Мероприятия

На этой странице мы расскажем вам о работе с мероприятиями на портале и разберем следующие вопросы:

Как выглядит страница Мероприятий в Публичной части портала

Open

(1) Прошедший месяц; (2) Текущий месяц; (3) Будущий месяц; (4) Текущая дата; (5) Будущая дата

Open

Вид раздела Мероприятия. Красным выделена текущая дата, синим выбранная дата.

На странице Мероприятий видна календарная сетка. Даты с мероприятиями выделены цветом. Счетчик указывает количество мероприятий на дату.

По центру текущий месяц, а текущая дата выделена красным цветом.
Слева сетка прошедшего месяца, справа — будущего.

Ниже расположена панель с категориями мероприятий и настройками сортировки. Доступные способы: по дате и популярности, в направлениях по убыванию и возрастанию.

Для оформления подписки на категорию мероприятий используйте кнопку Подписаться.

В списке мероприятий по умолчанию отображаются все текущие и будущие мероприятия, доступные пользователю.
Можно нажать на любую дату в календаре, она станет выбрана и отобразятся только мероприятия за эту дату.
Если повторно нажать на выбранную дату, она снова станет не выбрана и в списке будут отображаться все текущие и будущие мероприятия.

(1) Название раздела, категория (Хлебные крошки); (2) Плаша с типом мероприятия и баллами за прохождение; (3) Время и дата проведения мероприятия – HH:MM (UTC + HH:MM);
(4) Название мероприяприятия; (5) Категория; (6) Место проведения мероприятия; (7) Количество лайков; (8) Количество комментариев;
(9) Кнопка для добавления в Избранное;(10) Текст мероприятия; (11) Блок Адрес мероприятия; (12) Блок Ответственный за мероприятие; (13) Тег;
(14) Блок с баллами за прохождение; (15) Блок записи на мероприятие; (16) Блок оценки мероприятия; (17) Блок Другие мероприятия

Если ответственный за мероприятие удалён с портала, то отображается с заглушкой вместо аватара и текстом Удаленный пользователь вместо ФИО пользователя.

Как в публичной части отображаются отменённые мероприятия

Карточка мероприятия
(1) Метка Отменено

Страница мероприятия
(1) Плашка Мероприятие отменено

Карточка мероприятия на странице мероприятий в Публичной части имеет метку “Отменено”. На странице мероприятия под блоком с баллами отображается плашка “Мероприятие отменено”.

Мероприятие отменяется администратором. Участники мероприятия автоматически получают рассылку с причиной отмены и соответствующее уведомление на портале.

Если мероприятие входит в состав квеста, то оно отображается со статусом отменено. Статус мероприятия видят, и студент, и наставник.

Фрагмент страницы квеста в интерфейсе наставника
(1) Статус мероприятия Отменено

Фрагмент страницы квеста в интерфейсе студента
(1) Статус мероприятия Отменено

Поп-ап с заглушкой "Нет доступных мероприятий :("

Условия отображения мероприятия и период видимости

Регистрация на мероприятие

Если мероприятие не является открытым, то в “Блоке записи на мероприятие” представлена возможность подать заявку на мероприятие. Подать заявку можно до того момента, пока оно активное и на нем присутствуют свободные места, иначе кнопка подачи заявки будет заблокирована

Регистрация без подтверждения

Регистрация осуществляется по кнопке «Я пойду!»

После того, как пользователь нажал на кнопку, он автоматически попадает в список участников, а кнопка «Я пойду!» меняется на «Вы идёте».

Далее осуществляется поиск квестов, в которых пользователь является студентом. При этом у найденных квестов должен быть материал-мероприятие соответствующий следующим параметрам:

• данное фактическое мероприятие еще не связано с данным материалом-мероприятием

• материал-мероприятие запланировано на будущее время

• к материалу-мероприятию не привязано никакое мероприятие (то есть нет заявки/подтвержденной заявки)

• категория и/или шаблон мероприятия-материала совпадают с категорией и/или шаблоном данного фактического мероприятия

Найденные квесты связываются с данным фактическим мероприятием, то есть отображаются как материал для студента на странице квеста, и на странице самого мероприятия отображается форма с информацией о том, с каким квестом связано данное мероприятие для текущего пользователя.

Для того чтобы отказаться от регистрации, необходимо нажать на кнопку «Отказаться», которая появляется по нажатию на кнопку "Вы идёте".

