/
Пользователи

Пользователи

На этой странице мы расскажем вам о работе с пользователями на портале и разберем следующие вопросы:

Как изменить уникальный идентификатор пользователей на портале

Для идентификации пользователей на портале используется Уникальный идентификатор и всегда передается в файле импорта. По умолчанию Уникальным идентификатором является Почта пользователя. Если у Администратора портала появляется необходимость изменить Уникальный идентификатор, то это можно сделать на странице Настройки — Авторизация в поле Уникальный идентификатор.

Подробнее в https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735977#%D0%A3%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D1%8B%D0%B9-%D0%B8%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B8%D1%84%D0%B8%D0%BA%D0%B0%D1%82%D0%BE%D1%80

В какой последовательности выполнять импорт пользователей и структуры

Последовательность загрузки зависит от решаемой задачи:

Задача

Решение

Пример

Задача

Решение

Пример

На портал нужно загрузить только пользователей, без структуры отделов

  • Шаг 1. Выберите в разделе Конструктор полей поля, которые будут отображаться в файла импорта пользователей (включена настройка "Файл импорта")

  • Шаг 2. Настройте в разделе Конструктор полей поле "Отдел": оно должно быть необязательным (выключена настройка "Обязательно")

  • Шаг 3. Загрузите файл импорта пользователей



На портал нужно загрузить пользователей и структуру отделов. У отделов в структуре нет руководителей.

  • Шаг 1. Выберите в разделе Конструктор полей поля, которые будут отображаться в файла импорта пользователей (включена настройка "Файл импорта")

  • Шаг 2. Загрузите файл импорта структуры

  • Шаг 3. Загрузите файл импорта пользователей:

    • Если поле "Отдел" в разделе Конструктор полей настроено как обязательное, у всех пользователей поле "Отдел" должно быть заполнено значением существующих на портале отделов (загруженных на предыдущем шаге). Если в поле "Отдел" для одного пользователя указано несколько отделов (отделы должны быть перечислены через ; без пробелов, например: QA;IT;Менеджмент), для корректного импорта на портале должны существовать все перечисленные отделы (если часть из перечисленных отделов не существует, импорт будет выполнен только с существующими отделами, по остальным отобразится ошибка).

    • Если поле "Отдел" в разделе Конструктор полей настроено как необязательное, оно может быть либо заполненным, либо пустым



На портал нужно загрузить пользователей и структуру отделов. У отделов в структуре есть руководители.

  • Шаг 1. Выберите в разделе Конструктор полей поля, которые будут отображаться в файла импорта пользователей (включена настройка "Файл импорта")

  • Шаг 2. Настройте в разделе Конструктор полей поле "Отдел": оно должно быть необязательным (выключена настройка "Обязательно")

  • Шаг 3. Загрузите файл импорта пользователей:

    • При импорте пользователей отдел может быть пустым (вы можете заполнить его позднее)

    • Или при импорте пользователей отдел может быть заполнен (может быть указан один отдел или несколько отделов через ; без пробелов, например: QA;IT;Менеджмент). При этом поле может быть заполнено названием или ID отдела пользователя, который еще не существует в системе на момент импорта пользователей - отдел с таким id может быть загружен на следующем шаге при импорте структуры.  Как только он будет загружен в систему, произойдёт автоматическая привязка этого отдела пользователям по указанному ID отдела. 

  • Шаг 2. Загрузите файл импорта структуры:

    • При импорте структуры у отделов могут быть указаны руководители - поле "Руководитель" может быть заполнено значением существующих на портале пользователей (загруженных на предыдущем шаге)

Пример:

Шаг 3. В результате импорта пользователей создан пользователь Иван Петров с id отдела 25 (В системе еще нет отдела с id 25, поэтому сведения об отделе только хранятся в системе, но не отображаются в данных пользователя)

Шаг 3. В результате импорта структуры создан отдел с id отдела 25 и названием "Продажи".  Руководитель отдела - Иван Петров.

Пользователь назначается руководителем отдела, а также происходит автоматическая привязка этого отдела пользователю по id отдела 25: у пользователя Ивана Петрова отображается отдел "Продажи".

