Мероприятия

На этой странице мы расскажем вам о работе с мероприятиями на портале и разберем следующие вопросы:

Как выглядит страница Мероприятий в Публичной части портала

На странице Мероприятий видна календарная сетка. Даты с мероприятиями выделены цветом. Счетчик указывает количество мероприятий на дату.

По центру текущий месяц, а текущая дата выделена красным цветом.
Слева сетка прошедшего месяца, справа — будущего.

Ниже расположена панель с категориями мероприятий и настройками сортировки. Доступные способы: по дате и популярности, в направлениях по убыванию и возрастанию.

Для оформления подписки на категорию мероприятий используйте кнопку Подписаться.

В списке мероприятий по умолчанию отображаются все текущие и будущие мероприятия, доступные пользователю.
Можно нажать на любую дату в календаре, она станет выбрана и отобразятся только мероприятия за эту дату.
Если повторно нажать на выбранную дату, она снова станет не выбрана и в списке будут отображаться все текущие и будущие мероприятия.

(1) Название раздела, категория (Хлебные крошки); (2) Плаша с типом мероприятия и баллами за прохождение; (3) Время и дата проведения мероприятия – HH:MM (UTC + HH:MM);
(4) Название мероприяприятия; (5) Категория; (6) Место проведения мероприятия; (7) Количество лайков; (8) Количество комментариев;
(9) Кнопка для добавления в Избранное;(10) Текст мероприятия; (11) Блок Адрес мероприятия; (12) Блок Ответственный за мероприятие; (13) Тег;
(14) Блок с баллами за прохождение; (15) Блок записи на мероприятие; (16) Блок Другие мероприятия

Если ответственный за мероприятие удалён с портала, то отображается с заглушкой вместо аватара и текстом Удаленный пользователь вместо ФИО пользователя.

Как в публичной части отображаются отменённые мероприятия

Карточка мероприятия
(1) Метка Отменено

Страница мероприятия
(1) Плашка Мероприятие отменено

Карточка мероприятия на странице мероприятий в Публичной части имеет метку “Отменено”. На странице мероприятия под блоком с баллами отображается плашка “Мероприятие отменено”.

Мероприятие отменяется администратором. Участники мероприятия автоматически получают рассылку с причиной отмены и соответствующее уведомление на портале.

Если мероприятие входит в состав квеста, то оно отображается со статусом отменено. Статус мероприятия видят, и студент, и наставник.

Фрагмент страницы квеста в интерфейсе наставника
(1) Статус мероприятия Отменено

Фрагмент страницы квеста в интерфейсе студента
(1) Статус мероприятия Отменено

Поп-ап с заглушкой "Нет доступных мероприятий :("

Условия отображения мероприятия и период видимости

Условие	Описание	Пример
Можно нажать на любую дату в календаре, она станет выбрана и отобразятся только мероприятия за эту дату	Все сегодняшние и будущие мероприятия: Мероприятия, у которых дата и время начала в выбранную дату (с 00:01 этой даты). Время завершения для таких мероприятий не важно.	Для даты 10.10:
	Все текущие мероприятия, которые еще не завершились на эту дату: Мероприятия, у которых дата и время окончания в выбранную дату (с 00:01 этой даты). Время начала для таких мероприятий не важно.	Для даты 10.10: Мероприятие, заканчивающееся в 00:00 10 октября, отображается в списке 9 октября, 10 его уже там нет и оно не входит в список мероприятий дня, если выбрать его в календаре. Если мероприятие заканчивается в 00:01 10 октября - оно отображается в списке за 10 октября
Если повторно нажать на выбранную дату, она снова станет не выбрана и в списке будут отображаться все текущие и будущие мероприятия	Все сегодняшние и будущие мероприятия: Мероприятия, у которых дата и время начала с 00:01 сегодняшней даты или позже. Время завершения для таких мероприятий не важно.	Если сегодня 10.10:
	Все текущие мероприятия, которые еще не завершились на эту дату: Мероприятия, у которых дата и время окончания с 00:01 сегодняшней даты или позже. Время начала для таких мероприятий не важно.	Если сегодня 10.10:

Регистрация на мероприятие

Если мероприятие не является открытым, то в “Блоке записи на мероприятие” представлена возможность подать заявку на мероприятие. Подать заявку можно до того момента, пока оно активное и на нем присутствуют свободные места, иначе кнопка подачи заявки будет заблокирована

Регистрация без подтверждения

Регистрация осуществляется по кнопке «Я пойду!»

После того, как пользователь нажал на кнопку, он автоматически попадает в список участников, а кнопка «Я пойду!» меняется на «Вы идёте».

Далее осуществляется поиск квестов, в которых пользователь является студентом. При этом у найденных квестов должен быть материал-мероприятие соответствующий следующим параметрам:

• данное фактическое мероприятие еще не связано с данным материалом-мероприятием

• материал-мероприятие запланировано на будущее время

• к материалу-мероприятию не привязано никакое мероприятие (то есть нет заявки/подтвержденной заявки)

• категория и/или шаблон мероприятия-материала совпадают с категорией и/или шаблоном данного фактического мероприятия

Найденные квесты связываются с данным фактическим мероприятием, то есть отображаются как материал для студента на странице квеста, и на странице самого мероприятия отображается форма с информацией о том, с каким квестом связано данное мероприятие для текущего пользователя.

Для того чтобы отказаться от регистрации, необходимо нажать на кнопку «Отказаться», которая появляется по нажатию на кнопку "Вы идёте".