После нажатия на кнопку «Отказаться» появляется поп-ап форма с подтверждением или отклонением действия

В результате отказа, если мероприятие связано с каким-либо квестом, через материал-мероприятие в данном квесте, то связь с квестом перестаёт существовать

Регистрация с подтверждением

Регистрация осуществляется по кнопке «Подать заявку»

После того, как пользователь нажал на кнопку, он видит всплывающее окно подтверждения заявки, а кнопка «Подать заявку» меняется на «Заявка отправлена»

После подтверждения заявки на регистрацию, пользователь получает приглашение на мероприятие на почтовый адрес, указанный в его личном кабинете, а кнопка «Заявка отправлена» меняется на «Заявка одобрена».

Далее осуществляется поиск квестов, в которых пользователь является студентом. При этом у найденных квестов должен быть материал-мероприятие соответствующий следующим параметрам:

• данное фактическое мероприятие еще не связано с данным материалом-мероприятием

• материал-мероприятие запланировано на будущее время

• категория и/или шаблон мероприятия-материала совпадают с категорией и/или шаблоном данного фактического мероприятия

Найденные квесты связываются с данным фактическим мероприятием, то есть отображаются как материал для студента на странице квеста, и на странице самого мероприятия отображается форма с информацией о том, с каким квестом связано данное мероприятие для текущего пользователя.

Для того чтобы отказаться от регистрации, необходимо нажать на кнопку «Отказаться», которая появляется по нажатию на кнопку "Заявка отправлена" или «Заявка одобрена».

После нажатия на кнопку «Отказаться» появляется поп-ап форма с подтверждением или отклонением действия

В результате отказа, если мероприятие связано с каким-либо квестом, через материал-мероприятие в данном квесте, то связь с квестом перестаёт существовать

Как выглядит страница мероприятия с Zoom-встречей в Публичной части

Страница мероприятия с Zoom встречей имеет несколько отличий. Все они связаны с проведением мероприятия в режиме онлайн. Это возможно благодаря интеграции с сервисом Zoom

На странице раздела карточки таких мероприятий не имеют отличий от карточек мероприятий оффлайн.

На странице самого мероприятия отображается блок встречи в Zoom.

Вид мероприятия со встречей Zoom: отображается с момента за 10 минут до начала встречи и до момента окончания встречи

Блок встречи Zoom отображается, если:

• К мероприятию подключена Zoom-встреча

• Мероприятие еще не закончилось (текущие и будущие мероприятия)

• Мероприятие:

  • Без регистрации

  • С регистрацией и без подтверждения регистрации: пользователь записан на мероприятие

  • С регистрацией и с подтверждением регистрации: пользователь записан на мероприятие и заявка подтверждена

Что нужно знать о кнопке Присоединиться

• Она отображается за 10 минут до начала мероприятия и до момента окончания мероприятия. До появления ссылки выводится подсказка: Ссылка на встречу появится за 10 минут до начала. Не пропустите! :)

• При нажатии открывается Zoom-конференция:

  • Для браузера Safari:

    • Если приложение Zoom установлено, то встреча сразу открывается в нём

    • Если приложение Zoom не установлено, происходит переход на стандартную страницу встречи zoom, где пользователю предлагают установить приложение

  • Для всех остальных браузеров:

    • Zoom-конференция открывается в отдельной вкладке

Важно: голубой цвет кнопки не изменяется. Это фирменный цвет Zoom.

Механика подключения к конференции

Сценарии подключения пользователя к конференции:

1. Если у мероприятия есть ответственный и это текущий пользователь, то встреча начинается сразу и пользователь становится организатором

2. Если у мероприятия есть ответственный и это не текущий пользователь, то пользователь подключается и ждёт подключения ответственного.

   1. Если пользователь подключился после ответственного, то он сразу подключается к встрече.

3. Если у мероприятия нет ответственного, то первый подключившийся к встрече пользователь становится организатором

Особенности подключения в браузерах Safari и iOS.

Важно: у Apple, в браузерах Safari и iOS, при подключении к конференции в статусе организатора конференции, Zoom называет организатора именем пользователя, под которым зарегистрирован ключ для API.
При этом, если заходить после организатора в этих же браузерах все работает корректно.

Поэтому мы рекомендуем:

• Не использовать указанные браузеры. Пользоваться другими.

