На этой странице мы расскажем вам о работе со Справочником сотрудника на портале и разберем следующие вопросы:

Что такое Справочник сотрудника

Справочник сотрудника решает следующие задачи:

• Визуализирует иерархическую структуру компании с подчиненностью отделов

• Позволяет быстро найти сотрудника по одному или нескольким параметрам

Типы визуализации организационной структуры:

• Таблица

• Карточки

• Древо

Модуль находится в публичной части портала в разделе меню Справочник сотрудника.

В разделе отображаются блоки:

• Иерархическая структура компании - подробнее в разделе Навигация по структуре

• Если структура компании не загружена, то отображается заглушка.

• Блок фильтров - подробнее в разделе Поиск сотрудников

• Об отделе

  • Описание выводится, если было указано при создании/редактировании информации об отделе

  • Описание выводится для выбранного в иерархии отдела

  • Описание изменяется при выборе другого отдела

• Результаты поиска - при входе в раздел в области результатов поиска отображается заглушка с приветствием. При навигации по Справочнику сотрудника в разделе Результаты поиска отображаются сведения о сотрудниках и отделах компании.

Open

Справочник сотрудника: вид при входе в раздел

(1) Иерархическая структура компании;  (2) Блок поиска и фильтров; (3) Заглушка с приветствием при входе в раздел

Как пользоваться Справочником сотрудника в административной части

Создание/редактирование отдела

Чтобы создать отдел, перейдите в Панель управления → Пользователи → Справочник сотрудника, нажмите кнопку Добавить и заполните поля:

• ID отдела

• Название отдела

• Руководитель отдела

• Заместители руководителя

• Родительский отдел

• Описание отдела

Для редактирования отдела перейдите в Панель управления → Пользователи → Справочник сотрудника и нажмите на нужный отдел в списке. На открывшей странице внесите изменения и сохраните страницу.

Как пользоваться Справочником сотрудника в публичной части

Навигация по структуре

В блоке Иерархическая структура компании отображается древовидная структура отделов компании (загружается на платформу через импорт или Панель управления). В списке отделов отображаются все существующие неудалённые отделы (в том числе и отделы, в которых нет ни одного сотрудника), они отсортированы по алфавиту.

В блоке доступна навигация по всем отделам компании. При нажатии на название отдела:

• В блоке Иерархическая структура компании:

  • Раскрывается список всех дочерних отделов выбранного отдела

  • Выбранный отдел выделяется цветом, а также выделяются цветом все его родительские отделы

• В блоке Результаты поиска отображаются все сведения о выбранном отделе:

  • Отображается руководитель отдела - пользователь с признаком руководителя отдела

  • Заместитель руководителя отдела - пользователь с признаком заместителя. Может быть несколько.

  • Отображается список всех сотрудников отдела - пользователи, у которых выбранный отдел указан в карточке пользователя в поле “Отдел”. Если пользователь является сотрудником нескольких отделов, он отображается в составе каждого из своих отделов.

  • Отображается список всех дочерних отделов - отделы, у которых выбранный отдел указан в качестве родительского отдела

  • Если в отделе пусто (нет сотрудников, руководителя, дочерних отделов), отображается заглушка.

Open

Поиск сотрудников

С помощью блока Поиска и фильтрации можно выполнить поиск сотрудников компании.  Необходимо выбрать нужные фильтры и нажать кнопку "Применить". В блоке Результаты поиска отобразятся все найденные пользователи. Поиск по выбранным признакам происходит среди всех активных пользователей портала (независимо от того, какой отдел открыт в иерархии). 

