Ча.Во (Часто задаваемые вопросы)
Нина Никитина (Кузнецова)
Найдите ответы на часто задаваемые вопросы
Способы загрузки пользователей на платформу.
На платформе Motivity есть три способа создания пользователей на платформе:
Ручной
Загрузка через SFTP сервер
Загрузка по API
1. Ручной способ
Для того, чтобы создать пользователя вручную, необходимо перейти в Панель управления - в раздел “Пользователи” - “Список пользователей”.
Далее нажать на кнопку “Добавить”.
На открывшейся странице необходимо заполнить обязательные поля, отмеченные звездочками. Остальные поля заполняются при наличии данных и при необходимости.
Ниже нажать на кнопку “Сохранить”. После чего учетная запись пользователя будет отображена в списке. А напротив будет указана дата и время регистрации.
Также доступна ручная массовая загрузка с помощью файла импорта.
Подробная информация в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735293#%D0%9A%D0%B0%D0%BA-%D0%B7%D0%B0%D0%B3%D1%80%D1%83%D0%B7%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D1%84%D0%B0%D0%B9%D0%BB-%D0%B8%D0%BC%D0%BF%D0%BE%D1%80%D1%82%D0%B0-%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%82%D0%B5%D0%BB%D0%B5%D0%B9
2. Загрузка через SFTP сервер
Данный способ позволяет настроить синхронизацию данных по пользователям с кадровой системой Клиента.
Подробную информацию по настройке данного способа на платформе можно найти в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735293#%D0%9A%D0%B0%D0%BA-%D0%BD%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%B0%D0%B2%D1%82%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%B9-%D0%B8%D0%BC%D0%BF%D0%BE%D1%80%D1%82-%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%82%D1%83%D1%80%D1%8B-%D0%B8-%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D1%82%D0%B5%D0%BB%D0%B5%D0%B9-%D1%87%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B7-SFTP
Загрузка по API
Этот способ также позволяет настроить синхронизацию данных по пользователям с кадровой системой Клиента.
Более подробная информация по передаче данных с помощью API находится в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5736239
Как загрузить структуру организации? Где отображаются отделы?
Загрузка структуры
Загрузка структуры организации или просто набора отделов на платформу происходит исключительно с помощью импорта.
Существует три способа загрузки структуры:
В ручную с помощью файла импорта
Автоматически через SFTP сервер
По API
Ручной способ c помощью файла импорта.
Для того чтобы загрузить структуру организации с помощью файла импорта, необходимо перейти в “Панель управления” - раздел “Импорт” - “Импорт структуры”.
На странице необходимо скачать образец файла импорта
Далее заполнить его данными:
id отдела - это может быть порядковый номер, буква, набор букв, цифр или слов. Доступен ввод как на латинице, так и на кириллице.
Название отдела - вводится официальное или принятое название отдела
Идентификатор руководителя - значение, которое принято на платформе для идентификации пользователя (почта, мобильный телефон и т.д)
Идентификатор родительского отдела - здесь указывается id того отдела, которому будет подчиняться данный отдел.
Обратите внимание! При первой загрузке структуры, родительские отделы в файле всегда должны быть прописаны выше дочерних.
Более подробно о том, как заполнять файл импорта вы можете прочитать в инструкции по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735293#%D0%9A%D0%B0%D0%BA-%D0%B7%D0%B0%D0%B3%D1%80%D1%83%D0%B7%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D1%84%D0%B0%D0%B9%D0%BB-%D0%B8%D0%BC%D0%BF%D0%BE%D1%80%D1%82%D0%B0-%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%82%D1%83%D1%80%D1%8B
Автоматическая загрузка структуры через SFTP сервер.
Данный способ позволяет настроить синхронизацию данных по структуре организации с кадровой системой Клиента (например с 1С)
Подробную информацию по настройке данного способа на платформе можно найти в Базе знаний по ссылке
Загрузка по API
Данный способ также позволяет настроить синхронизацию данных по структуре организации с кадровой системой Клиента.