После нажатия на кнопку «Отказаться» появляется поп-ап форма с подтверждением или отклонением действия

В результате отказа, если мероприятие связано с каким-либо квестом, через материал-мероприятие в данном квесте, то связь с квестом перестаёт существовать

Регистрация с подтверждением

Регистрация осуществляется по кнопке «Подать заявку»

После того, как пользователь нажал на кнопку, он видит всплывающее окно подтверждения заявки, а кнопка «Подать заявку» меняется на «Заявка отправлена»

После подтверждения заявки на регистрацию, пользователь получает приглашение на мероприятие на почтовый адрес, указанный в его личном кабинете, а кнопка «Заявка отправлена» меняется на «Заявка одобрена».

Далее осуществляется поиск квестов, в которых пользователь является студентом. При этом у найденных квестов должен быть материал-мероприятие соответствующий следующим параметрам:

• данное фактическое мероприятие еще не связано с данным материалом-мероприятием

• материал-мероприятие запланировано на будущее время

• категория и/или шаблон мероприятия-материала совпадают с категорией и/или шаблоном данного фактического мероприятия

Найденные квесты связываются с данным фактическим мероприятием, то есть отображаются как материал для студента на странице квеста, и на странице самого мероприятия отображается форма с информацией о том, с каким квестом связано данное мероприятие для текущего пользователя.

Для того чтобы отказаться от регистрации, необходимо нажать на кнопку «Отказаться», которая появляется по нажатию на кнопку "Заявка отправлена" или «Заявка одобрена».

После нажатия на кнопку «Отказаться» появляется поп-ап форма с подтверждением или отклонением действия

В результате отказа, если мероприятие связано с каким-либо квестом, через материал-мероприятие в данном квесте, то связь с квестом перестаёт существовать

Как выглядит страница мероприятия с Zoom-встречей в Публичной части

Страница мероприятия с Zoom встречей имеет несколько отличий. Все они связаны с проведением мероприятия в режиме онлайн. Это возможно благодаря интеграции с сервисом Zoom

На странице раздела карточки таких мероприятий не имеют отличий от карточек мероприятий оффлайн.

На странице самого мероприятия отображается блок встречи в Zoom.

Вид мероприятия со встречей Zoom: отображается с момента за 10 минут до начала встречи и до момента окончания встречи

Блок встречи Zoom отображается, если:

• К мероприятию подключена Zoom-встреча

• Мероприятие еще не закончилось (текущие и будущие мероприятия)

• Мероприятие:

  • Без регистрации

  • С регистрацией и без подтверждения регистрации: пользователь записан на мероприятие

  • С регистрацией и с подтверждением регистрации: пользователь записан на мероприятие и заявка подтверждена

Что нужно знать о кнопке "Присоединиться".

• Она отображается за 10 минут до начала мероприятия и до момента окончания мероприятия

• При нажатии открывается Zoom-конференция:

  • Для браузера Safari:

    • Если приложение Zoom установлено, то встреча сразу открывается в нём

    • Если приложение Zoom не установлено, происходит переход на стандартную страницу встречи zoom, где пользователю предлагают установить приложение

  • Для всех остальных браузеров:

    • Zoom-конференция открывается в отдельной вкладке

Важно: голубой цвет кнопки не изменяется. Это фирменный цвет Zoom.

Механика подключения к конференции

Сценарии подключения пользователя к конференции:

1. Если у мероприятия есть ответственный и это текущий пользователь, то встреча начинается сразу и пользователь становится организатором

2. Если у мероприятия есть ответственный и это не текущий пользователь, то пользователь подключается и ждёт подключения ответственного.

   1. Если пользователь подключился после ответственного, то он сразу подключается к встрече.

3. Если у мероприятия нет ответственного, то первый подключившийся к встрече пользователь становится организатором

Особенности подключения в браузерах Safari и iOS.

Важно: у Apple, в браузерах Safari и iOS, при подключении к конференции в статусе организатора конференции, Zoom называет организатора именем пользователя, под которым зарегистрирован ключ для API.
При этом, если заходить после организатора в этих же браузерах все работает корректно.

Поэтому мы рекомендуем:

• Не использовать указанные браузеры. Пользоваться другими.

• Если это невозможно, происходит описанное выше поведение.
  Это техническая особенностей реализации Zoom в Safari. Изменить такое поведение нельзя.

Запись конференции в Zoom

При проведении мероприятия с активной интеграцией c Zoom, доступна запись видео конференции. Данная функция имеет ряд особенностей:

• Ведение записи конференции доступна только для организатора мероприятия

• При сохранении записи отображается поп-ап "Запись сохранена, вы получите уведомление на почту о готовности видео". Уведомление направляется на почту, которая была указана при регистрации в сервисе Zoom

• Запись конференции хранится в аккаунте Zoom организатора мероприятия

Как создать мероприятие

Перейдите в Административную часть портала в раздел Контент - Мероприятия. 