Как правильно загружать файлы импорта

При заполнении файла импорта пользователей и структуры обратите внимание на следующие детали:

  • Таблица импорта расположена на единственном листе файла

  • Первая строка пустая либо заполнена названиями столбцов 

  • Кол-во столбцов совпадает с утвержденным шаблоном 

  • Информация в полях расположена в соответствии с шаблоном (не изменен порядок) 

  • Скрытые строки отсутствуют 

  • Обязательные столбцы заполнены 

  • Столбцы заполнены в соответствии с форматом данных из шаблона

  • Доступные форматы: .xls, .xlsx, .csv 

  • Формат ячеек в полях, содержащих почтовые адреса (E-mail пользователя, Руководитель отдела): Текст или E-mail

Важно! При несоблюдении требований файл импорта будет загружен только с теми строками, для которых корректно указана информация.

Как загрузить файл импорта пользователей

Состав и описание полей в файле импорта пользователей можно посмотреть в разделе Конструктор полей.

Чтобы загрузить файл импорта, перейдите в раздел Пользователи или Импорт в Административной части и выберите Импорт пользователей. На этом экране нужно нажать "Выбрать файл", в появившемся окне найти необходимый файл на компьютере и нажать кнопку "Открыть", окно закроется и файл загрузится в Административную часть. Чтобы применить файл импорта, нажмите на кнопку "Сохранить".

На странице Импорт пользователей можно перейти на вкладку "Последние импорты", где можно увидеть и скачать файлы, которые были импортированы ранее. 

При необходимости вы также можете сделать Экспорт пользователей, чтобы убедиться, что данные загружены корректно. Экспорт пользователей происходит на странице Импорта пользователей по кнопке Экспорт пользователей. Изменив данные в скачанном отчёте, вы можете загрузить его обратно через импорт.

Рекомендации по импорту пользователей

Примерное время загрузки файла импорта можно рассчитать по формуле:

где:

  1. T – время обработки файла импорта пользователей, в секундах

  2. U – количество пользователей в файле импорта

Откуда взялась расчётная формула

По собранным данным мы построили график зависимости времени загрузки от количества пользователей в файле импорта и нашли линию тренда.
Уравнение линии тренда можно использовать для вычисления приблизительного времени загрузки.

Формула применима для вычисления времени загрузки при большом количестве пользователей в импортируемом файле – больше 2000.
Обратите внимание, эта формула не для точного расчёта, а лишь для определения приблизительного количества времени, которое потребуется на обработку файла импорта.
На время может влиять скорость вашего соединения, нагрузка на платформу и другие факторы, которые мы не учитывали.

Пример использования

Допустим, необходимо загрузить 30000 пользователей на портал. Нужно найти вариант загрузки оптимальными по производительности и удобству.

Выводы можно сделать из простой таблицы.

На загрузку всех пользователей одним файлом уйдёт почти 33 часа.

Если загрузить 5 файлов по 6 тысяч пользователей, то на загрузку уйдёт почти 7,5 часов. А на загрузку 15 файлов по 2000 – 2,5 часа.

Однако 15 файлов нужно загружать каждые 10 минут, а 5 файлов раз в полтора часа. Поэтому конечный выбор за администратором – только он может найти баланс между скоростью загрузки, своей текущей загруженностью другими задачами, временем, которое у него есть для того, чтобы добавить пользователей.

Обратите внимание, файлы импорта для обновления данных пользователей делить на несколько файлов не нужно.
Также стоит учесть, что если на вашем портале пользователей не много, а регулярные файлы импорта содержат меньше 2000 пользователей, то загружать фрагменты не имеет никакого смысла.

Как работает механизм предупреждения дублирования пользователей

В каждом импортируемом файле уникальные идентификаторы пользователей проверяются на совпадение с уникальными идентификаторами, которые уже есть на портале.

Поиск совпадений уникального идентификатора проводится только среди не удалённых пользователей.
Проверка уникального идентификатора среди удалённых пользователей производится, если:

  1. в файле импорта заполнено поле “Дата увольнения”
    или

  2. активен чек-бокс "Всегда обновлять данные пользователя с существующим идентификатором" и пользователь не найден среди не удалённых пользователей.

Если на портале есть несколько удалённых пользователей с одинаковым идентификатором, будет найден последний созданный пользователь.
Если чек-бокс активен, то все обновления данных будут произведены только для него.

Увидеть и понять результаты импорта пользователей в зависимости от разных настроек и условий можно в таблице, приведённой ниже.
Таблица исчерпывает все возможные комбинации условий и настроек на портале, которые имеют практический смысл.