Более подробная информация по передаче данных с помощью API находится в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5736239
Лайфхаки и нюансы работы со структурой:
При указании руководителей в файле импорта структуры, данные пользователи уже должны быть загружены на платформе.
Структуру можно загружать без указания руководителей, и подгружать обновленные данные позже, когда пользователи будут добавлены на платформу.
Необязательно загружать официальные отделы. Также можно загружать команды, магазины, подразделения, если для структурного деления нужны именно эти единицы.
Чтобы удалить отдел, необходимо в файле импорта напротив данного отдела в пятом столбце прописать слово - “да” (без кавычек). И в таком виде загрузить файл. Тогда отдел будет удален.
Если в структуру необходимо внести изменения, то мы рекомендуем, сделать выгрузку актуальной структуры с платформы, чтобы на основе нее внести изменения и обновить данные. Так вы точно не запутаетесь в том, какие отделы уже есть на платформе, как настроены подчинения и что нужно изменить.
Отображение отделов
Посмотреть список всех загруженных отделов можно в Панели управления - раздел “Пользователи” - “Отделы” (а если к платформе подключен дополнительный модуль “Справочник сотрудника”, то раздел будет называться соответственно)
В публичной части структура будет влиять на отображение отделов в таких модулях как:
Справочник сотрудника
Моя команда
В Справочнике сотрудника каждый пользователь платформы сможет посмотреть актуальную структуру организации и найти нужного коллегу.
Более подробно с описанием модуля можно ознакомиться в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735048
Модуль Моя команда позволяет просматривать прогресс обучения по коллегам своего отдела, а руководителям просматривать более подробную информацию по статусам обучения. В данном модуле пользователь не будет видеть всю структуру, а только отделы, к которым прикреплен.
Более подробно с описанием модуля можно ознакомиться в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5734912
Какая отчетность есть на платформе?
На платформе Motivity представлен широкий спектр отчетов практически по каждому модулю.
Администраторам платформы в публичной части доступен модуль “Отчеты”.
Из выпадающего списка можно выбрать желаемый отчет. А при необходимости, воспользоваться фильтрами, чтобы получить более точную информацию.
Список отображаемых в публичной части отчетов настраивается в Панели управления - раздел “Пользователи” - “Роли”.
В настройках каждой роли (например “Администратор”) необходимо перейти на вкладку “Отчеты” и включить свитчеры нужных отчетов.
В этом случае, в публичной части для формирования будут отображаться только выбранные отчеты, а не весь список.
Набор активных отчетов можно скорректировать в любой момент.
Более подробную информацию о всех видах отчетов можно найти в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735083
Выгрузка отчетов на платформе возможно не только в ручном режиме в формате excel, но также выгружать массив данных можно с помощью API.
Подробную информацию по настройке выгрузки отчетов по API можно найти в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5736180
Можно ли разграничить контент по доступам?
Любой материал на платформе можно разграничить по доступам.
Например, между разными отделами, должностями или определенными группами пользователей.
Такая настройка доступна в любом модуле, где в настройках материала есть вкладка “Доступ”. Например, Уроки, Новости, Вопрос дня и тд.
Для вкладки “Доступ” в любом модуле применяется принцип “Или”.
Т.е можно указать условия доступа в нескольких полях (должность, отдел, роль, индивидуальный доступ). И если пользователь соответствует хотя бы одному из этих условий, то он получит материал в доступ.
Если на вкладке “Доступ” не заполнено ни одно поле, это значит, что материал доступен абсолютно всем пользователям платформы.
По умолчанию, на вкладке “Доступ”, доступно только три поля для указания условий: “Пользователи”, “Пользовательские группы” и “Роль”. Чтобы вывести дополнительные поля в настройки доступа, необходимо сделать следующие настройки:
В Панели управления переходим в раздел “Пользователи” - Конструктор полей”.
В списке полей выбираем нужное поле и переходим в его настройки.
В настройках активируем свитчер “Доступ” и сохраняем изменения.
После этого данное поле появится во всех доступах в настройках модулей.