• Если это невозможно, происходит описанное выше поведение.
  Это техническая особенностей реализации Zoom в Safari. Изменить такое поведение нельзя.

Запись конференции в Zoom

При проведении мероприятия с активной интеграцией c Zoom, доступна запись видео конференции. Данная функция имеет ряд особенностей:

• Ведение записи конференции доступна только для организатора мероприятия

• При сохранении записи отображается поп-ап "Запись сохранена, вы получите уведомление на почту о готовности видео". Уведомление направляется на почту, которая была указана при регистрации в сервисе Zoom

• Запись конференции хранится в аккаунте Zoom организатора мероприятия

Как создать мероприятие

Перейдите в Административную часть портала в раздел Контент - Мероприятия. 

Регистрация на мероприятие

Как добавить участника в мероприятие 

На вкладке Участники отображаются пользователи, которые подали заявку на участие в мероприятии. Здесь находится кнопка «Добавить» для добавления новых участников.

Также есть возможность добавить участников, используя файл импорта. Нажмите кнопку «Импортировать» для загрузки файла.
Пример правильного файла расположен прямо под кнопкой и доступен для просмотра. При добавлении участников через файл импорта доступны следующие поля:

• Email: обязательно поле для заполнения.

• Статус: Валидируются значения Подтвержден / На утверждении / Отклонено. Можно оставить пустым, тогда у пользователя по умолчанию будет статус Не подтвержден.

• Посещение: Валидируются значения Посетил / Не посетил. Можно оставить пустым, тогда у пользователя по умолчанию будет статус Не посетил.

• Удалить: Валидируются значения Да / Нет, где Да - пользователь с такими данными удаляется из списка участников мероприятия. Можно оставить пустым, тогда пользователь не будет удален.

Важно: Если пользователь-участник мероприятия был удалён или деактивирован, мероприятие может быть сохранено.

Важно: Пользователь получает уведомление об одобрении заявки на мероприятие:

• Если мероприятие с регистрацией, без подтверждения регистрации - уведомление отправляется пользователю в тот момент, когда он отправляет заявку на участие в мерояприятии

• Если мероприятие с регистрацией, с подтверждением регистрации - уведомление отправляется пользователю в тот момент, когда подтверждают его заявку на участие в мероприятии

• Текст уведомления: "Ваша заявка на мероприятие «{название мероприятия}» одобрена”, где {название мероприятия} - ссылка на страницу мероприятия в публичной части портала

Общее для мероприятий независимо от типа регистрации

Важно! Файл с заполненным статусом Посещение не импортируется до начала мероприятия - выводится подсказка:

"Мероприятие еще не началось. Статус "Посещение" не может быть выставлен".

Подсказка появляется при попытке сохранить мероприятие. Если количество участников в файле импорта больше количества мест на мероприятии, то количество мест на мероприятие увеличивается до необходимого количества участников. При изменении количества мест, появляется подсказка:

"Количество мест на мероприятие было изменено."

Важно! У администратора есть возможность удалить заявку пользователя независимо от того, была она ранее подтверждена или нет. Если администратор удалил заявку, то пользователь может повторно записаться на мероприятие. Если заявка была отклонена, пользователь не имеет возможность повторно оставить заявку на участие. После удаления или отклонения заявки происходит поиск всех связей мероприятия по отклонённой/удалённой заявке с квестами через материал-мероприятие для студента в квесте. Данные связи аннулируются. После этого осуществляется поиск новых записей пользователей на будущие мероприятия с регистрацией. Если пользователь является студентом квеста, в котором есть материал-мероприятие не связанное с фактическим мероприятием, и у этого материала-мероприятия совпадают категория и/или шаблон с категорией и/или шаблоном фактического мероприятия, на которое записался данный пользователь, то фактическое мероприятие связывается с материалом-мероприятием из квеста

Мероприятие без подтверждения регистрации

Мероприятие с подтверждением регистрации

В случае загрузки файла с ошибками, вам отобразится поп-ап с логом:

Можно ли добавить теги для мероприятия

Да, для мероприятия можно добавить теги, которые будут отображаться в Публичной части портала.

Для добавления тега перейдите на страницу редактирования мероприятия в Административной части портала во вкладку Теги. 

Выберете необходимые теги из списка доступных.

