  • Удалить

  • Активировать

  • Деактивировать

Как выглядит страница добавления и редактирования Чек-листа

Open

На странице пользователю доступно создание нового Чек-листа или редактирование существующего.

Страница содержит четыре вкладки:

• Контент

• Вопросы

• Проверяющие

• Проверяемые

По умолчанию страница открывается на вкладке Контент.

Сохранить изменения на каждой вкладке можно по кнопкам “Сохранить“ и “Применить“. Отменить все не сохранённые изменения можно по кнопке “Отменить“. При редактировании ранее созданных чек-листов, также можно воспользоваться кнопкой “Копировать“, при нажатии на которую создается копия текущего Чек-листа и кнопкой “Удалить“, при нажатии на которую Чек-лист удаляется.

Вкладка Контент

На вкладке Администратору доступно заполнение основных параметров Чек-листа.

• В поле “Название чек-листа“ (1) необходимо установить название чек-листа. Поле обязательное для заполнения. Доступен ввод любых символов. Длина поля не может превышать 80 символов.

• В поле “Чек-лист активен” (2) по умолчанию установлена “галочка”. У Администратора есть возможность снять её при необходимости.

  • Если “галочка“ установлена, то Чек-лист будет отображаться в Публичной части (если доступен пользователю по настройкам доступа)

  • Если “галочка“ не установлена, то Чек-лист в любом случае не будет отображаться в Публичной части

• В поле “Кратко“ (3) можно установить краткий пояснительный текст, который будет отображаться на карточке Чек-листа в Публичной части на странице “Чек-листы”.

• В поле “Доступность результатов“ (4) по умолчанию “галочка” не установлена. У Администратора есть возможность установить её при необходимости.

  • Если “галочка“ установлена, то заполненный чек-лист может видеть также и сотрудник, на которого его заполняли

  • Если “галочка“ не установлена, то результаты видит только заполняющий и все руководители вверх по иерархии структуры (если доступы не настроены иначе)

Вкладка Вопросы

На вкладке можно создать новые блоки вопросов для чек-листа и вопросы к ним или отредактировать существующие.

Если ранее в чек-лист были добавлены блоки вопросов, на вкладке отображается список со следующими данными в строках:

• Название блока – представлено в виде ссылки, по нажатию открывается поп-ап форма создания/редактирования блока

• Количество баллов за прохождение - показывает максимальное количество баллов, которые можно получить за прохождение блока, т.е. сумму всех наибольших баллов за ответы на вопросы в блоке

• Название вопроса – представлено в виде ссылки, по нажатию открывается поп-ап форма создания/редактирования вопроса

• Тип вопроса – отображается тип вопроса

• Кнопка “Удалить” (4) – для блоков и вопросов, по нажатию на кнопку блок или вопрос удаляется из этого списка, т.е. из этого чек-листа

Дополнительный тип действия со списком блоков вопросов:

• Drag’n’drop блоков или вопросов в списке, относительно друг друга (3) - способ манипулировать элементами в списке. Манипуляции происходят при помощи клика в момент наведения курсора на элемент и удержания элемента. Потом в состоянии «нажатого клика» элемент переносится в нужную часть экрана и в момент «отжатия клика» становится на новое место

Создание/редактирование блока вопросов

При нажатии на название блока или на кнопку “Добавить блок вопросов” (1) открывается поп-ап форма, в которой необходимо указать название блока вопросов чек-листа.

Создание/редактирование вопроса

Для создания нового вопроса, необходимо нажать на кнопку “Создать вопрос” (2).

Для перехода к редактированию вопроса, необходимо нажать на название вопроса.

При создании нового вопроса или редактировании существующего, открывается поп-ап форма со следующими элементами:

• В поле “Тип вопроса“ (1) отражает сохраненный или текущий выбранный вариант типа вопроса. При редактировании вопроса, поле с выбором типа дизейблится. Выпадающий список состоит из следующих значений:

  • Один ответ

  • Несколько ответов

  • Свободный ответ

  • Файл

• В поле “Текст вопроса” (2) необходимо установить текст вопроса. В поле нельзя ввести больше 2000 символов

• В поле “Количество баллов за вопрос“ (3) для вопросов с типом “Свободный ответ” и “Файл” необходимо указать количество баллов за ответ. Для вопросов с типом “Один ответ” и “Несколько ответов” показывает максимальное количество баллов, которые можно получить за ответ на вопрос, т.е. наибольший балл за ответ на вопрос.

• Кнопка “Добавить ответ“ (5) служит для добавления вариантов ответа. Не применима для типов вопроса “Свободный ответ“ и “Загрузка файла“

• Форма “Ответы“ (4) доступна для вопросов с типом “Один ответ” и “Несколько ответов”. Содержит поле для ввода ответа и поле для ввода количества баллов за ответ

• В поле “Комментарий к ответу“ (6) по умолчанию “галочка” не установлена. У Администратора есть возможность установить её при необходимости. Если “галочка“ установлена, то в публичной части у вопроса дополнительно отображается поле для ввода комментария.