Откроется страница с кнопкой «Добавить» для создания мероприятия и таблица со всеми ранее созданными мероприятиями на портале с информацией:

• ID – уникальный номер мероприятия и статус активности в Публичной части

• Дата создания – дата публикации мероприятия

• Название – активная ссылка на страницу редактирования

• Дата и время проведения

• Ответственный

• Категория

• Статус мероприятия - отображается актуальный статус мероприятия

  • Возможные статусы:

    • Не началось – время и дата начала мероприятия больше текущей

    • Началось – текущие время и дата больше дата начала, но меньше времени и даты окончания мероприятия

    • Завершено – время и дата окончания мероприятия меньше текущей

    • Отменено – для мероприятия заполнена причина отмены мероприятия

      • Важно: Изменение статуса мероприятия на “Отменено“ фиксируется в Логе действий

Доступные действия на странице:

• Поиск - поиск мероприятия по названию или id

• Фильтрация - стандартный фильтр по состоянию (активные\неактивные записи)

• Фильтрация по Категории (выпадающий список)

Нажмите на кнопку «Добавить» для создания мероприятия и заполните поля на вкладке Контент:

• Шаблон – при необходимости установите шаблон мероприятия. После выбора шаблона поля на всех вкладках создания мероприятия заполнятся по соответствующему шаблону. Если в шаблоне какое-либо поле не заполнено, то в мероприятии оно также не будет автоматически заполнено. После выбора шаблона и сохранения мероприятия изменить поле “Шаблон” для данного мероприятия будет невозможно. Создание шаблонов описано в разделе “Как создать шаблон мероприятия“

• Дата и время мероприятия – укажите в календаре дату или диапазон дат, когда будет проходить мероприятие

• Заголовок – заголовок или название мероприятия. Длина поля не более 80 символов

• Кратко – краткое описание мероприятия. Отображается в Публичной части на карточке-превью

  • Важно! При создании мероприятия, ссылка в Google Meet, Zoom или другое приложение для онлайн-конференций, отображается в google-календаре только если она указана в Описании , в поле “Кратко”, а не в поле “Текст”.

• Текст – подробное описание мероприятия. Отображается в Публичной части на основной странице

Также при создании мероприятия доступны следующие чек-боксы и поля:

• Теги – выберите теги для мероприятия из выпадающего списка

• Мероприятие активно (чек-бокс) – мероприятие будет отображаться в Публичной части портала

• Категория – выбор категории для мероприятия из списка уже созданных категорий. Важно! Для Категории в мероприятиях необходимо обязательно задать цвет (Мероприятия - Категории - Поле «Цвет»). 

• Кнопки для загрузки изображений:

  • Изображение (превью)

  • Изображение (шапка)

  • Изображение (галерея)

• Город – текстовое поле. Например, Санкт-Петербург

• Место проведения – текстовое поле. Например, офис компании Z, зал Б-4

• Адрес – текстовое поле. Например, ул. Удальцова д. 17

• Координаты – укажите точный адрес на карте или введите координаты (долгота, широта).

(1) Шаблон; (2) Время и дата проведения мероприятия; (3) Заголовок; (4) Чекбокс "Мероприятие активно"; (5) Категория; (6) Краткий текст; (7) Полный текст; (8) Поле Ответственный за мероприятие

(9) Поле Тег; (10) Кнопка для загрузки изображения (превью); (11) Кнопка для загрузки изображения (шапка); (12) Кнопка для загрузки изображений в галерею; (13) Кнопка для загрузки Файлов

(14) Поле Город; (15) Поле Место проведения; (16) Поле Адрес; (17) Карта для указания места проведения; (18) Поле для ввода координат места проведения

Регистрация на мероприятие

Если для мероприятия предусмотрена предварительная регистрация перейдите на вкладку Регистрация и заполните поля:

• Регистрация на мероприятие – если в поле стоит галочка, то для участия в мероприятии пользователю необходимо зарегистрироваться 

• Подтверждение регистрации – если в поле стоит галочка, то заявка на участие подтверждается администратором

• Автоматическое начало и завершение регистрации – если установлена галочка в поле Регистрация на мероприятие, то данное поле отображается с установленной галочкой по умолчанию. При установленной галочке поля Даты регистрации заполняются автоматически. Дата окончания регистрации заполнится автоматически, если на вкладке Контент установлены даты проведения мероприятия

• Кол-во мест – регистрация автоматически завершается, когда заканчиваются места

• Даты регистрации – выбор даты и времени для регистрации

(1) Вкладка Регистрация; (2) Чекбокс "Регистрация на мероприятие"; (3) Чекбокс "Подтверждение регистрации"; (4) Автоматическое начало и завершение регистрации; (5) Количество мест; (6) Даты регистрации

Как добавить участника в мероприятие 

На вкладке Участники отображаются пользователи, которые подали заявку на участие в мероприятии. Здесь находится кнопка «Добавить» для добавления новых участников.
Также есть возможность добавить участников, используя файл импорта. Нажмите кнопку «Импортировать» для загрузки файла.
Пример правильного файла расположен прямо под кнопкой и доступен для просмотра.При добавлении участников через файл импорта доступны следующие поля:

• Email: обязательно поле для заполнения.

• Статус: Валидируются значения Подтвержден / На утверждении / Отклонено. Можно оставить пустым, тогда у пользователя по умолчанию будет статус Не подтвержден.

• Посещение: Валидируются значения Посетил / Не посетил. Можно оставить пустым, тогда у пользователя по умолчанию будет статус Не посетил.

• Удалить: Валидируются значения Да / Нет, где Да - пользователь с такими данными удаляется из списка участников мероприятия. Можно оставить пустым, тогда пользователь не будет удален.

Важно: Если пользователь-участник мероприятия был удалён или деактивирован, мероприятие может быть сохранено.

