На этой странице мы расскажем вам о работе со Справочником сотрудника на портале и разберем следующие вопросы:

Общие сведения

Внимание: модуль недоступен для просмотра с мобильных устройств (при просмотре отображается заглушка)

Что такое Справочник сотрудника

Справочник сотрудника решает следующие задачи:

• Визуализирует иерархическую структуру компании с подчиненностью отделов

• Позволяет быстро найти сотрудника по одному или нескольким параметрам

Типы визуализации организационной структуры:

• Таблица

• Карточки

• Древо

Модуль находится в публичной части портала в разделе меню Справочник сотрудника.

В разделе отображаются блоки:

• Иерархическая структура компании - подробнее в разделе Навигация по структуре

• Если структура компании не загружена, то отображается заглушка.

• Блок фильтров - подробнее в разделе Поиск сотрудников

• Об отделе

  • Описание выводится, если было указано при создании/редактировании информации об отделе

  • Описание выводится для выбранного в иерархии отдела

  • Описание изменяется при выборе другого отдела

• Результаты поиска - при входе в раздел в области результатов поиска отображается заглушка с приветствием. При навигации по Справочнику сотрудника в разделе Результаты поиска отображаются сведения о сотрудниках и отделах компании.

Справочник сотрудника: вид при входе в раздел

(1) Иерархическая структура компании;  (2) Блок поиска и фильтров; (3) Заглушка с приветствием при входе в раздел

Как пользоваться Справочником сотрудника

Навигация по структуре

В блоке Иерархическая структура компании отображается древовидная структура отделов компании (загружается на портал через Импорт структуры). В списке отделов отображаются все существующие неудалённые отделы (в том числе и отделы, в которых нет ни одного сотрудника), они отсортированы по алфавиту.

В блоке доступна навигация по всем отделам компании. При нажатии на название отдела:

• В блоке Иерархическая структура компании:

  • Раскрывается список всех дочерних отделов выбранного отдела

  • Выбранный отдел выделяется цветом, а также выделяются цветом все его родительские отделы

• В блоке Результаты поиска отображаются все сведения о выбранном отделе:

  • Отображается руководитель отдела - пользователь с признаком руководителя отдела из Импорта структуры

  • Отображается список всех сотрудников отдела - пользователи, у которых выбранный отдел указан в карточке пользователя в поле “Отдел”. Если пользователь является сотрудником нескольких отделов, он отображается в составе каждого из своих отделов.

  • Отображается список всех дочерних отделов - отделы, у которых выбранный отдел указан в качестве родительского отдела в Импорте структуры

  • Если в отделе пусто (нет сотрудников, руководителя, дочерних отделов), отображается заглушка.

Просмотр информации об отделе в иерархической структуре компании

(1) Выбранный отдел; (2) Сведения о выбранном отделе в блоке Результаты поиска; (3) Руководитель выбранного отдела; (4) Пользователи выбранного отдела; (5) Дочерний отдел выбранного отдела

Вид раздела, если в структуре выбран пустой отдел

Поиск сотрудников

С помощью блока Поиска и фильтрации можно выполнить поиск сотрудников компании.  Необходимо выбрать нужные фильтры и нажать кнопку "Применить". В блоке Результаты поиска отобразятся все найденные пользователи.

Поиск по выбранным признакам происходит среди всех активных пользователей портала (независимо от того, какой отдел открыт в иерархии). 

Поиск пользователей по заданным признакам

(1) Выбранные фильтры;  (2) Найденные пользователи

Вид раздела, если в результате поиска ничего не найдено

Подробнее об элементах Справочника сотрудников

Блок фильтров

Блок фильтров

(1) Кнопка для сворачивания/разворачивания блока фильтров; (2) Выбранный фильтр. Рядом с названием фильтра отображается число с количеством выбранных для фильтрации значений этого фильтра; (3) Выбранный фильтр. Кнопка сброса всех выбранных значений этого фильтра; (4) Пример открытого окна для поиска и выбора значений фильтра; (5) Кнопка “Применить” для начала поиска по выбранным фильтрам; (6) Кнопка сброса выбранных значений фильтра

Состав блока фильтров:

Элемент	Механика	Отображение
Кнопка “Фильтры”	При нажатии сворачивает/разворачивает блок фильтров. По умолчанию блок развернут.	Image Modified
Поля фильтров	Состав: Поле “Пользователи” - фильтр по пользователям портала. Для выбора доступны только активные пользователи портала без признака “Скрытый пользователь”. Состав информации о каждом пользователе в списке: Аватар E-mail — выводится, если заполнен для пользователя Имя и фамилия Далее располагаются поля из Конструктора полей - все поля, которые в конструкторе полей отмечены как выводимые в фильтры, кроме: Текстовых полей, которые относятся к пользователю: Имя, Фамилия, Отчество, E-mail, О себе По умолчанию на форме отображаются первые 8 полей. Если полей больше, в правом верхнем углу появляется кнопка “Добавить фильтры” - см. механику ниже	Image Modified
	Механика для каждого поля: По нажатию на поле отображается строка поиска и список из всех возможных значений для поля Значения в списке фильтруются по данным в строке поиска в реальном времени Доступны только активные и не удалённые признаки Доступен множественный выбор признаков После выбора признаков и закрытия поля рядом с названием поля отображается количество выбранных признаков и кнопка для сброса выбранного фильтра Если выбрано несколько признаков, в результатах поиска будут отображаться все пользователи, у которых есть хотя бы один из признаков. Пример: В фильтре “Город” выбраны признаки “Москва”, “Санкт-Петербург” В результатах поиска будут отображаться все пользователи из города Москва и все пользователи из города Санкт-Петербург.	Image Modified
Добавление фильтров	Кнопка “Добавить фильтры” - отображается в правом верхнем углу, если доступно более 8 фильтров При ховере на кнопку “Добавить фильтры” отображается окно со списком всех доступных фильтров + вариантом “Все”: В окне содержится список всех доступных фильтров и вариант “Все” Доступен множественный выбор фильтров При нажатии на фильтр в окне он добавляется на форму - теперь в нем можно выбирать значения для фильтрации. Окно закрывается, если убрать курсор с кнопки “Добавить фильтры” Если пользователь единожды применил фильтры в Справочнике сотрудника, его выбор запоминается и выбранный набор фильтров открывается при следующем посещении раздела Справочник сотрудника	Image Modified
Сбросить фильтры	При нажатии сбрасываются все заполненные поля фильтров
Кнопка поиска	При нажатии выполняется поиск пользователей по заданным параметрам: Поиск происходит по всем активным пользователям портала (независимо от того, какой отдел открыт в иерархии). Найденные пользователи отображаются в блоке Результаты поиска: Если в результате поиска не найден ни один пользователь, отображается заглушка с пустым результатом поиска. Если пользователи найдены, они отображаются в результатах поиска - см. раздел Карточки пользователей Если при поиске задано несколько фильтров, в результатах поиска будут только те пользователи, которые подходят под все выбранные фильтры. Пример: В фильтре “Город” выбраны признаки “Москва”, “Санкт-Петербург” В фильтра “Отдел” выбраны признаки “Менеджер”, “Маркетолог” В результатах поиска будут отображаться все менеджеры и маркетологи из Москвы и Санкт-Петербурга.

Результаты поиска

В блоке могут отображаться:

• При навигации по иерархической структуре:

  • Карточки пользователей: пользователи (и руководитель) выбранного отдела

  • Отделы: дочерние отделы выбранного отдела

• При поиске пользователей с помощью блока фильтров:

  • Карточки пользователей: найденные пользователи

Карточки пользователей

Карточки пользователей

(1) Признак руководителя отдела; (2) Аватар пользователя;  (3) Имя и фамилия; (4) Информация о пользователе;  (5) Кнопка "Развернуть" для просмотра полной информации о пользователе; (6) Подсказка с названием отдела

В Результатах поиска отображаются карточки всех найденных пользователей (при поиске - найденные пользователи, при просмотре элемента структуры - входящие в него пользователи):

• Первыми выводятся руководители отделов (при наличии) - пользователи с признаком руководителя отдела из Импорта структуры, далее выводятся сотрудники отделов.

