Модуль Фотоотчёты позволяет упростить проведение проверок по визуальному мерчандайзингу для контроля соблюдения инструментов, правил и приёмов принятых в магазине.

С помощью модуля процесс становится более удобным для всех сторон, принимающих участие в нём за счёт комплексного подхода к проверкам по визуальному мерчендайзингу. Модуль может использоваться на всех этапах проверки — от формирования критериев проверки и шаблонов фотоотчётов для проверки до заполнения этих фотоотчётов, проверки готовых фотоотчётов, выдачи обратной связи и сбора статистики по проверкам.

Модуль Фотоотчёты доступен в веб-версии платформы и в мобильном приложении, то есть им можно воспользоваться на любом устройстве: компьютере, ноутбуке, планшете или мобильном телефоне.

Модуль предназначен для основных участников процесса подготовки и проверки по визуальному мерчендайзингу:

• Для сотрудников проверяемых отделов

• Для руководителей проверяемых отделов

• Для проверяющих

• Для администраторов — отвечают за конфигурацию модуля в административной панели и модерацию комментариев при необходимости

1. В админпанели администратор настраивает модуль для работы:

   • Формирует список проверяемых отделов и их проверяющих

   • Создаёт критерии оценки фотографий

   • Создаёт шаблоны фотоотчётов, которые потом будут доступны в публичной части проверяющим и проверяемым

   • Добавляет инструкцию для пользователей о правилах взаимодействия с модулем

2. В публичной части проверяемые на основе выбранного шаблона фотоотчёта создают фотоотчёт, дают ему название и заполняют его фотографиями. По готовности отправляют на проверку.

3. В публичной части проверяющий оценивает фотографии по критериям, по каждой фотографии выносит итоговое решение — принято или возвращено на доработку.

   • По итогу принимает фотоотчёт. При необходимости, если есть хотя бы одно фото на доработку — отправляет весь фотоотчёт на доработку.

4. В публичной части проверяемые, если фотоотчёт вернули на доработку, вносят правки и отправляют фотоотчёт на повторную проверку.

5. Итерации проверок и доработок повторяются до тех пор, пока проверяющий не примет весь фотоотчёт.

Для работы с модулем администраторам необходимо:

1. Настроить разрешения ролей для работы с модулем

2. Сформировать список проверяемых отделов и их проверяющих

3. Наполнить базу критериев, необходимых для оценки фото проверяющими

4. Создать шаблоны фотоотчётов, по которым проверяемые отделы будут создавать фотоотчёты для проверки и заполнять их

5. Также администратору нужно заполнить правила оценки фотоотчётов

В зависимости от роли пользователя в модуле ему доступен определенный интерфейс: проверяемого, проверяющего, руководителя или администратора. Вот как это работает:

Если у пользователя одна роль, то ему доступна одна вкладка, соответствующая его роли:

• Интерфейс проверяемого — вкладка Мои фотоотчёты

• Интерфейс проверяющего — вкладка Проверка фотоотчётов

• Интерфейс руководителя — вкладка Моя команда

• Интерфейс администратора — вкладка Управление фотоотчётами

Пользователи могут выполнять действия в рамках своей роли в модуле.
Подробнее: Фотоотчёты | Настройка разрешений ролей для работы с модулем

Если у пользователя несколько ролей, то ему доступны вкладки в зависимости от его ролей:

Если у пользователя несколько ролей, ему доступны действия всех его ролей в модуле, независимо от того, с какой вкладки он пришел к нужному фотоотчёту.

Во вкладке находятся отделы, в которых пользователь является сотрудником и / или руководителем. Эти такие отделы, которым доступен хотя бы один шаблон фотоотчёта, а также те, в которых ранее был создан хотя бы один фотоотчёт, даже если сейчас нет доступных шаблонов.

Здесь находится список отделов, отсортированный по дате последнего изменения — от новых к старым. По нажатию на отдел происходит переход к экрану отдела.

Чтобы быстро найти нужный отдел, можно использовать поиск по названию отдела.

Если в любом из фотоотчётов отдела изменился статус или добавился новый комментарий, рядом со строкой отображается маркер обновлений. Маркер пропадёт при переходе к экрану отдела.

На экране выводятся созданные отделом фотоотчёты, а также видна основная информация о проверяемом отделе.

Общая информация по отделу:

• Указано полное название отдела, его руководитель, а также иконка подсказки для вызова всплывающего окна с правилами оценки фотоотчётов.

• Также можно увидеть, кто является проверяющими отдела. Если проверяющих больше одного, то их всех можно посмотреть во всплывающем окне по нажатию на количество проверяющих. Порядок проверяющих в списке такой же, как в админпанели во вкладке Проверяемые отделы.