№ Кейса

Дата увольнения в файле импорта заполнена

УИ в файле импорта совпадает с УИ в БД

Пользователь удалён

Всегда обновлять данные пользователя с существующим идентификатором

Результат

Статус пользователя

№ Кейса

Дата увольнения в файле импорта заполнена

УИ в файле импорта совпадает с УИ в БД

Пользователь удалён

Всегда обновлять данные пользователя с существующим идентификатором

Результат

Статус пользователя

1

Да

Да

Да

Не имеет значения

Данные по пользователю обновляются.

Удалён (Не изменяется)

2

Да

Да

Нет

Не имеет значения

Данные по пользователю обновляются.

  1. Не удалён – Удалён (Если Дата увольнения — сегодняшняя дата или дата ранее. Например: если сегодня 27.04.2022, и Дата увольнения — 27.04.2022 или ранее (26.04.2022, 25.04.2022 и т.д.), то статус пользователя изменяется на Удалён. А если дата будущая (например, 28.04.2022), то статус не изменяется)

  2. Статус активности не меняется

3

Да

Нет

Нет

Не имеет значения

Создаётся новый пользователь с указанным УИ.

Удалён (Если Дата увольнения — сегодняшняя дата или дата ранее. Например: если сегодня 27.04.2022, и Дата увольнения — 27.04.2022 или ранее (26.04.2022, 25.04.2022 и т.д.), то статус пользователя изменяется на Удалён. А если дата будущая (например, 28.04.2022), то статус не изменяется) и активен

4

Нет

Да

Да, импортом даты увольнения

Да

Данные по пользователю обновляются.

  1. Удалён – Не удалён

  2. Статус активности не меняется

Да, вручную в ПА – Пользователь – Удалить

Да

Данные по пользователю обновляются.

  1. Удалён. Восстановления не происходит

  2. Статус активности не меняется

5

Нет

Да

Да

Нет

Создаётся новый пользователь с указанным УИ.

Активен и не удалён

6

Нет

Да

Нет

Не имеет значения

Данные по пользователю обновляются.

  1. Не удалён

  2. Статус активности не меняется

7

Нет

Нет

Нет

Не имеет значения

Создаётся новый пользователь с указанным УИ.

Активен и не удалён

Как загрузить файл импорта структуры 

После загрузки файла импорта пользователей можно загрузить файл структуры (Панель управления → Импорт → Импорт структуры), который отображает структуру отделов в вашей компании.

Предусмотрена загрузка древовидной структуры отделов. Структура содержит сведения:

  • ID отдела — идентификатор отдела

  • Название отдела

  • Идентификатор руководителя отдела — почта, логин, логин LDAP, мобильный телефон, дополнительный телефон или другое поле, выбранное в качестве идентификатора в Конструкторе полей. Руководитель из файла импорта не отображается в личном кабинете пользователя, а служит только для хранения информации и отображения в отчётах

  • Родительский отдел — идентификатор родительского отдела

  • Удалён — поле заполняется, если нужно удалить отдел из структуры (правила удаления описаны ниже). 

Чтобы загрузить файл структуры, нужно нажать Загрузить файл, в появившемся окне найти необходимый файл на компьютере и нажать кнопку Открыть. Окно закроется, и файл загрузится на платформу. Чтобы применить файл структуры, нажмите кнопку Сохранить.

Общие требования для файлов импорта — https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5736246#%D0%9E%D0%B1%D1%89%D0%B8%D0%B5-%D1%82%D1%80%D0%B5%D0%B1%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D0%B2%D1%81%D0%B5%D1%85-%D1%84%D0%B0%D0%B9%D0%BB%D0%BE%D0%B2-%D0%B8-%D0%B2%D0%B8%D0%B4%D0%BE%D0%B2-%D0%B8%D0%BC%D0%BF%D0%BE%D1%80%D1%82%D0%B0

Общие ошибки для файлов импорта — https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5736246#%D0%9E%D0%B1%D1%89%D0%B8%D0%B5-%D0%BE%D1%88%D0%B8%D0%B1%D0%BA%D0%B8-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D1%84%D0%B0%D0%B9%D0%BB%D0%BE%D0%B2-%D0%B8%D0%BC%D0%BF%D0%BE%D1%80%D1%82%D0%B0

Требования к заполнению файла структуры:

Название поля

Требования

Название поля

Требования

ID 

Обязательное поле

До 36 символов

Содержит следующие символы: a-z, а-я, 0-9, спецсимволы . (точка) и * (звёздочка)

Нельзя загружать несколько отделов с одинаковым ID

Название отдела

Обязательное поле

До 255 символов

Идентификатор руководителя отдела (Почта)

 

 





Поле включается в файл импорта, если в поле “Уникальный идентификатор“ на странице Системное - Настройки системы | /admin/system/settings установлено значение Почта

До 255 символов

Стандартный формат

Должен принадлежать зарегистрированному на платформе пользователю

Необязательное поле

Идентификатор руководителя отдела (Логин)

 

 

 

Поле включается в файл импорта, если в поле “Уникальный идентификатор“ на странице Системное - Настройки системы | /admin/system/settings установлено значение Логин

Необязательное поле

До 32 символов

Содержит следующие символы: a-z 0-9 - _ .