• В поле “Не требует ответ“ (7) по умолчанию “галочка” не установлена. У Администратора есть возможность установить её при необходимости. Если “галочка“ установлена, то в публичной части у вопроса появляется системный вариант ответа “У меня нет информации”, который может выбрать проверяющий – в таком случае этот вопрос для конкретно этого проверяемого не будет учитываться системой.

Вкладка Проверяющие

На вкладке у Администратора есть возможность выбирать круг пользователей, кому доступен чек-лист для заполнения.

На вкладке отображаются поля из конструктора полей, у которых включена настройка “Доступ“.

Если оставить эти поля пустыми, то у всех пользователей портала будет доступ к данному Чек-листу в Публичной части. Иначе Чек-лист будет назначен только тем пользователям, которые удовлетворяют хотя бы одной настройке на данной вкладке.

Механика работы модуля, в зависимости от предоставленных доступов на вкладках Проверяющие и Проверяемые:

• Если вкладка Проверяющие не заполнена, то чек-лист доступен для аттестации всем руководителям по структуре.

• Если вкладка Проверяемые не заполнена, то руководители могут аттестовывать каждый своих сотрудников вниз по иерархии (т.е. не только отдел, в котором он руководитель, но и подчинённые отделы).

• Если Проверяющие заполнена руководителем, а Проверяемые не заполнена, то указанный (указанные) руководитель может проверять своих сотрудников вниз по иерархии.

• Если вкладка Проверяющие не заполнена, а вкладка Проверяемые заполнена пользователями вне отдела, то все руководители могут аттестовать указанных проверяемых, даже если они не входят в отдел.

• Если вкладка Проверяющие заполнена НЕ руководителями, а вкладка Проверяемые заполнена пользователями вне отдела, то чек-лист по проверяемым доступен только проверяющим.

• Если вкладка Проверяющие не заполнена, а вкладка Проверяемые заполнена сотрудниками отдела, то все руководители отделов могут аттестовать указанных сотрудников.

• Если вкладка Проверяющие заполнена НЕ руководителями, а вкладка Проверяемые пустая, то проверяющим недоступна проверка, т.к. они не являются руководителями.

• Если на вкладках Проверяющие/Проверяемые указана группа, куда входят как обычные пользователи без роли, так и руководители, то чек-лист назначается всем, кто входит в группу, которая указана на вкладке Проверяющие и они могут проверить по нему всех, кто указан на вкладке проверяемые, кроме самих себя.

Вкладка Проверяемые

На вкладке у Администратора есть возможность выбирать круг пользователей, по которым необходимо заполнить чек-лист.

На вкладке отображаются поля из конструктора полей, у которых включена настройка “Доступ“.

Если оставить эти поля пустыми, то у всех пользователей портала будет доступ к данному Чек-листу в Публичной части. Иначе Чек-лист будет назначен только тем пользователям, которые удовлетворяют хотя бы одной настройке на данной вкладке.

Механика работы модуля, в зависимости от предоставленных доступов на вкладках Проверяющие и Проверяемые:

• Если вкладка Проверяющие не заполнена, то чек-лист доступен для аттестации всем руководителям по структуре.

• Если вкладка Проверяемые не заполнена, то руководители могут аттестовывать каждый своих сотрудников вниз по иерархии (т.е. не только отдел, в котором он руководитель, но и подчинённые отделы).

• Если Проверяющие заполнена руководителем, а Проверяемые не заполнена, то указанный (указанные) руководитель может проверять своих сотрудников вниз по иерархии.

• Если вкладка Проверяющие не заполнена, а вкладка Проверяемые заполнена пользователями вне отдела, то все руководители могут аттестовать указанных проверяемых, даже если они не входят в отдел.

• Если вкладка Проверяющие заполнена НЕ руководителями, а вкладка Проверяемые заполнена пользователями вне отдела, то чек-лист по проверяемым доступен только проверяющим.

• Если вкладка Проверяющие не заполнена, а вкладка Проверяемые заполнена сотрудниками отдела, то все руководители отделов могут аттестовать указанных сотрудников.

• Если вкладка Проверяющие заполнена НЕ руководителями, а вкладка Проверяемые пустая, то проверяющим недоступна проверка, т.к. они не являются руководителями.

• Если на вкладках Проверяющие/Проверяемые указана группа, куда входят как обычные пользователи без роли, так и руководители, то чек-лист назначается всем, кто входит в группу, которая указана на вкладке Проверяющие и они могут проверить по нему всех, кто указан на вкладке проверяемые, кроме самих себя.