Как установить награду за прохождение мероприятия

Как изменится отображения мероприятия с баллами

На карточке мероприятия отображается плашка.

Условия отображения и соответсвующий вид собраны в таблице.

Плашка с количеством баллов за посещение мероприятия

На странице мероприятия добавляется блок с информацией о статусе прохождения и награде.

Условия и соответствующий вид собраны в таблице.

Блок с баллами за посещение мероприятия

Отображение в публичной части на соответсвующих страницах можно посмотреть в разделе выше.

Как получить обратную связь по мероприятию с помощью с опроса

Для сбора обратной связи от участников мероприятия используется механика оценки, которая представляет собой блок оценки мероприятия. Он выводится, если администратор активировал опрос для мероприятия, и может включать в себя: только из шкалу смайлов или шкалу смайлов и дополнительные вопросы (если добавлены).

Настройка опроса в административной части

Во вкладке располагаются следующие элементы:

Механика работы с вопросами для мероприятий созданных из шаблона

Мероприятие может быть создано из шаблона мероприятия. Если в шаблоне мероприятия в чек-боксе Активность опроса:

• НЕ установлена отметка, то в мероприятии, которое создано на основе шаблона, включить опроса недоступно.

• Установлена отметка, то в мероприятии, которое создано на основе шаблона доступно:

  • Выключение опроса.

  • Редактирование вопросов, которые перенесены из шаблона мероприятия.

    • При редактировании вопроса в одном месте — он изменяется везде: и в базе вопросов, и в самом шаблоне мероприятия, и в мероприятиях, в которые этот вопрос добавлен из базы, и в мероприятиях, которые созданы на основе шаблона этого мероприятия.

  • Удаление вопросов, которые перенесены из шаблона мероприятия.

    • При удалении перенесённого вопроса в мероприятие из шаблона мероприятия — вопрос удаляется только из текущего мероприятия.

    • При удалении вопроса в шаблоне мероприятия — вопрос удаляется только из шаблона, при этом в мероприятиях, которые ранее были созданы на основе этого шаблона вопрос остаётся.

    • При удалении вопроса из базы вопросов — вопрос удаляется везде: и в базе вопросов, и в самом шаблоне мероприятия, и в мероприятиях, в которые этот вопрос добавлен из базы, и в мероприятиях, которые созданы на основе шаблона этого мероприятия.

  • Создание новых и добавление вопросов из базы вопросов.

Механика опроса в мероприятии

Процесс настройки опроса и особенности механик приведены в таблице ниже.

Как провести мероприятие онлайн

Важно: при создании мероприятия, ссылка в Google Meet, Zoom или другое приложение для онлайн-конференций, отображается в google-календаре,

• если она указана в Описании , в поле “Кратко”, а не в поле “Текст”

• если ссылка не указана, то мероприятие отображается в онлайн-календаре после того, как в письме с деталями о мероприятии пользователь нажал «Да», так онлайн-календарь понимает, что пользователь точно посетит мероприятие и его нужно добавить в расписание) — актуально только для мероприятий с регистрацией (автоматической или ручной)

Проводите мероприятия онлайн. Платформа поддерживает интеграцию с Zoom. Это позволяет создавать мероприятия и проводить их онлайн с помощью этого сервиса.

Шаги проведения онлайн-мероприятия в Zoom:

1. Выполняется настройка интеграции с Zoom для мероприятий

2. Шаг выполняется в Zoom: создаётся конференция в Zoom

3. Создается мероприятие, к нему подключается Zoom-встреча

4. Такое мероприятие будет отображаться в публичной части с блоком встречи Zoom

Шаги проведения онлайн-мероприятия в любом приложении:

1. Создайте онлайн-встречу в любом удобном приложении

2. Скопируйте ссылку на встречу

3. Вставьте ссылку в поле “Ссылка на встречу”

4. Изменения сохраните

Подключение онлайн-встречи

Подключение онлайн-встречи происходит во вкладке Встречи. Необходимо активировать чек-бокс Создать встречу в Zoom или вставить ссылку в поле “Ссылка на встречу”.

Важно! Сохранение мероприятия со включенным чекбоксом "Создать встречу в Zoom" возможно только если выполнена настройка интеграции с Zoom, иначе отображается ошибка.

