Модуль Фотоотчёты позволяет упростить проведение проверок по визуальному мерчандайзингу для контроля соблюдения инструментов, правил и приёмов принятых в магазине.

С помощью модуля процесс становится более удобным для всех сторон, принимающих участие в нём за счёт комплексного подхода к проверкам по визуальному мерчендайзингу. Модуль может использоваться на всех этапах проверки — от формирования критериев проверки и шаблонов фотоотчётов для проверки до заполнения этих фотоотчётов, проверки готовых фотоотчётов, выдачи обратной связи и сбора статистики по проверкам.

Модуль Фотоотчёты доступен в веб-версии платформы и в мобильном приложении, то есть им можно воспользоваться на любом устройстве: компьютере, ноутбуке, планшете или мобильном телефоне.

Модуль предназначен для основных участников процесса подготовки и проверки по визуальному мерчендайзингу:

• Для сотрудников проверяемых отделов

• Для руководителей проверяемых отделов

• Для проверяющих

• Для администраторов — отвечают за конфигурацию модуля в административной панели и модерацию комментариев при необходимости

1. В админпанели администратор настраивает модуль для работы:

   • Формирует список проверяемых отделов и их проверяющих

   • Создаёт критерии оценки фотографий

   • Создаёт шаблоны фотоотчётов, которые потом будут доступны в публичной части проверяющим и проверяемым

   • Добавляет инструкцию для пользователей о правилах взаимодействия с модулем

2. В публичной части проверяемые на основе выбранного шаблона фотоотчёта создают фотоотчёт, дают ему название и заполняют его фотографиями. По готовности отправляют на проверку.

3. В публичной части проверяющий оценивает фотографии по критериям, по каждой фотографии выносит итоговое решение — принято или возвращено на доработку.

   • По итогу принимает фотоотчёт. При необходимости, если есть хотя бы одно фото на доработку — отправляет весь фотоотчёт на доработку.

4. В публичной части проверяемые, если фотоотчёт вернули на доработку, вносят правки и отправляют фотоотчёт на повторную проверку.

5. Итерации проверок и доработок повторяются до тех пор, пока проверяющий не примет весь фотоотчёт.

Для работы с модулем администраторам необходимо:

1. Настроить разрешения ролей для работы с модулем

2. Сформировать список проверяемых отделов и их проверяющих

3. Наполнить базу критериев, необходимых для оценки фото проверяющими

4. Создать шаблоны фотоотчётов, по которым проверяемые отделы будут создавать фотоотчёты для проверки и заполнять их

5. Также администратору нужно заполнить правила оценки фотоотчётов

Доступ к модулю имеют пользователи у роли, которых включены какие-либо разрешения для модуля Фотоотчёты. Каждое разрешение предоставляет определённый набор прав для взаимодействия с модулем (описано ниже).

Настроить разрешения ролей можно так:

1. В административной части перейдите пункт меню Пользователи → подпункт Роли.

2. На открывшейся странице находится список ролей платформы. Найдите нужные роли, пользователи с которыми будут принимать участие в процессе работы в модуле Фотоотчёты и включите необходимые разрешения для каждой роли. Если нужной роли нет в списке, то создать новую роль можно по кнопке Добавить.

3. Проверьте, что соответствующие роли присвоены всем планируемым пользователям-участникам процесса.

• Администратор — стандартная системная роль

• Сотрудник и Руководитель — иерархические роли по структуре компании

• Проверяющий — не системная или иерархическая роль, а любой пользователь платформы, у роли которого включено разрешение Фотоотчёты — Публичная часть

Управление модулем в админпанели находится в меню Оценка → Фотоотчёты.

Состоит из вкладок:

• Шаблоны фотоотчётов

• База критериев

• Отделы

• Инструкция

Вкладка предназначена для управления шаблонами фотоотчётов. Здесь доступно: создание, удаление / восстановление, копирование, редактирование, активация / деактивация шаблона фотоотчёта.

Активные шаблоны из этого списка используются в публичной части для создания фотоотчётов по выбранному шаблону.

Здесь находится:

• Кнопка Добавить — для создания шаблона фотоотчёта

• Список шаблонов фотоотчётов — для каждого шаблона указан его ID и название.
  Цвет ID обозначает:

  • Зелёный — элемент активен

  • Серый — неактивен

  • Красный — удалён

Для быстрого поиска нужного шаблона в списке можно использовать:

• Поиск по названию шаблона фотоотчёта

• Фильтрацию по следующим признакам шаблонов:

  • Активные

  • Неактивные

  • Удалённые

При переходе к этой вкладке по умолчанию выводятся активные и неактивные шаблоны вместе.

Шаблоны в списке можно массово:

• Активировать

• Деактивировать

• Копировать

• Удалить

Чтобы совершить массовое действие сразу с несколькими шаблонами, отметьте в списке нужные шаблоны или сразу все на текущей странице, затем в блоке Действия выберите интересующее действие и нажмите кнопку Выполнить.