На платформе должен быть пользователь с данным логином

Идентификатор руководителя отдела (Логин LDAP)

 

 

Поле включается в файл импорта, если в поле “Уникальный идентификатор“ на странице Системное - Настройки системы | /admin/system/settings установлено значение Логин LDAP

Необязательное поле

На платформе должен быть пользователь с данным логином LDAP

Идентификатор руководителя отдела (Мобильный телефон)

Поле включается в файл импорта, если в поле Уникальный идентификатор на странице Настройки — Авторизация | /admin/system/auth установлено значение Мобильный телефон

Необязательное поле

Указывается номер мобильного телефона в международном формате номеров

  • Начинается с префикса «+»

  • Ограничения по количеству цифр:

    • Минимум цифр — 10

    • Максимум цифр — 15

  • Может содержать символы: 0-9, + (плюс) строго в начале номера

На платформе должен быть пользователь с данным мобильным телефоном

Идентификатор руководителя отдела (Дополнительный телефон)

 

 

 

Поле включается в файл импорта, если в поле Уникальный идентификатор на странице Настройки — Авторизация | /admin/system/auth установлено значение Дополнительный телефон

Необязательное поле

Текстовое поле. Свободная форма без маски. Разрешены пробелы и буквенные символы

На платформе должен быть пользователь с данным дополнительным телефоном

Идентификатор руководителя отдела (пользовательское поле)

 

 

 

 

 

Поле включается в файл импорта только, если в поле “Уникальный идентификатор“ на странице Системное - Настройки системы | /admin/system/settings установлено наименование не системного поля

В файл импорта добавляется поле, наименование которого установлено в поле “Уникальный идентификатор“ на странице Системное - Настройки системы | /admin/system/settings на платформе

Необязательное поле

До 255 символов

Важно! формат полей должен соответствовать типу поля “однострочное“

На портале должен быть Пользователь с данным значением в Пользовательском поле идентификации

Родительский отдел

ID родительского отдела

До 36 символов

Содержит следующие символы: a-z, а-я, 0-9, спецсимволы . (точка) и * (звёздочка)

Родительский отдел не должен находиться в подчинении у текущего отдела и всех его дочерних отделов

Необязательное поле

Родительский отдел можно удалить — тогда появится подсказка, какие отделы остались без родительского отдела

Удалён









  • Необязательное поле — если отдел не нужно удалять, поле должно быть пустым

  • Если отдел нужно удалить из структуры, в поле должно быть значение «Да» (регистр не важен)

  • Если в поле будет любое другое значение, кроме «Да» или пусто, строка не загрузится и отобразится ошибка 

Если у отдела проставлена метка «Да» в этом поле, на платформе должен существовать отдел с указанными ID и названием. Такой отдел должен быть без дочерних отделов

Отдел удалится, даже если указанный в файле импорта руководитель удалён или деактивирован на платформе

После удаления отдела у всех сотрудников такого отдела поле Отдел в карточках пользователей станет пустым. Если вы случайно удалили не тот отдел, обратитесь к администратору платформы — он поможет его восстановить. 

С помощью импорта структуры можно создать новый отдел с таким же ID и названием, как у удалённого отдела.  Пользователей в него нужно будет добавить с помощью импорта пользователей (как в любой новый отдел).

Примеры файлов структуры

Пример 1:

ID

Название отдела

Руководитель отдела

Родительский отдел

ID

Название отдела

Руководитель отдела

Родительский отдел

1

Департамент IT

it@test.ru

 

2

Управление продаж

sales@test.ru

 

11

Разработка

ivanov@test.ru

1

12

Менеджмент

smirnov@test.ru

1

21

Розничные продажи

petrova@test.ru

2

В результате загрузки примера будет создана структура отделов:

  • Департамент IT

    • Разработка

    • Менеджмент

  • Управление продаж

    • Розничные продажи

Пример 2:

ID

Название отдела

Руководитель отдела

Родительский отдел

ID

Название отдела

Руководитель отдела

Родительский отдел