Вкладка “Встречи”

Важно: при создании мероприятия, ссылка в Google Meet, Zoom или другое приложение для онлайн-конференций, отображается в google-календаре,

• если она указана в Описании , в поле “Кратко”, а не в поле “Текст”

• если ссылка не указана, то мероприятие отображается в онлайн-календаре после того, как в письме с деталями о мероприятии пользователь нажал «Да», так онлайн-календарь понимает, что пользователь точно посетит мероприятие и его нужно добавить в расписание) — актуально только для мероприятий с регистрацией (автоматической или ручной)

На вкладке выполняются настройки мероприятия, связанные с интеграцией. Доступные настройки:

• Интеграция с Zoom

• Ссылка для перехода в приложение онлайн-конференции

При добавлении ссылки осуществляется проверка на корректность ввода:

• если вставляется ссылка без указания протокола передачи данных, автоматически добавляется протокол http://

• если адрес вводится в ручном режиме без указания протокола, выводится ошибка

• если ссылка вставляется с указанием протокола (http:// либо https://), протокол не заменяется

Автоматическая фиксация посещения мероприятия

Отметка о посещении мероприятия может быть выставлена автоматически, при выполнении следующих условий:

1. мероприятие с активной интеграцией Zoom

2. подключение к мероприятию осуществляется через интеграцию на портале

3. сотрудник находился на встрече 50% и более времени от продолжительности мероприятия. Это фактическая продолжительность мероприятия на платформе Zoom.
   Время проведенное сотрудником на мероприятии отображается в отчёте Индивидуальная отчётность по мероприятиям

4. Важно для пользователей iOS и macOS: браузер, через который осуществляется подключение к мероприятию, не Safari.

Создание конференции в Zoom

• Войдите на zoom.us

• Перейдите в Мой аккаунт - Конференции. Нажмите кнопку Запланировать конференцию.

• Заполните все необходимые поля и сохраните.

Страница планирования конференции

Страница с информацией по запланированной конференции

Как настроить интеграцию с Zoom

Фрагмент страницы раздела “Мероприятия”

Вкладка “Встречи”

1. В административной части портала перейдите в раздел Контент - Мероприятия - Вкладка Интеграция с Zoom

2. Заполните поля API Key (1) и API Secret (2)

3. Сохраните изменения

Как ограничить доступ к мероприятию

См. Настройки доступа

Как отменить мероприятие

Перейдите на страницу редактирования мероприятия в административной части портала. Во вкладке Контент нажмите кнопку Отменить мероприятие.

После нажатия всплывает окно “Отмена мероприятия”. В окне администратор должен указать причину отмены мероприятия. После этого нужно нажать кнопку Отменить мероприятие.
Введённый в поле текст причины будет отправлен в уведомлении и рассылке об отмене. После отмены мероприятия осуществляется поиск всех связей текущего мероприятия с квестами через материал-мероприятие для студента в квесте. Данные связи аннулируются. После этого осуществляется поиск новых записей пользователей на будущие мероприятия с регистрацией. Если пользователь является студентом квеста, в котором есть материал-мероприятие не связанное с фактическим мероприятием, и у этого материала-мероприятия совпадают категория и/или шаблон с категорией и/или шаблоном фактического мероприятия, на которое записался данный пользователь, то фактическое мероприятие связывается с материалом-мероприятием из квеста.

Важно: действие невозможно отменить.

Поп-ап Отмена мероприятия
(1) Поле Причина отмены мероприятия; (2) Кнопка Отменить мероприятие

Внешний вид кнопки после Отмены мероприятия

Автоматическая рассылка об отмене

Автоматическая рассылка о причине отмены мероприятия

Автоматическая рассылка об отмене мероприятия с указанием причины отмены отправляется всем участникам мероприятия сразу же после того, как администратор отменил его в административной части портала.

Текст рассылки “Мероприятие отменено” можно редактировать в разделе Рассылка - Рассылки. Он будет отображаться во всех автоматических рассылках об отмене мероприятия.
Текст по умолчанию размещён ниже, в разделе Рассылка о мероприятии.

Уведомления об отмене

Уведомление об отмене мероприятия

Пользователь получает уведомление об отмене мероприятия сразу же после того, как администратор отменил его в административной части портала.

Как создать шаблон мероприятия

Перейдите на вкладку “Шаблоны мероприятий“ на странице раздела Контент - Мероприятия.