На экране есть список фотоотчётов, которые когда-либо были созданы данным отделом. По умолчанию, они отсортированы по дате создания, начиная с самых новых. По каждому фотоотчёту выводится:

• Название фотоотчёта ведёт на экран фотоотчёта отдела

• Описание шаблона (если задано)

• Даты проведения — либо период от даты создания до дедлайна (если указан дедлайн в шаблоне), либо только дата создания

• Текущий статус фотоотчёта

Для удобной работы и быстрого поиска нужного фотоотчёта вы можете:

• Искать фотоотчёты по названию

• Фильтровать фотоотчёты по одному из статусов: В работе, Проверка, Доработка или Завершено.

Если в любом из фотоотчётов отдела изменился статус или добавился новый комментарий, рядом со строкой отображается маркер обновлений. Маркер пропадёт при переходе к экрану фотоотчёта отдела.

Также, если у вас есть права на создание фотоотчётов в отделе, вы увидите кнопку Создать фотоотчёт.
Если кнопка создания фотоотчёта неактивна, значит, в данный момент нет доступных шаблонов для создания фотоотчётов. Создание фотоотчёта происходит во всплывающем окне, в котором нужно:

• Выбрать шаблон, на основе которого будет создан фотоотчёт

• Указать название фотоотчёта. Может быть введено до 80 символов.

• Также, если в шаблоне указан дедлайн, то вы увидите подсказку о рекомендуемых сроках работы над фотоотчётом.

Экран фотоотчёта разделён на зоны и подзоны, согласно шаблону по которому был создан фотоотчёт. При заполнении фотоотчёта фото необходимо загружать в нужную зону или подзону.

Фотоотчёт можно заполнять одновременно несколькими сотрудниками, и их фотографии не будут перезаписываться.

Общее о фотоотчёте

Отображается текущий статус фотоотчёта, даты проведения, название и описание фотоотчёта, когда фотоотчёт завершён, отображается общая оценка в формате N.NN.
Пока фотоотчёт в статусе В работе, название можно редактировать, нажмав на иконку редактирования рядом с названием.

В зависимости от статуса фотоотчёта проверяемому доступны разные действия:

• В статусе В работе:

  • Кнопка Отправить на проверку доступна для нажатия, когда загружены фото во все зоны и подзоны.

  • Кнопка Очистить мои фото активируется, если вы загрузили хотя бы одно фото. При очистке фото из фотоотчёта удаляются только те, которые загрузили именно вы.

• В статусе Доработка кнопка Отправить на проверку активна, когда все фотографии со статусом будут исправлены.

• В статусах Проверка и Завершено нет доступных кнопок действий по кнопкам.

Навигация по фотоотчёту

Каждая зона фотоотчёта представлена в виде вкладки с названием зоны. Если в зоне есть хотя бы одна фотография, отображается её статус. Также можно во всплывающем окне можно посмотреть весь список зон и подзон с их текущими статусами и прямо из окна перейти к нужной зоне или подзоне.

Для быстрого поиска фотографий удобно использовать фильтр по статусу фото. Фильтр применяется сразу для всех вкладок фотоотчёта и в каждой вкладке остаются только фото в своих зонах и подзонах, которые соответствуют выбранному статусу в фильтре. Если ни одного фото в выбранном статусе нет в подзоне или целой зоне, то такая область не выводится вообще.

Заполнение фотоотчёта

На экране фотоотчёта фотографии распределены по зонам и подзонам, и в каждой располагаются по дате и времени загрузки — от новых к старым. Механика работы с фото в этих областях одинаковая.
Вы можете видеть статус зоны или подзоны, если в ней есть фотографии.

• Как загрузить фото:

• После загрузки фото:

В окне фотографии вы можете управлять изображениями и оставлять комментарии. Окно фотографии состоит из двух частей: область просмотра фото и рабочая область с вкладками Оценка фото и Комментарии.

Область просмотра фото

В области фото отображается выбранное изображение. Вы можете видеть текущий статус фотографии и её оценку в формате N.NN, если фото уже проверено. Если есть предыдущее или следующее фото, выводятся кнопки со стрелками для переключения между фотографиями в рамках одной зоны или подзоны.

Чтобы удалить фотографию, нажмите на иконку удаления. Это доступно только для фотографий со статусом Новое. Удалять можно только фото, которые загрузили именно вы.

Рабочая область с вкладками

Сверху в окне указано название зоны и подзоны (если фото загружено в подзону), в которой находится фотография.

• Оценка фото

• Вкладка Комментарии

Эта вкладка аналогична вкладке Мои фотоотчёты в интерфейсе проверяемого, но с некоторыми исключениями:

• Доступные отделы: В списке видны отделы любой вложенности, подчинённые руководителю:

  • Которым доступен хотя бы один шаблон фотоотчёта.