Модуль Чек-листы в публичной части портала

Переход на страницу модуля осуществляется через боковое меню на главной странице портала:

Онбординг и приветственные баннеры

При первом открытии модуля в публичной части пользователю любой роли отображается приветственная презентация (онбординг), которая кратко рассказывает пользователю о модуле и его механиках.

Также приветственную презентацию можно открыть, кликнув на кнопку показа приветственной презентации на странице модуля.

Презентация представляет собой попап, который состоит из нескольких слайдов. 4 слайд выводится дополнительно только для руководителей.

Как выглядит страница модуля

При открытии данного раздела открывается страница модуля, на которой происходит взаимодействие пользователя с механиками публичной части модуля. Если на платформе недоступен ни один сотрудник для проверки или отсутствуют заполненные чек-листы по сотруднику, то выводится заглушка.

Cодержание страницы (интерфейс) может отличаться в зависимости от роли пользователя и предоставленных доступов в ПА на вкладках Проверяющие и Проверяемые.

Интерфейс Проверяющего

Страница содержит следующие вкладки:

Интерфейс Проверяемого

Страница содержит одну вкладку “Мои чек-листы”, на которой отображается список заполненных (т.е. в статусе “Заполнен”) по этому пользователю чек-листов. Если у чек-листа не активирован чек-бокс доступности результатов, такой чек-лист не будет выведен на вкладку Мои чек-листы после публикации

Как выбрать чек-лист для заполнения

Выбор сотрудника, по которому требуется заполнить чек-лист, осуществляется на вкладках “Моя команда“ или “Я - проверяющий“.

На каждой из вкладок представлен список сотрудников:

• Подчинённые всех отделов вниз по иерархии структуры (вкладка “Моя команда“)

• Назначенные пользователю как “Проверяемые” в соответствующем поле в ПА при создании чек-листа (вкладка “Я - проверяющий“)

Для удобства поиска сотрудника можно воспользоваться поиском по ФИО.

По каждому сотруднику отображается следующая информация:

• Основная информация и ссылки на соц. сети

• Дата аттестации – дата начала заполнения чек-листа

• Количество чек-листов - количество заполненных чек-листов (черновики и опубликованные)

По нажатию на строку открывается страница сотрудника, на которой можно просмотреть информацию по заполненным по нему чек-листам или выполнить проверку по новому чек-листу. Для удобства поиска чек-листа можно воспользоваться поиском по названию чек-листа.

Список всех заполненных по пользователю чек-листов (опубликованные или сохраненные как черновик) содержит следующую информацию:

• Название чек-листа

• Дата аттестации - дата начала заполнения чек-листа

• Имя Фамилия проверяющего (по нажатию открывается личный кабинет пользователя)

• Набранный балл - количество баллов по заполненному чек-листу. Для чек-листов в статусе “Черновик” или “В ожидании“ баллы не выводятся, показывается прочерк

• Статус - текущий статус чек-листа. В зависимости от роли пользователя, который открыл страницу сотрудника, отображаются следующие статусы:

  • Черновик - чек-лист сохранен как черновик. Статус отображается только для тех пользователей, которые начали заполнять этот чек-лист

    ИЛИ

    В ожидании - чек-лист сохранен как черновик. Статус отображается только для Руководителей, для тех чек-листов, где проверяющий является подчиненным. Чек-листы в статусе “В ожидании“ недоступны для просмотра и для редактирования, т.к. этот статус выводится только для Руководителей, а он не может перейти на страницу сохраненного чек-листа чтобы отредактировать, т.к. по факту он не является проверяющим в этом чек-листе и не может перейти и посмотреть результаты, потому что чек-лист еще не опубликован

  • Заполнен - чек-лист заполнен и опубликован. Статус отображается для всех пользователей одинаково

При нажатии на чек-лист в статусе “Черновик“, открывается страница редактирования чек-листа, который до этого был заполнен и сохранен как черновик.

При нажатии на кнопку “Аттестовать“ открывается поп-ап форма выбора чек-листа из доступных для данного сотрудника. После того, как выбран чек-лист, становится активна кнопка “Аттестовать”, по нажатию на которую открывается страница заполнения чек-листа на которой можно выполнить проверку по чек-листу. Кнопка активна только если для сотрудника есть доступные для заполнения чек-листы.

Как заполнить чек-лист

Страница чек-листа, который нужно заполнить или завершить его заполнение, представляет собой страницу со списком вопросов, поделённых на блоки:

При нажатии на кнопку “Сохранить черновик“:

• Чек-лист сохраняется и остается доступным для редактирования для того, кто заполнял чек-лист

• Открывается страница сотрудника

• Уведомления Руководителям и Проверяемым не отправляются

Помимо сохранения черновика чек-листа по нажатию на кнопку, также происходит его автоматическое сохранение по мере заполнения ответов (выполняется по каждому действию пользователя: ввод символа, выбор ответа, активация чек-бокса и т.д.)