Откроется страница с кнопкой «Добавить» для создания шаблона мероприятия и таблица со всеми ранее созданными шаблонами на портале с информацией:

• ID – уникальный номер шаблона мероприятия и статус активности

• Название – активная ссылка на страницу редактирования

Доступные действия на странице:

• Поиск - поиск мероприятия по названию или id

• Фильтрация - стандартный фильтр по состоянию (активные\неактивные записи)

Нажмите на кнопку «Добавить» для создания шаблона мероприятия.

Созданные активные шаблоны используются для создания мероприятий на основе шаблонов. При создании и редактировании шаблона мероприятия страница содержит те же поля и вкладки, что и при создании мероприятия, но с некоторыми отличиями.

Отличия страницы настройки шаблона от страницы настройки мероприятия:

• На вкладке “Регистрация“ нет полей для выбора дат регистрации

• Отсутствует вкладка “Участники”

• Присутствует вкладка “Конфигурация“, на которой с помощью переключателей можно настроить поля и вкладки, которые будут доступны для изменений при создании мероприятия по данному шаблону

Вкладка “Конфигурация“

На вкладке “Конфигурация“ можно выделить две группы переключателей:

• Заблокированный для пользователя переключатель – у администратора нет возможности изменять состояние переключателя

• Доступный пользователю переключатель во включенном/отключенном состоянии – пользователь может изменять состояние переключателя

Название переключателей для вкладок выделены полужирном шрифтом, а название переключателей для полей отображаются обычным шрифтом.

Если переключатель во включенном состоянии, то при создании мероприятия по данному шаблону у администратора будет возможность редактировать соответствующую вкладку или поле.

Если переключатель в отключенном состоянии, то при создании мероприятия по данному шаблону у администратора такой возможности не будет, поле или все поля на соответствующей вкладке будут заблокированы.

• Раздел для полей вкладки Контент — отображаются наименования всех полей вкладки, кроме Название шаблона и Шаблон мероприятия активен. Для каждого поля доступен переключатель активности, по умолчанию все переключатели в состоянии Включено.

  Важно: если поле не заполнено в шаблоне его невозможно сделать не заполняемым, актуально для полей: Название мероприятия, Кратко и Текст.

• Раздел для полей вкладки Регистрация — отображаются наименования всех полей вкладки. Для каждого поля доступен переключатель активности, по умолчанию все переключатели в состоянии Включено.

• Раздел для вкладки Награды — отображается наименование раздела Награды. Переключатель доступен для изменений, по умолчанию в состоянии Выключено.

• Раздел для вкладки Опрос — отображается наименование раздела Опрос. Переключатель доступен для изменений, по умолчанию в состоянии Включено.

• Раздел для вкладки Доступ — отображается наименование раздела Доступ. Переключатель доступен для изменений, по умолчанию в состоянии Включено.

• Раздел для вкладки Встречи — отображается наименование раздела Встречи. Переключатель доступен для изменений, по умолчанию в состоянии Включено.

Как восстановить мероприятие

Переход на страницу редактирования удаленного мероприятия происходит по клику на название мероприятия в общем списке. Страница редактирования мероприятия совпадает по структуре со страницей неудаленного мероприятия, но все поля на всех вкладках доступны только для просмотра.

Для восстановления мероприятия, необходимо нажать на кнопку Восстановить

При нажатии на кнопку мероприятие восстанавливается из удалённых и появляется в списке мероприятий как неактивное и неудаленное. Все ранее заполненные поля сохраняются (в том числе поля с доступами, участниками и сроком мероприятия)

Отчётность по мероприятиям 

Информация по Мероприятиям формируется в отчётность по мероприятиям.

Мероприятия. Отчёт по выбранному мероприятию

Используйте кнопку «Выгрузить отчёт» чтобы получить Индивидуальную отчётность по мероприятиям.

В отчёте доступен Фильтр по Названию мероприятия: в нем удобно искать мероприятия по названию или id.