Чтобы создать шаблон, нажмите на кнопку Добавить во вкладке Шаблоны фотоотчётов, а чтобы редактировать шаблон — нажмите на его название. По нажатию откроется страница создания / редактирования шаблона фотоотчёта, которая состоит из двух вкладок:

• Контент (открывается по умолчанию)

• Зоны и подзоны

Основные кнопки (сквозные для обеих вкладок):

• Сохранить: Проверяет, заполнены ли все обязательные поля на обеих вкладках и правильно ли заполнены поля. Если все в порядке, данные сохраняются, и вы переходите на страницу списка шаблонов фотоотчётов. В случае ошибок появятся соответствующие сообщения.

• Применить: Работает так же, как и Сохранить, но остаётся на текущей странице, чтобы вы могли продолжить работу.

• Копировать (только при редактировании): Создает копию текущего шаблона с новым названием, включающим слово «Копия». Все поля заполняются так же, как в оригинале, и вы можете сразу начать редактировать новый шаблон.

• Отменить: Отменяет все внесенные изменения и обновляет страницу.

• Удаление / Восстановление (только при редактировании):

  • Удалить: Показывает окно с подтверждением удаления. Если вы подтвердите, шаблон будет помечен как удалённый и больше не будет доступен для использования. После этого вы вернетесь на страницу списка шаблонов.

  • Восстановить: Восстанавливает удалённый шаблон и делает его доступным для редактирования, но неактивным.

Во этой вкладке можно заполнить общую информацию для шаблона и настроить его. Для этого есть поля:

1. Название шаблона фотоотчета — обязательно поле, может быть введено до 80 символов. Это название будет отображаться в административной и публичной частях при выборе шаблона для создания фотоотчёта.

2. Шаблон фотоотчёта активен — установите или снимите , чтобы включить или выключить отображение шаблона в публичной части. По умолчанию галочка установлена.

   • Если галочка установлена, шаблон будет доступен для выбора пользователями.

   • Если галочка снята, шаблон станет недоступным для взаимодействия, но фотоотчёты, созданные по нему до деактивации, останутся доступными.

3. Описание фотоотчета — необязательное поле, может быть введено до 240 символов. Описание будет видно в публичной части после создания фотоотчёта.

4. Проверяемые отделы — необязательное для заполнения поле, в котором можно указать каким отделам будет доступен шаблон для создания фотоотчёта по нему. Отделы для выбора здесь берутся из вкладки Проверяемые отделы.

   • Если оставить поле пустым, шаблон будет доступен всем отделам. Чтобы удалить выбранный отдел, нажмите на крестик рядом с его названием.

5. Рекомендуемый дедлайн (в днях) — это поле позволяет задать рекомендуемую дату для заполнения фотоотчёта. Введите количество дней в числовое поле. Если оставить поле пустым, дедлайн не будет отображаться. Дедлайн не влияет на статус фотоотчета и иную логику модуля.

Нажмите Добавить зону, чтобы открыть окно создания новой зоны.

Созданные зоны и подзоны будут показаны в списке во вкладке.

• Для добавления подзоны нажмите у нужной зоны на зелёную кнопку плюса.

• Для редактирования зон и подзон просто кликните на название.

Зоны и подзоны можно перемещать, перетаскивая их на нужное место. Это позволяет изменять их порядок и перемещать подзоны между зонами.

Для удаления зоны или подзоны нажмите на иконку удаления и подтвердите действие. Удаление зоны удаляет все связанные подзоны, а удаление подзоны удаляет только её.

Создание / редактирование зоны происходит в окне создания / редактирования зоны.

Заполните название подзоны и сформируйте список критериев для проверки фото, расположенных в зоне:

Название подзоны — обязательное поле, может быть введено до 80 символов. Название подзоны будет отображаться в публичной части после создания фотоотчёта по шаблону.

Чтобы сформировать список критериев создайте новый или выберите из базы критериев — нужно, чтобы в зоне был минимум 1 критерий, а максимум может быть — 10.

• Кнопка Найти критерий в базе — в открывшемся окне выберите нужные критерии и добавьте их в шаблон.

• Кнопка Создать критерии — в окне создания критерия нужно ввести название критерия, может быть введено до 80 символов.

Созданные и добавленные из базы критерии будут показаны в списке ниже.

• Для удаления критерия из списка в зоне нажмите иконку удаления критерия.

• Порядок критериев можно менять, для этого захватите критерий и перенесите на нужное место.

Для добавления подзоны нажмите у нужной зоны на зелёную кнопку плюса. По нажатию откроется окно создания подзоны происходит в окне создания подзоны, в котором нужно заполнить название подзоны и сформировать список критериев для фото подзон.

Для редактирования подзоны просто кликните на название подзоны во вкладке Зоны и подзоны и в открывшемся окне внесите нужные изменения.

Работа в окне создания / редактирования подзоны происходит идентично процессу работы с зоной.

Вкладка предназначена для управления критериями оценки, которые используются в зонах и подзонах шаблонов фотоотчёта. В этом разделе можно создавать, удалять и редактировать критерии.

Здесь находится:

• Кнопка Создать критерий — для создания критерия

• Список критериев базы — для каждого шаблона указан его ID и название.