При нажатии на кнопку “Очистить“ открывается предупреждающее сообщение. В случае принятия положительного решения:

• Заполненные ранее поля стираются

• Открывается страница сотрудника со списком всех чек-листов

По мере заполнения чек-листа происходит автоматическая проверка на все ли вопросы во всех блоках был дан ответ, т.е. был выбран одиночный/множественный ответ, загружен файл, введен минимум 1 символ в поле ответа для типа вопроса “свободный ответ” или была установлена галочка “У меня нет информации“.
Если проверка прошла успешно, то кнопка “Опубликовать“ становится активной для нажатия. По нажатию на кнопку открывается предупреждающее сообщение. В случае принятия положительного решения:

• Чек-лист сохраняется

• Возможность редактирования становится недоступной

• Открывается страница просмотра результатов чек-листа

• Проверяемому и Руководителям отправляются уведомления

Как посмотреть результаты заполнения чек-листа

Чтобы посмотреть результаты по уже заполненным чек-листам сотрудника, необходимо:

• Нажать на нужный чек-лист в списке на странице сотрудника - просмотр чек-листов сотрудников

• Нажать на нужный чек-лист на вкладке “Мои чек-листы“ - просмотр результатов по собственным чек-листам

При выборе чек-листа открывается страница, на которой отображаются:

Веб-уведомления

Доступен новый чек-лист

Механика уведомления:

• Уведомление отправляется если был создан новый Чек-лист И Пользователю доступен чек-лист для заполнения

• Адресат: Руководитель проверяемого или Пользователь, указанный в соответствующем поле ПА чек-листа как Проверяющий

• Текст уведомления: Вам доступен новый чек-лист {Название чек-листа} для заполнения

• {Название чек-листа} – ссылка на страницу модуля вкладка “Я-проверяющий“

Просмотр результатов проверки по чек-листу (для Руководителя)

Механика уведомления:

• Уведомление отправляется если были опубликованы результаты проверки по чек-листу И Пользователь является руководителем проверяемого

• Адресат: Руководитель проверяемого

• Текст уведомления: Чек-лист {Название чек-листа} заполнен и доступны результаты проверки

• {Название чек-листа} – ссылка на страницу просмотра чек-листа

Просмотр результатов проверки по чек-листу (для Проверяемого)

Механика уведомления:

• Уведомление отправляется если были опубликованы результаты проверки по чек-листу И Пользователь является проверяемым И в ПА настроена доступность просмотра результатов обычными сотрудниками (установлен флажок “Доступность результатов”)

• Адресат: Пользователь, на которого был заполнен чек-лист

• Текст уведомления: Чек-лист {Название чек-листа} заполнен и доступны результаты проверки

• {Название чек-листа} – ссылка на страницу просмотра чек-листа

Рассылка

Какая отчётность доступна для модуля «Чек-листы»

Для модуля реализованы следующие отчёты:

• Чек-листы. Отчёт по выбранному чек-листу

• Чек-листы. Сводный отчёт по чек-листам

Чек-листы. Отчёт по выбранному чек-листу

Фильтры отчёта

1. Название чек-листа - обязательный фильтр, доступен поиск по названию

2. Период заполнения чек-листа

3. Пользователи

4. Пользовательские группы

5. Стандартный фильтр по всем полям из конструктора полей (выводимым в фильтры)

Поля отчёта

В шапке отчёта:

1. Количество проверок проведенных по чек-листу

2. Средний процент прохождения

Основные поля:

1. Поля из конструктора полей (выводимые в отчёт)

2. ID проверяемого

3. ФИО проверяемого

4. ID проверяющего

5. ФИО проверяющего

6. Дата заполнения чек-листа - дата начала заполнения чек-листа в формате ДД.ММ.ГГГГ

7. Итоговое значение прохождения чек-листа – сумма баллов за все вопросы и ответы

8. % прохождения чек-листа - выводится результат прохождения по чек-листу в процентах

9. {Название блока вопроса} – сумма баллов за прохождение всех вопросов внутри блока

10. Вопрос №{порядковый номер вопроса} ({текст вопроса}) – выбранный вариант ответа, введенный текст или ссылка на прикреплённый файл (изображение/аудио/видео)

11. Количество баллов за вопрос

12. Комментарий к ответу - комментарий проверяющего (при наличии)

Пример отчёта

Чек-листы. Сводный отчёт по чек-листам

Фильтры отчёта

1. Чек-лист – необязательный фильтр

Поля отчёта

1. ID – ID чек-листа

2. Название чек-листа

3. Дата создания

4. Количество пользователей - количество пользователей проверенных по чек-листу

5. Средний балл - средний балл прохождения чек-листа по всем проверенным пользователям

Пример отчёта

Обучающее видео