Важно: Пользователь получает уведомление об одобрении заявки на мероприятие:

• Если мероприятие с регистрацией, без подтверждения регистрации - уведомление отправляется пользователю в тот момент, когда он отправляет заявку на участие в мерояприятии

• Если мероприятие с регистрацией, с подтверждением регистрации - уведомление отправляется пользователю в тот момент, когда подтверждают его заявку на участие в мероприятии

• Текст уведомления: "Ваша заявка на мероприятие «{название мероприятия}» одобрена”, где {название мероприятия} - ссылка на страницу мероприятия в публичной части портала
  

Общее для мероприятий независимо от типа регистрации

Важно! Файл с заполненным статусом Посещение не импортируется до начала мероприятия - выводится подсказка:

"Мероприятие еще не началось. Статус "Посещение" не может быть выставлен".

Подсказка появляется при попытке сохранить мероприятие. Если количество участников в файле импорта больше количества мест на мероприятии, то количество мест на мероприятие увеличивается до необходимого количества участников. При изменении количества мест, появляется подсказка:

"Количество мест на мероприятие было изменено."

Важно! У администратора есть возможность удалить заявку пользователя независимо от того, была она ранее подтверждена или нет. Если администратор удалил заявку, то пользователь может повторно записаться на мероприятие. Если заявка была отклонена, пользователь не имеет возможность повторно оставить заявку на участие. После удаления или отклонения заявки происходит поиск всех связей мероприятия по отклонённой/удалённой заявке с квестами через материал-мероприятие для студента в квесте. Данные связи аннулируются. После этого осуществляется поиск новых записей пользователей на будущие мероприятия с регистрацией. Если пользователь является студентом квеста, в котором есть материал-мероприятие не связанное с фактическим мероприятием, и у этого материала-мероприятия совпадают категория и/или шаблон с категорией и/или шаблоном фактического мероприятия, на которое записался данный пользователь, то фактическое мероприятие связывается с материалом-мероприятием из квеста

Мероприятие без подтверждения регистрации

Чек-бокс напротив участника - если поставить отметку напротив участника, то доступны следующие действия:

• Посетил

• Не посетил

• Удалить

(1) Вкладка Участники; (2) Добавление участников; (3) Кнопка Выгрузить отчёт; (4) Кнопка Импортировать; (5) Выбор действия над выделенными участниками; (6) Чекбокс для множественного выбора участников; (7) "ФИО"; (8) Email; (9) Дата заявки; (10) Посещение; (11) Кнопки отметки о посещении: Посетил/Не посетил.

Мероприятие с подтверждением регистрации

Если мероприятие с подтверждением участников, во вкладке будут кнопки управления подтверждением, а в таблице статус заявки.
Чек-бокс напротив участника - если поставить отметку напротив участника, то доступны следующие действия:

• Подтвердить

• Отклонить

• Посетил

• Не посетил

• Удалить

(12) Статус заявки; (13) Кнопки управления: Подтвердить/отклонить.

В случае загрузки файла с ошибками, вам отобразится поп-ап с логом:

Можно ли добавить теги для мероприятия

Да, для мероприятия можно добавить теги, которые будут отображаться в Публичной части портала.

Для добавления тега перейдите на страницу редактирования мероприятия в Административной части портала во вкладку Теги. 

Выберете необходимые теги из списка доступных.

Как установить награду за прохождение мероприятия

Перейдите во вкладку Награды и в поле Баллы за прохождение установите количество баллов.

Баллы за прохождение мероприятия учитываются в баллах за обучение.

Баллы начисляются в момент, когда выставляется отметка об участии пользователя в мероприятии (посещено = да)

Страница редактирования мероприятия
(1) Вкладка Награды; (2) Поле Баллы за прохождение

Как изменится отображения мероприятия с баллами

На карточке мероприятия отображается плашка.

Условия отображения и соответсвующий вид собраны в таблице.

Плашка с количеством баллов за посещение мероприятия

Прохождение мероприятия	Баллы	Возможность прохождения	Вид
Пользователь не посетил мероприятие	Установлены	Мероприятие можно посетить	Плашка жёлтого цвета с тектом "Мероприятие + N", где N - количество баллов за посещение
Пользователь посетил мероприятие			Плашка серого цвета с тектом "Мероприятие ✓"
Пользователь не посетил мероприятие	Не установлены	Мероприятие можно посетить	Плашка жёлтого цвета с тектом "Мероприятие"
Пользователь посетил мероприятие		Мероприятие нельзя посетить. Время проведения прошло или нет доступных мест для участия.	Плашка жёлтого цвета с тектом "Мероприятие"

На странице мероприятия добавляется блок с информацией о статусе прохождения и награде.

Условия и соответствующий вид собраны в таблице.

Блок с баллами за посещение мероприятия

Прохождение мероприятия	Баллы	Вид
Пользователь не посетил мероприятие	Назначены	Отображается блок с текстом "+N баллов за прохождение мероприятия" где N - количество баллов за посещение
Пользователь посетил мероприятие	Назначены	После прохождения мероприятия текст в блоке меняется на "Мероприятие пройдено! Вам начислено N баллов" где N - количество баллов за посещение
Пользователь не посетил мероприятие	Не назначены	Блок не отображается
Пользователь посетил мероприятие	Не назначены	После прохождения мероприятия текст в блоке меняется на "Мероприятие пройдено!" появляется при обновлении страницы.

Отображение в публичной части на соответсвующих страницах можно посмотреть в разделе выше.

Как получить обратную связь по мероприятию с помощью с NPS-опроса

По любому мероприятию можно создать NPS-опрос для сбора обратной связи по мероприятию от пользователя.

Процесс настройки опроса и особенности механик приведены в таблице ниже.