Для быстрого поиска нужного критерия в списке можно использовать поиск по названию критерия.

Критерии в списке можно массово удалять. Чтобы совершить массовое действие сразу с несколькими шаблонами, отметьте в списке нужные шаблоны или сразу все на текущей странице, затем в блоке Действия выберите интересующее действие и нажмите кнопку Выполнить.

Чтобы создать критерий, нажмите на кнопку Создать критерий во вкладке База критериев, а чтобы редактировать критерий — нажмите на его название. По нажатию откроется страница создания / редактирования критерия в базе, которая состоит из одного поля:

• Название критерия — обязательное, может быть введено до 80 символов.
  После создания фотоотчёта по шаблону, добавленные критерии в зону наследуются её фотографиями, а в подзону — её фотографиями. По этим критериям производится оценка фото проверяющими.

Вкладка предназначена для управления отделами и назначением проверяющих. Здесь можно выбирать и добавлять проверяемые отделы, удалять их из списка, а также назначать и откреплять проверяющих.

Проверяемые отделы из этой вкладки указываются в шаблоне фотоотчёта. После чего появляется связка: шаблон фотоотчёта — проверяемый отдел — проверяющие. Сотрудники проверяемого отдела, которым доступен шаблон в публичной части могут создать свои фотоотчёты по этому шаблону, а проверяющие — эти отчёты проверить, так как они указаны для отдела.

Здесь находится:

• Кнопка Добавить — по нажатию откроется окно с отделами платформы, где можно выбрать отдел и добавить в этот список

• Кнопка Импорт для массового добавления отделов в этот список

• Ссылка Экспорт — если вам нужен шаблон файла импорта проверяемых отделов. В шаблоне сразу выгружаются все отделы из вкладки проверяемых отделов.

• Список проверяемых отделов, в котором у каждого отдела указаны название отдела и ФИО руководителя. Отделы можно убирать из этого списка, нажав на кнопку с иконкой корзины.
  Для каждого отдела можно закрепить или убрать проверяющих. Всего проверяющих в каждом отделе может быть до пяти.

Для быстрого поиска нужного отдела в списке можно использовать:

• Поиск по названию отдела или ФИО руководителя

• Фильтр по проверяющим — выберите нужного проверяющего из списка, чтобы увидеть все отделы, за которыми он закреплён

Проверяемые отделы в списке можно массово удалять. Чтобы совершить массовое действие сразу с несколькими шаблонами, отметьте в списке нужные шаблоны или сразу все на текущей странице, затем в блоке Действия выберите интересующее действие и нажмите кнопку Выполнить.

Для импорта нажмите кнопку Импорт и выберите файл для загрузки.

Требования к файлу импорта:

1. Файл должен соответствовать стандартным требованиям к файлам импорта на платформе.

2. Таблица импорта должна быть на единственном листе файла.

3. Первая строка может быть пустой или содержать названия столбцов.

4. Не должно быть скрытых строк.

5. Обязательные столбцы должны быть заполнены.

6. Формат данных в столбцах должен строго соответствовать шаблону.

7. Количество и порядок столбцов в файле импорта должны совпадать с шаблоном.

8. Поддерживаемые форматы файлов: .xls, .xlsx, .csv (разделители ;).

После завершения импорта появляется результаты:

Успешный импорт

Если импорт прошёл без ошибок, то все строки из файла загружаются в систему.

Импорт с ошибками

Если при импорте возникли ошибки, то в систему загружаются только корректные строки. Для строк с ошибками выводится сообщение с указанием количества обнаруженных ошибок. При нажатии на число ошибок раскрывается лог ошибок, который содержит номер ячейки с ошибкой (строка, ячейка) и текст ошибки.

Вкладка предназначена для управления текстом правил оценки фотоотчётов. Текст отсюда выводится в модуле в публичной части.

Заполните поле Правила оценки фотоотчётов нужной информацией. В поле доступен текстовый редактор TinyMCE с полным функционалом, включая добавление изображений и видео.

• Если поле заполнено, его содержимое будет выводиться в публичной части при нажатии на ссылку Правила оценки фотоотчётов.

• Если поле пустое, то ссылка для просмотра правил не отображается.

В зависимости от роли пользователя в модуле ему доступен определенный интерфейс: проверяемого, проверяющего, руководителя или администратора. Вот как это работает:

Если у пользователя одна роль, то ему доступна одна вкладка, соответствующая его роли:

• Интерфейс проверяемого — вкладка Мои фотоотчёты

• Интерфейс проверяющего — вкладка Проверка фотоотчётов

• Интерфейс руководителя — вкладка Моя команда

• Интерфейс администратора — вкладка Управление фотоотчётами

Пользователи могут выполнять действия в рамках своей роли в модуле.
Подробнее: Фотоотчёты | Настройка разрешений ролей для работы с модулем

Если у пользователя несколько ролей, то ему доступны вкладки в зависимости от его ролей:

Если у пользователя несколько ролей, ему доступны действия всех его ролей в модуле, независимо от того, с какой вкладки он пришел к нужному фотоотчёту.