  • А также те, в которых ранее был создан хотя бы один фотоотчёт, даже если сейчас нет доступных шаблонов.

Этот экран также идентичен экрану отдела в интерфейсе проверяемого с некоторыми дополнениями:

• Создание фотоотчётов: Кнопка Создать фотоотчёт доступна, если для роли пользователя включено разрешение создания фотоотчётов. Руководитель может создавать фотоотчёты для своего отдела и взаимодействовать с ними как проверяемый.

• Удаление фотоотчётов: Для фотоотчётов в статусе В работе из контекстного меню руководителю доступно удаление фотоотчётов.

Руководитель может взаимодействовать с фотоотчётами своих подчинённых отделов, создавать новые фотоотчёты и удалять существующие при необходимости.

Экран фотоотчёта для руководителя практически идентичен экрану фотоотчёта для проверяемого, но с некоторыми дополнительными возможностями:

• Удаление фотоотчётов: Для фотоотчётов в статусе В работе в блоке информации о фотоотчёте отображается иконка меню . Нажав на неё, можно выбрать действие удаления фотоотчёта.

• Скачивание фотоотчёта в PDF: Для фотоотчётов в статусе Завершено в блоке общей оценки фотоотчёта есть ссылка Скачать фотоотчёт в формате PDF. По нажатию на неё руководитель может скачать PDF-файл с текущим фотоотчётом.

• Создание фотоотчётов: Если для руководителя включено разрешение создания фотоотчётов, то он может создавать фотоотчёты для своего отдела и взаимодействовать с ними как проверяемый.
  Если же это разрешение отключено, руководитель может только просматривать фотоотчёты и добавлять комментарии. В этом случае не отображаются кнопки действий с фотоотчётом и поля для загрузки фото.

Окно фотографии для руководителя аналогично окну фотографии для проверяемого, но с дополнительными функциями:

• Вкладка Оценка фото: Идентична вкладке для проверяемого. При этом, если для пользователя-руководителя включено разрешение на создание фотоотчётов, то он может работать с фотографиями так же, как и проверяемый.
  Если эта функция отключена, он может только просматривать и комментировать фото.

• Вкладка Комментарии: Если для пользователя-руководителя включено разрешение на создание фотоотчётов, у него будут те же возможности, что и у проверяемого: добавление, удаление и редактирование своих комментариев, а также загрузка новой версии фотографии и отправка на проверку исправленного.
  Если эта возможность отключена, он сможет только просматривать и комментировать фото. Блок для загрузки новой версии фотографии не отображается.

Эта вкладка аналогична вкладке Мои фотоотчёты в интерфейсе проверяемого, но с некоторыми исключениями:

• Доступные отделы: Выводятся все отделы, за которыми пользователь закреплён в качестве проверяющего:

  • Которым доступен хотя бы один шаблон фотоотчёта.

  • А также те, в которых ранее был создан хотя бы один фотоотчёт, даже если сейчас нет доступных шаблонов.

Этот экран идентичен экрану отдела в интерфейсе проверяемого, но на нём нет кнопки создания фотоотчёта, то есть проверяющий не может создать фотоотчёты в отделе, за которым он закреплён.

Экран проверки фотоотчёта для проверяющего также идентичен экрану фотоотчёта для проверяемого, но со следующими отличиями:

• Кнопки действий с фотоотчётом для проверяющего:

  • В статусах фотоотчёта В работе, Доработка и Завершено — нет кнопок.

  • В статусе Проверка есть:

    • Кнопка Отправить на доработку: Становится активной, если есть хотя бы одно фото со статусом Доработка. Нажав на кнопку и подтвердив действие, фотоотчёт будет отправлен проверяемым обратно на доработку.

    • Кнопка Подтвердить выполнение: Кнопка отображается, когда все фото имеют статус . По нажатию на кнопку и подтверждению этого действия весь фотоотчёт считается завершённым.

• Скачивание фотоотчёта в PDF: Для фотоотчётов в статусе Завершено в блоке общей оценки фотоотчёта есть ссылка Скачать фотоотчёт в формате PDF. По нажатию на неё руководитель может скачать PDF-файл с текущим фотоотчётом.

• Просмотр и комментирование: Вне зависимости от разрешения на создание фотоотчётов, если проверяющий не является сотрудником отдела, ему доступен только просмотр, проверка и комментирование фото. Поля для загрузки фото не отображаются.