Этап	Описание механики	Особенности
Настройка опроса	В панели администрирования на странице мероприятия во вкладке "NPS-опрос" необходимо: Включить отображение опроса Добавить в него от 1 до 5 вопросов (могут быть созданы вручную или на основе шаблона из базы шаблонов вопросов) Сохранить изменения.	Как включить отображение опроса Зайдите в панель администрирования в раздел Мероприятия (Контент - Мероприятия), откройте страницу мероприятия на вкладке NPS-опрос Включите отображение опроса с помощью чекбокса "Активность NPS-опроса". Важно: сохранение мероприятия со включенным NPS-опросом возможно, только если в опрос добавлен минимум 1 вопрос. Иначе отображается ошибка "Нужно добавить минимум 1 вопрос ". При этом появятся кнопки: Новый вопрос - нажмите, чтобы ввести текст вопроса вручную Найти вопрос в базе - нажмите, чтобы выбрать вопрос из базы вопросов NPS-опрос выключен: включение опроса (1) Чек-бокс для включения NPS-опроса NPS-опрос включен (1) Чек-бокс для выключения NPS-опроса; (2) Кнопка "Новый вопрос"; (3) Кнопка "Найти вопрос в базе"
		Как добавить вопросы в опрос вручную Нажмите кнопку "Новый вопрос". При этом появится поле ввода текста вопроса. Заполните текст вопроса (до 120 символов) - поле обязательно для заполнения: вопрос с пустым текстом сохранить нельзя, нужно заполнить его или удалить При необходимости вы можете добавить следующие вопросы (вручную - по кнопке "Новый вопрос", или из базы - см. описание ниже) Всего можно добавить не более 5 вопросов Любой вопрос можно удалить. Удалённый вопрос можно восстановить (до момента, пока вы не сохраните изменения). Важно: если вопросы удаляются в тот момент, когда опрос уже доступен пользователям (после завершения мероприятия), удаление вопросов приведет к последствиям, а именно: удалённые вопросы не попадут в отчёт (в отчёт попадает только вопросы, актуальные на момент выгрузки отчёта) - в отчёт не попадёт оценка тех, кто отвечал на удалённые вопросы. Любой вопрос можно отредактировать. Важно: если вопросы редактируются в тот момент, когда опрос уже доступен пользователям (после завершения мероприятия), редактирование вопросов приведет к последствиям, а именно: в отчёт попадает текст вопроса, актуальный на момент выгрузки отчёта (оценка тех, кто отвечал на старый вопрос, смешается с оценкой тех, кто отвечал на новый). (1) Кнопка добавления нового вопроса; (2) Добавленный вопрос; (3) Удалённый вопрос; (4) Новый вопрос - текст вопроса еще не заполен; (5) Кнопка удаления вопроса; (6) Кнопка восстановления удаленного вопроса
		Как добавить вопросы в опрос из базы шаблонов Нажмите кнопку "Найти вопрос в базе". При этом появится окно для поиска вопроса. Введите в окне текст вопроса для поиска - в поле поиска доступен живой поиск вопроса (после ввода третьего символа), в окне результатов поиска отображаются все найденные в базе вопросы Нажмите кнопку "Добавить" напротив нужного вопроса - вопрос отобразится в списке добавленных вопросов Всего можно добавить не более 5 вопросов Любой вопрос можно удалить. Удалённый вопрос можно восстановить (до момента, пока вы не сохраните изменения). Важно: если вопросы удаляются в тот момент, когда опрос уже доступен пользователям (после завершения мероприятия), удаление вопросов приведет к последствиям, а именно: удалённые вопросы не попадут в отчёт (в отчёт попадает только вопросы, актуальные на момент выгрузки отчёта) - в отчёт не попадёт оценка тех, кто отвечал на удалённые вопросы. Любой вопрос можно отредактировать. При редактировании вопроса, который добавлен из базы вопросов, изменения затрагивают только вопрос в текущем опросе - вопрос в базе вопросов не меняется. Аналогично, изменения вопроса в базе вопросов не влияют на вопрос в отдельном мероприятии. Важно: если вопросы редактируются в тот момент, когда опрос уже доступен пользователям (после завершения мероприятия), редактирование вопросов приведет к последствиям, а именно: в отчёт попадает текст вопроса, актуальный на момент выгрузки отчёта (оценка тех, кто отвечал на старый вопрос, смешается с оценкой тех, кто отвечал на новый). Поиск вопроса в базе вопросов (1) Кнопка добавления вопроса из базы; (2) Поле для поиска вопроса в базе Поиск вопроса в базе вопросов (1) Кнопка добавления вопроса из базы; (2) Поле для поиска вопроса в базе - в поле введен текст вопроса, ниэж отображаются найденные вопросы; (3) Кнопка "Добавить" для добавления выбранного вопроса в опрос
		Как работать с базой шаблонов вопросов В базе вопросов вы можете создать шаблоны вопросов для дальнейшего добавления в NPS-опросы: Зайдите в панель администрирования в раздел Мероприятия (Контент - Мероприятия), откройте страницу мероприятия на вкладке NPS-опрос На вкладке отображается список всех созданных вопросов. Доступен поиск по вопросам, массовые действия (копировать и удалить). Для добавления нового вопроса нажмите кнопку "Добавить" - при этом откроется страница вопроса для заполнения сведений о нем Для редактирования существующего вопроса нажмите на текст вопроса - при этом откроется страница вопроса для редактирования сведений о нем. Важно: изменения вопроса в базе вопросов не влияют на вопрос в отдельном мероприятии. На странице вопроса введите текст вопроса (обязательное поле, до 120 символов) и сохраните изменения База вопросов: страница со списком вопросов (1) Кнопка добавления нового вопроса; (2) Поле поиска вопросов; (3) Массовые действия Страница вопроса в базе вопросов (1) Поле текста вопроса