• Внутри списков руководители и сотрудники отсортированы по алфавиту (по фамилии).

• Состав карточки пользователя:

  • Аватар пользователя - активная ссылка на профиль пользователя

  • Признак руководителя отдела (при наличии) - при ховере на признак отображается подсказка с указанием через запятую всех отделов, в которых пользователь является руководителем 

    

     

• Имя, фамилия - активная ссылка на профиль пользователя

  • Информация о пользователе - по умолчанию отображается не больше 3 строк, полное описание открывается по кнопке “Развернуть”. Состав полей:

    • Отдел (при наличии) - название отдела пользователя.

      • Для руководителя отдела не отображается.

      • Если пользователь является сотрудником нескольких отделов, все они отображаются через запятую.

      • При наведении на название отображается подсказка с указанием пути от отдела-корня до отдела пользователя с указанием всех родительских отделов.
        Пример: Департамент социального развития/Подразделение финансово-экономической деятельности/Отдел бухгалтерского учета и отчётности

        • Если пользователь находится в корневом отделе, то подсказка не отображается. 

    • Далее отображаются все поля из Конструктора полей - все поля, у которых в конструкторе полей активен чекбокс “Отображается в профиле ЛК”.

Отделы

При нажатии на отдел в блоке Результаты поиска:

• Выбранный отдел отображается в блоке Иерархия структуры, и наоборот (блоки синхронизированы).

• В блоке Результаты поиска отображаются сведения о выбранном отделе

Дочерние отделы в результатах поиска (при навигации по структуре)

(1) Родительский отдел; (2) Дочерние отделы

Древо отделов

Древо визуализирует иерархию отделов компании. Для перехода к этому режиму просмотра используется кнопка переключения режимов.

Что отображается на Древе отделов

На Древе отделов отображается карточки отделов в виде древа.

По умолчанию выводятся два уровня отделов.

Каждая карточка содержит следующую информацию:

• Плашка с названием отдела – при нажатии появляется карточка с подробной информации об отделе.

  • Максимальная длина названия отдела — 3 строки. Всё, что более 3 строк обрезается многоточием (…)

  • По наведению выводится всплывающая подсказка с полным названием отдела.

• Руководитель отдела – отображаются ФИО, аватар и должность руководителя.

  • Должность руководителя может занимать несколько строк. Всё, что более 80 символов обрезается многоточием (…)

• Сотрудники отдела – выводятся аватары сотрудников отдела.

• Счётчик дочерних отделов – нажатием на счётчик можно развернуть или обратно свернуть ветки дочерних отделов. Древо отделов строится по одному уровню за одно действие разворачивания.

Как управлять масштабом и расположением древа

Масштаб

Управление масштабом древа осуществляется с помощью кнопок изменения масштаба и скролла колесом мыши.

По умолчанию для древа устанавливается масштаб – 100%.

Кнопки изменения масштаба расположены в левом нижнем углу на странице древа.

Описание кнопок представлено ниже:

	Кнопка	Описание	Результат после нажатия	Вид кнопки
1	Кнопка “Полноэкранный режим”	Кнопка разблокирована и активна всегда	Дерево отделов отображается на весь экран Выйти из полноэкранного режима можно с помощью кнопки Esc на клавиатуре и кнопки “Выход из полноэкранного режима“ (см. ниже)
2	Кнопка “Выход из полноэкранного режима“	Кнопка отображается только в полноэкранном режиме	Осуществляется выход из полноэкранного режима
3	Кнопка “Возвращение к масштабу по умолчанию“	Кнопка заблокирована только, если в настоящий момент установлен масштаб по умолчанию	Осуществляется масштабирование в 100% и центрирование по центру 1 уровня отделов
4	Кнопка “Уменьшить“	Кнопка заблокирована при минимальном значении масштаба	Происходит уменьшение значения масштаба – объекты становятся меньше, количество объектов на площади увеличивается. Шаг изменения = -10%
5	Кнопка “Увеличить”	Кнопка заблокирована при максимальном значении масштаба	Происходит увеличение значения масштаба – объекты становятся больше, количество объектов на площади уменьшается. Шаг изменения = +10%

Перетаскивание

При любом масштабе дерева отделов работает механика перетаскивания.