Окно фотографии для проверяющего схоже с окном фотографии для проверяемого, но с дополнительными возможностями и ограничениями:

• Вкладка Оценка фото:

  • Для фото в статусе отображается список критериев для оценки фото, доступных для выбора. Выбор критериев является необязательным.
    А также доступны две кнопки, по нажатию на которые фото переходит в соответствующий статус, состояние критериев фиксируется, и появляется блок с оценкой фото.
    Фотографию можно принять даже без выбора критериев.
    ↓

  • Для фото в статусе и (первая итерация проверки) выводятся критерии в зафиксированном ранее состоянии — зелёный с галочкой означает, что критерий выбран, красный с крестиком — не выбран.
    Также доступна одна кнопка Изменить оценку — она отображается, когда решение по фото уже вынесено и весь фотоотчёт находится в статусе Проверка. Нажав на кнопку, можно изменить выбор критериев и повторно выбрать отправить на доработку или подтвердить фото.
    ↓

  • Для фото в статусе кнопки Отправить на доработку и Подтвердить доступны, но изменить выбор критериев нельзя.
    ↓

  • Для фото в статусе (повторная итерация проверки) кнопки Отправить на доработку и Подтвердить доступны, но изменить выбор критерии нельзя.
    ↓

  • Для фото в статусе (повторная итерация проверки) кнопки действий не выводятся и изменить выбор критериев нельзя.

• Вкладка Комментарии: во вкладке доступны аналогичные возможности, что и для проверяемого, за исключением загрузки новой версии фото — блок загрузки новой версии фотографии не отображается.

Эта вкладка аналогична вкладке Мои фотоотчёты в интерфейсе проверяемого, но с некоторыми исключениями:

• Доступные отделы: Выводятся все отделы платформы, которые имеют хотя бы один доступный шаблон фотоотчёта или хотя бы один созданный фотоотчёт по шаблону, даже если сейчас нет доступных шаблонов.

• Маркер обновлений: Отображается, если в любом из фотоотчётов отдела изменился статус. Маркер пропадает при переходе к экрану отдела.

Этот экран также идентичен экрану отдела в интерфейсе проверяемого с некоторыми дополнениями:

• Кнопка создания фотоотчёта: Не отображается.

• Маркер обновлений: Появляется, если у фотоотчёта изменился статус, и пропадает при переходе к экрану фотоотчёта.

• Меню действий: У каждого фотоотчёта в любом статусе отображается иконка меню . Нажав на неё, можно выбрать действие удаления фотоотчёта.

Этот экран идентичен экрану фотоотчёта для проверяемого, но с некоторыми отличиями:

• Меню действий: Для фотоотчётов с любым статусом в блоке информации о фотоотчёте отображается иконка меню . Нажав на неё, можно выбрать действие удаления фотоотчёта.

• Скачивание фотоотчёта в PDF: Для фотоотчётов в статусе Завершено в блоке общей оценки фотоотчёта есть ссылка Скачать фотоотчёт в формате PDF. По нажатию на неё администратор может скачать PDF-файл с текущим фотоотчётом.

• Доступные действия: Если администратор не является сотрудником отдела и при этом у него не включено разрешение на создание фотоотчётов, то ему доступен только просмотр фотоотчёта и удаление комментариев. В этом случае не отображаются кнопки действий с фотоотчётом и поля для загрузки фото.

Окно фотографии для администратора аналогично окну фотографии для проверяемого, но с несколькими исключениями:

• Вкладка Оценка фото: Вкладка идентична вкладке для проверяемого. При этом, если администратор не является сотрудником отдела, то вне зависимости от разрешения на создание фотоотчёта, в этом отделе ему доступен только просмотр фото и удаление комментариев.

• Вкладка Комментарии: Администратор может удалять любые комментарии. При этом писать и редактировать комментарии, а также использовать блок загрузки новой версии фотографии он может в фотоотчётах отдела, где он является сотрудником и если у него есть разрешение на создание фотоотчётов.

Для проверяющего, руководителя и администратора в фотоотчёте со статусом Завершено доступна ссылка Скачать фотоотчёт в формате PDF. При нажатии на эту ссылку запускается процесс генерации и последующего скачивания PDF-файла с текущим фотоотчётом.

Содержание PDF фотоотчёта:

Два блока с общей информацией есть на каждой странице PDF:

• Об отделе: название отдела, руководитель отдела и проверяющие.

• О фотоотчёте: статус фотоотчёта, даты проведения, название, описание фотоотчёта и его оценка.

Также есть блоки с деталями по каждому фото фотоотчёта (по 2 блока фото на странице): показано само фото, где оно находится — зона и подзона (если есть), оценка фото и список критериев фото, по которым видно — зелёный с галочкой для выбранных критериев, красный с крестиком для невыбранных.

В мобильном приложении отправляются пуш-уведомления о событиях, происходящих в модуле.

Для модуля предусмотрены отчёты:

• Сводный отчёт по фотоотчётам

• Отчёт по выбранному фотоотчёту

• Сводный отчёт по фотографиям в фотоотчётах