Изменение опроса	Если пользователь уже прошел опрос, а затем в панели администрирования в него добавляют вопросы/изменяют существующие вопросы, системой эта ситуация обрабатывается так: Пользователю снова нужно пройти опрос (он получает уведомление об этом как для нового опроса; форма опроса доступна для заполнения снова, при этом на ней не отображаются предзаполненными предыдущие ответы пользователя) Предыдущее прохождение опроса пользователем перестает быть засчитанным, но только в тот момент, когда пользователь полностью прошел опрос заново. Т.е. в отчёте данные хранятся по первому ответу пользователя до момента повторного прохождения опроса - как только пользователь прошел опрос снова, данные и в отчёте заменяются на последние актуальные ответы.
Прохождение опроса	Если в панели администрирования настроен опрос по мероприятию, после завершения мероприятия для его участников: Отправляется уведомление (в колокольчик) о том, что по мероприятию доступна оценка В публичной части портала на странице мероприятия появляется возможность пройти опрос по завершенному мероприятию	Кому доступен NPS-опрос Если в мероприятии включен NPS-опрос, он доступен для прохождения всем участникам мероприятия (которые отображаются на странице мероприятия на вкладке "Участники"), кроме участников со статусом заявки "Отклонено" Если при этом у участника нет доступа к мероприятию (ограничение на странице мероприятия на вкладке "Доступ"), то: В публичной части участнику недоступна страница мероприятия и недоступно прохождение опроса Участник получает уведомление о доступном опросе, но при переходе из уведомления на страницу мероприятия ему отображается ошибка
		Когда доступен NPS-опрос Опрос становится доступен с момента его включения на вкладке мероприятия "NPS опрос", за 15 минут до конца мероприятия В течение 7 дней после завершения мероприятия работает автоматическая отправка уведомлений раз в 12 часов для пользователей, которые не заполнили форму
		Механика уведомления о доступном NPS-опросе по мероприятию Если для мероприятия включен NPS-опрос, после завершения мероприятия уведомление отправляется всем участникам мероприятия, которые еще не прошли опрос. Время отправки уведомления: ежедневно в 12:00 в течение 7 дней после завершения мероприятия. Важно: Так как опрос становится доступен за 15 минут до завершения мероприятия, а уведомление по нему отправляется раз в сутки в 12:00, то может возникнуть следующая ситуация: мероприятие завершено позже 12:00, первое уведомление по нему должно отправиться на следующий день в 12:00. Если пользователь успеет пройти опрос до того времени, в которое запланирована отправка уведомления, то в таком случае уведомление по опросу не будет отправлено (т.к. выше описано условие - уведомление отправляется всем участникам мероприятия, которые еще не прошли опрос ) Текст уведомления:  “Оцените прошедшее мероприятие {название мероприятия}”, где {название мероприятия} - ссылка на страницу мероприятия в публичной части портала
		Как пользователю пройти опрос в публичной части Если для мероприятия включен NPS-опрос после завершения мероприятия на странице мероприятия появляется кнопка для открытия опроса: NPS-опрос включен, еще не пройден пользователем - отображается кнопка "Оценить", при нажатии открывается поп-ап с опросом NPS-опрос включен, уже пройден пользователем - отображается неактивная кнопка "Оценка отправлена" Если для мероприятия NPS-опрос включен и еще не пройден пользователем, при открытии страницы мероприятия поп-ап с опросом открывается автоматически Состав поп-апа оценки мероприятия: Крестик закрытия поп-апа - при закрытии поп-апа все введенные пользователем данные сохраняются (в текущей сессии), при повторном открытии форма открывается с предзаполненными данными. Заголовок: "Отзыв о мероприятии" Текст с информацией об опросе: "Оцените по десятибалльной шкале и оставьте комментарий по желанию." В административной части может быть настроено от 1 до 5 вопросов, каждый из них содержит: Текст вопроса 11 пунктов (от 0 до 10) оценки мероприятия - обязательное поле для каждого вопроса, пока хотя бы 1 оценка для каждого вопроса не выбрана, кнопка отправки ответа неактивна. Поле ответа на вопрос - необязательное поле, до 1500 символов.  Кнопка "Отправить" - после нажатия пользователю отображается поп-ап с информацией о том, что ответы успешно отправлены.   Важно: пользователь может пройти опрос по каждому мероприятию только 1 раз. Поп-ап с NPS-опросом по мероприятию (1) Кнопка открытия поп-апа с опросом; (2) Пример заполненного ответа на вопрос; (3) Пример незаполненного ответа на вопрос; (4) Шкала оценки вопроса; (5) Поле ввода комментария к опросу;  (6) Кнопка отправки ответов на опрос; (7) Кнопка закрытия поп-апа с опросом
Итоги опроса	Итоги опроса отображаются в отчёте "Индивидуальная отчётность по мероприятиям"	Как скачать отчёт Вы можете скачать отчёт "Индивидуальная отчётность по мероприятиям" в публичной части портала в разделе отчёта - см. описание ниже в разделе отчёт по мероприятиям  Также вы можете скачать отчёт на странице мероприятия: зайдите в панель администрирования в раздел Мероприятия (Контент - Мероприятия), откройте страницу мероприятия на вкладке NPS-опрос. Для скачивания отчёта нажмите кнопку "Результаты опроса". (1) Кнопка скачивания отчёта на странице редактирования NPS-опроса по мероприятию
		Как выглядит отчёт В отчёте отображаются сведения об оценке и комментарии пользователя по каждому вопросу NPS-опроса в отчёте. См. ниже в разделе отчёт по мероприятиям