Продолжительным нажатием левой кнопки мыши можно зафиксировать точку, которая будет перемещена.
Вместе с перемещением точки двигается всё дерево отделов на столько и в тех направлениях, на сколько и куда сдвигается точка, зафиксированная пользователем.

Перетаскивание не сворачивает развёрнутые ветви дерева отделов и карточка с подробной информации об отделе.

При перетаскивании смещаются только части дерева, все элементы управления остаются на своих обычных местах.

Как выглядит и что отображается в карточке с подробной информации об отделе

В карточке отображается следующая информация:

• Название отдела

  • Выводится полное название отдела, максимальное количество символов не более 255.

• Блок с описанием. Содержит текст с описанием и кнопку “развернуть/свернуть”, если описание не помещается в границы блока. При нажатии на кнопку блок разворачивается или сворачивается.

• Блок “Руководитель“, в котором есть:

  • ФИО + аватар

    • При нажатии на аватар или ФИО осуществляется переход к профилю пользователя в публичной части портала.

  • Должность руководителя — выводится полная должность, максимальное количество символов не более 255.

  • Город руководителя

  • Контакты руководителя, которые он указал на своей странице в ЛК (социальные сети, почта, мессенджеры).

    • При нажатии на иконку социальной сети/мессенджера или адрес почты осуществляется переход к соответствующему приложению или веб-странице.

    • Email выводится, если заполнен для пользователя

• Общее количество сотрудников отдела.

• Список сотрудников отдела, который состоит из карточек сотрудников.

  • По умолчанию содержит карточки сотрудников в свёрнутом состоянии. Свёрнутая карточка содержит Аватар + ФИО (без ссылки на профиль). Карточку можно раскрыть по клику на кнопку "Развернуть". Развёрнутую карточку сотрудника можно свернуть кликом по той же кнопке, что и развернуть.

  • Развёрнутая карточка сотрудника содержит:

    • ФИО + аватар

      • При нажатии на аватар или ФИО осуществляется переход к профилю пользователя в публичной части портала.

    • Отделы сотрудника

    • Должность — выводится полная должность, максимальное количество символов не более 255.

    • Город

    • Контакты (социальные сети, почта, мессенджеры, телефон).

      • При нажатии на иконку социальной сети/мессенджера или почты осуществляется переход к соответствующему приложению или веб-странице.

      • Email выводится, если заполнен для пользователя

• Кнопка для подзагрузки сотрудников. По умолчанию в карточке отображаются максимум 10 сотрудников. Если в отделе более 10 сотрудников, кнопка подгрузки будет загружать по 10 сотрудников за раз.

Заглушки

Название	В какой момент появляется	Текст	Вид
Заглушка для мобильной версии	При открытии раздела меню “Справочник сотрудника” в мобильной версии портала	Справочник сотрудника Доступен только с планшета или стационарного компьютера
Заглушка с приветствием	При открытии раздела меню “Справочник сотрудника”	Добро пожаловать в Справочник сотрудника! С помощью Справочника вы сможете найти интересующих вас коллег. Для поиска можно использовать древовидную структуру отделов или фильтры.
Заглушка с пустым результатом поиска	Если в результате поиска не найден ни один пользователь	По вашему запросу ничего не найдено Попробуйте ввести другие данные
Заглушка с пустым отделом	Если в иерархии открыт отдел, в котором нет ни одного сотрудника, нет руководителя, нет дочерних отделов	Здесь никого нет Поищите в других отделах :)
Заглушка при отсутствии структуры компании	Если структура справочника не загружена	Структура компании пока не загружена

Связанные механики

Личный кабинет

При ховере на название отдела в Личном кабинете пользователя отображается подсказка с указанием пути от отдела-корня до отдела пользователя с указанием всех родительских отделов. Пример: Департамент социального развития/Подразделение финансово-экономической деятельности/Отдел бухгалтерского учета и отчётности

При нажатии на название отдела выполняется переход на этот отдел в Справочнике сотрудника.

(1) Подсказка с названием отдела в Личном кабинете пользователя

Обучающее видео