(1) Фильтр по названию мероприятия; (2) Поиск мероприятия для фильтрации по id; (3) Найденные мероприятия в формате: [id] Название мероприятия

Пример столбцов отчёта:

где:

1. ID — ID пользователя

2. Поля из конструктора полей - все поля из конструктора полей, которые отмечены как выводимые в отчёты (см. подробнее раздел Конструктор полей)

3. Добавил в избранное

   1. Да

   2. Нет

4. Записался на мероприятие

   1. Да

   2. Нет

5. Статус записи – возможные статусы: 

   1. Ожидает подтверждения

   2. Отклонена

   3. Подтверждена

6. Посетил мероприятие

   1. Да

   2. Нет

7. Столбец «Время на мероприятии (ЧЧ:ММ:СС)» - время в формате ЧЧ:ММ:СС, которое сотрудник провел на встрече.
   Столбец заполняется только для пользователей, для которых применима механика автоматической фиксации, подробное описание в разделе Автоматическая фиксация посещения мероприятия.

   Важно: cтолбец не будет появляться, если мероприятие, по которому выгружается отчёт не является встречей в Zoom

8. Оценка мероприятия - значение выбранного смайла в шкале

9. Дата и время прохождения оценки мероприятия – дата выбора смайла в шкале при оценки мероприятия. Отображается только, если для мероприятия включена оценка (настройка Активность опроса во вкладке Опрос при настройке)

10. Дата и время прохождения опроса – дата прохождения прикреплённого опроса. Отображается только, если к мероприятию были добавлены вопросы во вкладке Опрос при настройке мероприятия

11. Вопрос №{порядковый номер вопроса} ({текст вопроса}) ({тип вопроса}) – ответ пользователя, в зависимости от типа вопроса (Шкала, Открытый, Стандартный). Данные поля под вопросы отображаются только, если к мероприятию были добавлены вопросы во вкладке Опрос при настройке мероприятия. Если добавленные вопросы были удалены или удалены и добавлены новые, то при формировании отчёта будут отображаться только те что новые, без сохранения информации по старым ответам.

12. Комментарий к вопросу №{порядковый номер вопроса} — если при создании вопроса был активен чек-бокс Комментарий к ответу

13. Столбец Баллы за прохождение будет в отчёте по мероприятию, за прохождение которого назначена награда.

Фильтры отчёта:

• По дате проведения

• Мероприятие. Обязательное поле.

• Дополнительное поле с выбором пользователя или других полей, выводимых в отчёт. Необязательное поле.

Мероприятия. Сводный отчёт по мероприятиям

Так же мы решили, что полезной будет Сводная отчётность по мероприятиям.

, где:

1. ID – ID пользователя

2. Название мероприятия

3. Дата проведения

4. Статус мероприятия:

   1. Если мероприятие отменено (заполнена причина отмены мероприятия):

      1. Отменено

   2. Если мероприятие не отменено:

      1. Не началось – время и дата начала мероприятия больше текущей

      2. Началось – текущие время и дата больше даты начала, но меньше даты окончания мероприятия

      3. Завершено – дата окончания мероприятия меньше текущей

5. Количество записавшихся пользователей

6. Количество посетивших мероприятие

7. Количество добавлений в избранное

8. Ответственный за мероприятие – выводится ФИО пользователя, указанного в поле “Ответственный за мероприятие”.

9. Средняя оценка мероприятия – формируется на основе оценок (выбранных смайлов) от пользователей. Считается как среднее арифметическое оценок мероприятия, то есть сумма всех оценок мероприятия / количество пользователей, оценивших мероприятие.

   • Если оценка по шкале смайлов не была проставлена пользователем, то это не учитывается при подсчёте средней оценки.

   • Результат округляется до десятых.

10. Количество пользователей прошедших оценку

11. Количество пользователей прошедших опрос

Фильтры в отчёте:

• По дате проведения

Мероприятия. Сводная информация по шаблону мероприятия «Название шаблона»

Столбцы в отчёте:

, где:

• ID мероприятия

• Название мероприятия

• Дата проведения

• Статус мероприятия

• Ответственный за мероприятие

• ID пользователя

• Поля из конструктора полей (выводимые в отчёт). Особенность для поля Отдел: если пользователь является сотрудником нескольких отделов, все они отображаются через запятую

• Записался на мероприятие

• Посетил мероприятие

• Баллы за посещение

• Оценка мероприятия — значение выбранного смайла в шкале из мероприятия, созданного по шаблону мероприятия.

  • Если у шаблона мероприятия, по которому создано мероприятие, опрос отключён, то ячейка не заполняется (пуста).

• Дата и время прохождения оценки мероприятия — дата и время выбора смайла в шкале при оценке мероприятия, созданного по шаблону мероприятия.