Если необходимо, быстро назначать материал на определенную группу пользователей, которые могут быть объединены разными признаками, то можно воспользоваться выдачей доступа по пользовательской группе.
Условия попадания в группу можно настроить таким образом, чтобы пользователи добавлялись в нее автоматически.
Для создания группы необходимо в Панели управления перейти в раздел “Пользователи” - “Конструктор групп”.
Подробнее о создании и настройке групп можно прочитать в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735570
Обратите внимание, что кроме доступов на платформе также существует механика Назначений.
Выдача назначений происходит в таких модулях как: “Учебный план” и “Квесты”.
От доступов назначения отличаются тем, что если на вкладке Назначения не заполнено ни одно поле, то материал не доступен никому. А для назначения нужно обязательно заполнить условия или указать индивидуальные назначения.
А также о настройке доступов можно прочитать в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735559
Посмотрите обучающие видео:
Можно ли разграничить видимость модулей на платформе для разных групп пользователей?
Для разграничения доступа пользователей к целым модулям необходимо воспользоваться настройками разрешений в Ролях.
Например, нам нужно, чтобы для Стажеров были видны и доступны только Личный кабинет и Квесты. А штатные сотрудники, при этом, должны видеть весь набор модулей. Сделать это можно следующим образом:
Заходим в Панель управления - раздел “Пользователи” - “Роли” и создаем две роли: “Стажер” и “Пользователи”.
Далее заходим в настройки роли “Пользователи” во вкладку “Разрешения” и активируем все необходимые свитчеры публичных разрешений к модулям, которые должны быть доступны штатным сотрудникам.
В роли “Стажер” тоже активируем нужные свитчеры. (только те что нужны)
Далее необходимо назначить роль “Пользователи” на всех штатных сотрудников. Проще всего это сделать с помощью файла импорта, особенно когда пользователей на платформе много.
Для этого:
в Панели управления заходим в раздел “Пользователи” - “Конструктор полей”.
В списке полей находим поле “Роль” и в настройках поля активируем свитчер “Импорт”. (после этого поле отобразиться в файле импорта пользователей)
в Панели управления в разделе “Импорт” - “Импорт пользователей и паролей” скачиваем новый образец файла импорта, в котором уже появился столбец “Роль”.
Далее, необходимо заполнить файл данными сотрудников, а в столбце “Роль” всем штатным сотрудникам прописать роль “Пользователь”.
заполненный файл с указанными ролями импортируем на платформу.
После этого все штатные сотрудники получают эту роль. И в дальнейшем при создании нового штатного сотрудника, обязательно нужно будет добавлять ему эту роль для открытия доступа ко всем модулям.
Возвращаемся в раздел “Роли” в Панели управления. И на вкладке “Общие разрешения” отключаем абсолютно все свитчеры разрешений. С этого момента, доступ к модулям будет возможен только при наличии роли, в которой эти разрешения есть.
Возвращаемся к роли “Стажер”, если в ее настройках включено необходимое количество доступов к модулям. То после всех действий, описанных выше можно данную роль назначать нужным пользователям в момент регистрации в ручную или также впоследствии указать в файле импорта при загрузке новых пользователей.
Более подробную информацию о всех настройках ролей вы можете посмотреть в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5736328
Также на платформе есть опция, позволяющая ограничить доступ к определенным модулям по баллам. В данном случае, пользователь будет видеть модуль на платформе, но сможет получить доступ к его использованию, только когда наберет нужное количество баллов.
Напротив модуля будет отображаться замочек, а при переходе в модуль заглушка с информацией о том, сколько баллов нужно получить для открытия доступа.
Более подробно о настройке данной механике вы можете прочитать в Базе знаний по ссылке https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735220#%D0%9E%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%87%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B4%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%83%D0%BF%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8-%D0%BC%D0%BE%D0%B4%D1%83%D0%BB%D0%B5%D0%B9-%D0%BF%D0%BE-%D0%B1%D0%B0%D0%BB%D0%BB%D0%B0%D0%BC