Как провести мероприятие онлайн

Важно: при создании мероприятия, ссылка в Google Meet, Zoom или другое приложение для онлайн-конференций, отображается в google-календаре только если она указана в Описании , в поле “Кратко”, а не в поле “Текст”.

Проводите мероприятия онлайн. Платформа поддерживает интеграцию с Zoom. Это позволяет создавать мероприятия и проводить их онлайн с помощью этого сервиса.

Шаги проведения онлайн-мероприятия в Zoom:

1. Выполняется настройка интеграции с Zoom для мероприятий

2. Шаг выполняется в Zoom: создаётся конференция в Zoom

3. Создается мероприятие, к нему подключается Zoom-встреча

4. Такое мероприятие будет отображаться в публичной части с блоком встречи Zoom

Шаги проведения онлайн-мероприятия в любом приложении:

1. Создайте онлайн-встречу в любом удобном приложении

2. Скопируйте ссылку на встречу

3. Вставьте ссылку в поле “Ссылка на встречу”

4. Изменения сохраните

Подключение онлайн-встречи

Страница создания мероприятия. Вкладка Интеграции.
(1) Вкалдка Встречи; (2) Чек-бокс Создать встречу в Zoom; (3) Поле “Ссылка на встречу”

Подключение онлайн-встречи происходит во вкладке Встречи. Необходимо активировать чек-бокс Создать встречу в Zoom или вставить ссылку в поле “Ссылка на встречу”.

Важно! Сохранение мероприятия со включенным чекбоксом "Создать встречу в Zoom" возможно только если выполнена настройка интеграции с Zoom, иначе отображается ошибка.

Вкладка “Встречи”

Важно: для отображения ссылки на мероприятие в google-календаре, необходимо указать ссылку в поле “Кратко” либо в поле “Ссылка на мероприятие“ во вкладке Встречи

На вкладке выполняются настройки мероприятия, связанные с интеграцией. Доступные настройки:

• Интеграция с Zoom

• Ссылка для перехода в приложение онлайн-конференции

При добавлении ссылки осуществляется проверка на корректность ввода:

• если вставляется ссылка без указания протокола передачи данных, автоматически добавляется протокол http://

• если адрес вводится в ручном режиме без указания протокола, выводится ошибка

• если ссылка вставляется с указанием протокола (http:// либо https://), протокол не заменяется

Автоматическая фиксация посещения мероприятия

Отметка о посещении мероприятия может быть выставлена автоматически, при выполнении следующих условий:

1. мероприятие с активной интеграцией Zoom

2. подключение к мероприятию осуществляется через интеграцию на портале

3. сотрудник находился на встрече 50% и более времени от продолжительности мероприятия. Это фактическая продолжительность мероприятия на платформе Zoom.
   Время проведенное сотрудником на мероприятии отображается в отчёте Индивидуальная отчётность по мероприятиям

4. Важно для пользователей iOS и macOS: браузер, через который осуществляется подключение к мероприятию, не Safari.

Создание конференции в Zoom

• Войдите на zoom.us

• Перейдите в Мой аккаунт - Конференции. Нажмите кнопку Запланировать конференцию.

• Заполните все необходимые поля и сохраните.

Страница планирования конференции

Страница с информацией по запланированной конференции

Как настроить интеграцию с Zoom

Фрагмент страницы раздела “Мероприятия”

Вкладка “Встречи”

1. В административной части портала перейдите в раздел Контент - Мероприятия - Вкладка Интеграция с Zoom

2. Заполните поля API Key (1) и API Secret (2)

3. Сохраните изменения

Как ограничить доступ к мероприятию

См. Настройки доступа

Как отменить мероприятие

Перейдите на страницу редактирования мероприятия в административной части портала. Во вкладке Контент нажмите кнопку Отменить мероприятие.

После нажатия всплывает окно “Отмена мероприятия”. В окне администратор должен указать причину отмены мероприятия. После этого нужно нажать кнопку Отменить мероприятие.
Введённый в поле текст причины будет отправлен в уведомлении и рассылке об отмене. После отмены мероприятия осуществляется поиск всех связей текущего мероприятия с квестами через материал-мероприятие для студента в квесте. Данные связи аннулируются. После этого осуществляется поиск новых записей пользователей на будущие мероприятия с регистрацией. Если пользователь является студентом квеста, в котором есть материал-мероприятие не связанное с фактическим мероприятием, и у этого материала-мероприятия совпадают категория и/или шаблон с категорией и/или шаблоном фактического мероприятия, на которое записался данный пользователь, то фактическое мероприятие связывается с материалом-мероприятием из квеста.

Важно: действие невозможно отменить.

Поп-ап Отмена мероприятия
(1) Поле Причина отмены мероприятия; (2) Кнопка Отменить мероприятие

Внешний вид кнопки после Отмены мероприятия

Автоматическая рассылка об отмене

Автоматическая рассылка о причине отмены мероприятия

Автоматическая рассылка об отмене мероприятия с указанием причины отмены отправляется всем участникам мероприятия сразу же после того, как администратор отменил его в административной части портала.