  • Если у шаблона мероприятия, по которому создано мероприятие, опрос отключён, то ячейка не заполняется (пуста).

• Дата и время прохождения опроса – дата и время прохождения опроса мероприятия, созданного по шаблону мероприятия.

  • Если у шаблона мероприятия, по которому создано мероприятие, нет добавленных вопросов (нет опроса), то ячейка не заполняется (пуста).

• Вопрос №{порядковый номер вопроса} ({текст вопроса}) ({тип вопроса}) — ответ пользователя, в зависимости от типа вопроса (Шкала, Открытый, Стандартный).

  • Учитываются вопросы и данные по ним из самого шаблона мероприятия — то есть, если в мероприятии, которое создано из шаблона, изменили список вопросов: редактировали вопросы / удаляли / добавляли новые, то эти изменения не попадают в текущий отчёт.

    • Если в шаблоне мероприятия вопросы были удалены / удалены и добавлены новые, то при формировании отчёта будут отображаться только новые (текущие существующие в шаблоне), без сохранения информации по старым ответам.

  • Данные поля под вопросы отображаются только, если в шаблоне мероприятия включён опрос.

• Комментарий к вопросу №{порядковый номер вопроса} — если при создании вопроса был активен чек-бокс Комментарий к ответу

  • Учитываются вопросы и данные по ним из самого шаблона мероприятия — то есть, если в мероприятии, которое создано из шаблона, изменили список вопросов: редактировали вопросы / удаляли / добавляли новые, то эти изменения не попадают в текущий отчёт.

    • Если в шаблоне мероприятия вопросы были удалены / удалены и добавлены новые, то при формировании отчёта будут отображаться только новые (текущие существующие в шаблоне), без сохранения информации по старым ответам.

  • Данные поля под вопросы отображаются только, если в шаблоне мероприятия включён опрос.

Фильтры отчёта:

• Дополнительное поле: Шаблон мероприятий — одиночный выбор из списка всех созданных шаблонов мероприятий. Обязательное поле.

• Стандартный фильтр по полям из конструктора полей (выводимым в фильтры)

• Дата проведения мероприятия — С (Дата начала мероприятия) – По (Дата окончания мероприятия)

Отображается информация как по прошедшим, так и по будущим мероприятиям.

Рассылка о мероприятии

Рассылка о мероприятии работает автоматически.

В таблице описано какие письма будут приходить участникам и узнать в каких случаях участники их получат.

Уведомления о мероприятии

Уведомление о предварительном опросе мероприятия

Механика уведомления:

• Если для активного мероприятия включён опрос, то за 15 минут до завершения мероприятия участникам отправляется уведомление. Если мероприятие отменено, то уведомления отправляться не будет.

• Текст уведомления: Оцените прошедшее мероприятие «{название мероприятия}», где название мероприятия — ссылка на страницу мероприятия

Уведомление об опросе по прошедшему мероприятию

Механика уведомления:

• Если для активного мероприятия включён опрос и с момента завершения прошло не больше 2 дней и участник ещё не прошёл опрос, то отправляется уведомление. Если мероприятие отменено, то уведомления отправляться не будет.

• Текст уведомления: Оцените прошедшее мероприятие «{название мероприятия}», где название мероприятия — ссылка на страницу мероприятия

Уведомление об одобрении заявки на мероприятие

Механика уведомления:

• Если мероприятие с регистрацией, без подтверждения регистрации - уведомление отправляется пользователю в тот момент, когда он отправляет заявку на участие в мерояприятии

• Если мероприятие с регистрацией, с подтверждением регистрации - уведомление отправляется пользователю в тот момент, когда подтверждают его заявку на участие в мероприятии

• Текст уведомления: "Ваша заявка на мероприятие «{название мероприятия}» одобрена”, где {название мероприятия} - ссылка на страницу мероприятия в публичной части портала

Уведомление об отмене мероприятия

Механика уведомления:

• Уведомление отправляется участникам мероприятия и ответственным после сохранения причины отмены мероприятия

• Текст уведомления: "Мероприятие «{название мероприятия}» отменено по причине: {причина отмены}”, где {название мероприятия} - ссылка на страницу мероприятия в публичной части портала, {причина отмены} - причина отмены мероприятия, указанная при регистрации отмены, подробнее в разеделе Механика отмены мероприятий.

Обучающее видео