Open

Вид раздела, если в результате поиска ничего не найдено

Подробнее об элементах Справочника сотрудников

Блок фильтров

Open

Блок фильтров

(1) Кнопка для сворачивания/разворачивания блока фильтров; (2) Выбранный фильтр. Рядом с названием фильтра отображается число с количеством выбранных для фильтрации значений этого фильтра; (3) Выбранный фильтр. Кнопка сброса всех выбранных значений этого фильтра; (4) Пример открытого окна для поиска и выбора значений фильтра; (5) Кнопка “Применить” для начала поиска по выбранным фильтрам; (6) Кнопка сброса выбранных значений фильтра

Состав блока фильтров:

Элемент	Механика	Отображение

Элемент	Механика	Отображение
Кнопка “Фильтры”	При нажатии сворачивает/разворачивает блок фильтров. По умолчанию блок развернут.	Open
Поля фильтров	Состав: Поле “Пользователи” - фильтр по пользователям портала. Для выбора доступны только активные пользователи портала без признака “Скрытый пользователь”. Состав информации о каждом пользователе в списке: Аватар E-mail — выводится, если заполнен для пользователя Имя и фамилия Далее располагаются поля из Конструктора полей - все поля, которые в конструкторе полей отмечены как выводимые в фильтры, кроме: Текстовых полей, которые относятся к пользователю: Имя, Фамилия, Отчество, E-mail, О себе По умолчанию на форме отображаются первые 8 полей. Если полей больше, в правом верхнем углу появляется кнопка “Добавить фильтры” - см. механику ниже	Open
	Механика для каждого поля: По нажатию на поле отображается строка поиска и список из всех возможных значений для поля Значения в списке фильтруются по данным в строке поиска в реальном времени Доступны только активные и не удалённые признаки Доступен множественный выбор признаков После выбора признаков и закрытия поля рядом с названием поля отображается количество выбранных признаков и кнопка для сброса выбранного фильтра Если выбрано несколько признаков, в результатах поиска будут отображаться все пользователи, у которых есть хотя бы один из признаков. Пример: В фильтре “Город” выбраны признаки “Москва”, “Санкт-Петербург” В результатах поиска будут отображаться все пользователи из города Москва и все пользователи из города Санкт-Петербург.	Open
Добавление фильтров	Кнопка “Добавить фильтры” - отображается в правом верхнем углу, если доступно более 8 фильтров При ховере на кнопку “Добавить фильтры” отображается окно со списком всех доступных фильтров + вариантом “Все”: В окне содержится список всех доступных фильтров и вариант “Все” Доступен множественный выбор фильтров При нажатии на фильтр в окне он добавляется на форму - теперь в нем можно выбирать значения для фильтрации. Окно закрывается, если убрать курсор с кнопки “Добавить фильтры” Если пользователь единожды применил фильтры в Справочнике сотрудника, его выбор запоминается и выбранный набор фильтров открывается при следующем посещении раздела Справочник сотрудника	Open
Сбросить фильтры	При нажатии сбрасываются все заполненные поля фильтров
Кнопка поиска	При нажатии выполняется поиск пользователей по заданным параметрам: Поиск происходит по всем активным пользователям портала (независимо от того, какой отдел открыт в иерархии). Найденные пользователи отображаются в блоке Результаты поиска: Если в результате поиска не найден ни один пользователь, отображается заглушка с пустым результатом поиска. Если пользователи найдены, они отображаются в результатах поиска - см. раздел Карточки пользователей Если при поиске задано несколько фильтров, в результатах поиска будут только те пользователи, которые подходят под все выбранные фильтры. Пример: В фильтре “Город” выбраны признаки “Москва”, “Санкт-Петербург” В фильтра “Отдел” выбраны признаки “Менеджер”, “Маркетолог” В результатах поиска будут отображаться все менеджеры и маркетологи из Москвы и Санкт-Петербурга.

Результаты поиска

В блоке могут отображаться:

• При навигации по иерархической структуре:

  • Карточки пользователей: пользователи (и руководитель) выбранного отдела

  • Отделы: дочерние отделы выбранного отдела

• При поиске пользователей с помощью блока фильтров:

  • Карточки пользователей: найденные пользователи

Карточки пользователей

В Результатах поиска отображаются карточки всех найденных пользователей (при поиске - найденные пользователи, при просмотре элемента структуры - входящие в него пользователи):

• Первыми выводятся руководители отделов (при наличии) - пользователи с признаком руководителя отдела.

• Под руководителями выводятся заместители (при начилии) - пользователи с признаком руководителя отдела, далее выводятся сотрудники отделов.