Текст рассылки “Мероприятие отменено” можно редактировать в разделе Рассылка - Рассылки. Он будет отображаться во всех автоматических рассылках об отмене мероприятия.
Текст по умолчанию размещён ниже, в разделе Рассылка о мероприятии.

Уведомления об отмене

Уведомление об отмене мероприятия

Пользователь получает уведомление об отмене мероприятия сразу же после того, как администратор отменил его в административной части портала.

Как создать шаблон мероприятия

Перейдите на вкладку “Шаблоны мероприятий“ на странице раздела Контент - Мероприятия.

Откроется страница с кнопкой «Добавить» для создания шаблона мероприятия и таблица со всеми ранее созданными шаблонами на портале с информацией:

• ID – уникальный номер шаблона мероприятия и статус активности

• Название – активная ссылка на страницу редактирования

Доступные действия на странице:

• Поиск - поиск мероприятия по названию или id

• Фильтрация - стандартный фильтр по состоянию (активные\неактивные записи)

Нажмите на кнопку «Добавить» для создания шаблона мероприятия.

Созданные активные шаблоны используются для создания мероприятий на основе шаблонов. При создании и редактировании шаблона мероприятия страница содержит те же поля и вкладки, что и при создании мероприятия, но с некоторыми отличиями.

Отличия страницы настройки шаблона от страницы настройки мероприятия:

• На вкладке “Регистрация“ нет полей для выбора дат регистрации

• Отсутствует вкладка “Участники”

• Присутствует вкладка “Конфигурация“, на которой с помощью переключателей можно настроить поля и вкладки, которые будут доступны для изменений при создании мероприятия по данному шаблону

Вкладка “Конфигурация“

На вкладке “Конфигурация“ можно выделить две группы переключателей:

• Заблокированный для пользователя переключатель – у администратора нет возможности изменять состояние переключателя

• Доступный пользователю переключатель во включенном/отключенном состоянии – пользователь может изменять состояние переключателя

Название переключателей для вкладок выделены полужирном шрифтом, а название переключателей для полей отображаются обычным шрифтом.

Если переключатель во включенном состоянии, то при создании мероприятия по данному шаблону у администратора будет возможность редактировать соответствующую вкладку или поле.

Если переключатель в отключенном состоянии, то при создании мероприятия по данному шаблону у администратора такой возможности не будет, поле или все поля на соответствующей вкладке будут заблокированы.

Отчётность по мероприятиям 

Информация по Мероприятиям формируется в отчётность по мероприятиям.

Мероприятия. Отчёт по выбранному мероприятию

Используйте кнопку «Выгрузить отчёт» чтобы получить Индивидуальную отчётность по мероприятиям.

В отчёте доступен Фильтр по Названию мероприятия: в нем удобно искать мероприятия по названию или id.

(1) Фильтр по названию мероприятия; (2) Поиск мероприятия для фильтрации по id; (3) Найденные мероприятия в формате: [id] Название мероприятия

Пример столбцов отчёта:

где:

1. Поля из конструктора полей - все поля из конструктора полей, которые отмечены как выводимые в отчёты (см. подробнее раздел Конструктор полей)

2. Добавил в избранное

   1. Да

   2. Нет

3. Записался на мероприятие

   1. Да

   2. Нет

4. Статус записи – возможные статусы: 

   1. Ожидает подтверждения

   2. Отклонена

   3. Подтверждена

5. Посетил мероприятие

   1. Да

   2. Нет

6. Столбец «Время на мероприятии (ЧЧ:ММ:СС)» - время в формате ЧЧ:ММ:СС, которое сотрудник провел на встрече.
   Столбец заполняется только для пользователей, для которых применима механика автоматической фиксации, подробное описание в разделе Автоматическая фиксация посещения мероприятия.

   Важно: cтолбец не будет появляться, если мероприятие, по которому выгружается отчёт не является встречей в Zoom

7. Столбец Баллы за прохождение будет в отчёте по мероприятию, за прохождение которого назначена награда.

8. Столбцы с информацией об итогах NPS-опроса по мероприятию (от 3 до 11 столбцов, в зависимости от количества вопросов в опросе) - отображаются только для мероприятий со включенным NPS-опросом:

   1. Вопрос №{порядковый номер вопроса} ({текст вопроса}) - Оценка

   2. Вопрос №{порядковый номер вопроса} ({текст вопроса}) - Комментарий пользователя

В поле с оценкой отображается число, которое выставил пользователь в качестве оценки (от 0 до 10)

Фильтры отчёта:

• По дате проведения

• Мероприятие. Обязательное поле.

• Дополнительное поле с выбором пользователя или других полей, выводимых в отчёт. Необязательное поле.

Мероприятия. Сводный отчёт по мероприятиям

Так же мы решили, что полезной будет Сводная отчётность по мероприятиям.

Статус мероприятия:

• Если мероприятие отменено (заполнена причина отмены мероприятия):

  • Отменено

• Мероприятие не отменено:

  • Не началось – время и дата начала мероприятия больше текущей

  • Началось – текущие время и дата больше даты начала, но меньше даты окончания мероприятия

  • Завершено – дата окончания мероприятия меньше текущей

Фильтры в отчёте:

• По дате проведения

Рассылка о мероприятии

Рассылка о мероприятии работает автоматически.

В таблице описано какие письма будут приходить участникам и узнать в каких случаях участники их получат.