• Внутри списков руководители, заместители и сотрудники отсортированы по алфавиту (по фамилии).

• Состав карточки пользователя:

  • Аватар пользователя - активная ссылка на профиль пользователя

  • Признак руководителя отдела (при наличии) - при ховере на признак отображается подсказка с указанием через запятую всех отделов, в которых пользователь является руководителем 

Open

• Признак заместителя руководителя (при наличии) - при ховере на признак отображается подсказка с указанием через запятую всех отделов, в которых пользователь является заместителем руководителя

Open

Если сотрудник явялется руководитлем и заместитлем в разных отделах, то у него отображется сразу два признака, при ховере на которые отображается информация об отделах

Open

• Имя, фамилия - активная ссылка на профиль пользователя

  • Информация о пользователе - по умолчанию отображается не больше 3 строк, полное описание открывается по кнопке “Развернуть”. Состав полей:

    • Отдел (при наличии) - название отдела пользователя.

      • Для руководителя отдела не отображается.

      • Если пользователь является сотрудником нескольких отделов, все они отображаются через запятую.

      • При наведении на название отображается подсказка с указанием пути от отдела-корня до отдела пользователя с указанием всех родительских отделов.
        Пример: Департамент социального развития/Подразделение финансово-экономической деятельности/Отдел бухгалтерского учета и отчётности

        • Если пользователь находится в корневом отделе, то подсказка не отображается. 

    • Далее отображаются все поля из Конструктора полей - все поля, у которых в конструкторе полей активен чекбокс “Отображается в профиле ЛК”.

    • Если модуль Коннект подключён на платформе и доступен текущему пользователю, отображается кнопка Написать. По ней откроется чат для общения.

Open

Отделы

При нажатии на отдел в блоке Результаты поиска:

• Выбранный отдел отображается в блоке Иерархия структуры, и наоборот (блоки синхронизированы).

• В блоке Результаты поиска отображаются сведения о выбранном отделе

Open

Дочерние отделы в результатах поиска (при навигации по структуре)

(1) Родительский отдел; (2) Дочерние отделы

Древо отделов

Open

Дерево отделов

Древо визуализирует иерархию отделов компании. Для перехода к этому режиму просмотра используется кнопка переключения режимов.

Open

Что отображается на Древе отделов

На Древе отделов отображается карточки отделов в виде древа.

По умолчанию выводятся два уровня отделов.

Каждая карточка содержит следующую информацию:

• Плашка с названием отдела – при нажатии появляется карточка с подробной информации об отделе.

  • Максимальная длина названия отдела — 3 строки. Всё, что более 3 строк обрезается многоточием (…)

  • По наведению выводится всплывающая подсказка с полным названием отдела.

• Руководитель отдела – отображаются ФИО, аватар и должность руководителя.

  • Должность руководителя может занимать несколько строк. Всё, что более 80 символов обрезается многоточием (…)

• Заместитель руководителя - отображаются ФИО, аватар и должность.

• Сотрудники отдела – выводятся аватары сотрудников отдела.

• Счётчик дочерних отделов – нажатием на счётчик можно развернуть или обратно свернуть ветки дочерних отделов. Древо отделов строится по одному уровню за одно действие разворачивания.

Как управлять масштабом и расположением древа

Масштаб

Управление масштабом древа осуществляется с помощью кнопок изменения масштаба и скролла колесом мыши.

По умолчанию для древа устанавливается масштаб – 100%.

Кнопки изменения масштаба расположены в левом нижнем углу на странице древа.

Open

Описание кнопок представлено ниже:

	Кнопка	Описание	Результат после нажатия	Вид кнопки

	Кнопка	Описание	Результат после нажатия	Вид кнопки
1	Кнопка “Полноэкранный режим”	Кнопка разблокирована и активна всегда	Дерево отделов отображается на весь экран Выйти из полноэкранного режима можно с помощью кнопки Esc на клавиатуре и кнопки “Выход из полноэкранного режима“ (см. ниже)	Open
2	Кнопка “Выход из полноэкранного режима“	Кнопка отображается только в полноэкранном режиме	Осуществляется выход из полноэкранного режима	Open
3	Кнопка “Возвращение к масштабу по умолчанию“	Кнопка заблокирована только, если в настоящий момент установлен масштаб по умолчанию	Осуществляется масштабирование в 100% и центрирование по центру 1 уровня отделов	Open
4	Кнопка “Уменьшить“	Кнопка заблокирована при минимальном значении масштаба	Происходит уменьшение значения масштаба – объекты становятся меньше, количество объектов на площади увеличивается. Шаг изменения = -10%	Open
5	Кнопка “Увеличить”	Кнопка заблокирована при максимальном значении масштаба	Происходит увеличение значения масштаба – объекты становятся больше, количество объектов на площади уменьшается. Шаг изменения = +10%	Open

Перетаскивание

При любом масштабе дерева отделов работает механика перетаскивания.

Продолжительным нажатием левой кнопки мыши можно зафиксировать точку, которая будет перемещена.
Вместе с перемещением точки двигается всё дерево отделов на столько и в тех направлениях, на сколько и куда сдвигается точка, зафиксированная пользователем.

Перетаскивание не сворачивает развёрнутые ветви дерева отделов и карточка с подробной информации об отделе.

При перетаскивании смещаются только части дерева, все элементы управления остаются на своих обычных местах.

Как выглядит и что отображается в карточке с подробной информации об отделе

Если в отделе нет заместителей руководителя

Open

Если в отделе есть заместители руководителя

Open

Open

 

 

 

 

В карточке отображается следующая информация:

• Название отдела

  • Выводится полное название отдела, максимальное количество символов не более 255.

• Блок с описанием. Содержит текст с описанием и кнопку “развернуть/свернуть”, если описание не помещается в границы блока. При нажатии на кнопку блок разворачивается или сворачивается.

• Блок “Руководитель“, в котором есть:

  • ФИО + аватар

    • При нажатии на аватар или ФИО осуществляется переход к профилю пользователя в публичной части портала.

  • Должность руководителя — выводится полная должность, максимальное количество символов не более 255.

  • Город руководителя

  • Контакты руководителя, которые он указал на своей странице в ЛК (социальные сети, почта, мессенджеры).

    • При нажатии на иконку социальной сети/мессенджера или адрес почты осуществляется переход к соответствующему приложению или веб-странице.

    • Email выводится, если заполнен для пользователя

• Блок “Заместители”, в котором есть такая же информация в блоке “Руководитель”.

• Общее количество сотрудников отдела.

• Список сотрудников отдела, который состоит из карточек сотрудников.

  • По умолчанию содержит карточки сотрудников в свёрнутом состоянии. Свёрнутая карточка содержит Аватар + ФИО (без ссылки на профиль). Карточку можно раскрыть по клику на кнопку "Развернуть". Развёрнутую карточку сотрудника можно свернуть кликом по той же кнопке, что и развернуть.

  • Развёрнутая карточка сотрудника содержит:

    • ФИО + аватар

      • При нажатии на аватар или ФИО осуществляется переход к профилю пользователя в публичной части портала.

    • Отделы сотрудника

    • Должность — выводится полная должность, максимальное количество символов не более 255.

    • Город

    • Контакты (социальные сети, почта, мессенджеры, телефон).

      • При нажатии на иконку социальной сети/мессенджера или почты осуществляется переход к соответствующему приложению или веб-странице.

      • Email выводится, если заполнен для пользователя

• Кнопка для подзагрузки сотрудников. По умолчанию в карточке отображаются максимум 10 сотрудников. Если в отделе более 10 сотрудников, кнопка подгрузки будет загружать по 10 сотрудников за раз.

Связанные механики

Личный кабинет

При ховере на название отдела в Личном кабинете пользователя отображается подсказка с указанием пути от отдела-корня до отдела пользователя с указанием всех родительских отделов. Пример: Департамент социального развития/Подразделение финансово-экономической деятельности/Отдел бухгалтерского учета и отчётности

При нажатии на название отдела выполняется переход на этот отдел в Справочнике сотрудника.

Open

(1) Подсказка с названием отдела в Личном кабинете пользователя

Обучающее видео