Библиотека


Онбординг и приветственные баннеры

При первом открытии модуля в публичной части пользователю любой роли отображается приветственная презентация (онбординг), которая кратко рассказывает пользователю о модуле и его механиках.

Также приветственную презентацию можно открыть, кликнув на кнопку показа приветственной презентации на странице модуля.

Презентация представляет собой попап, который состоит из нескольких слайдов.

Как пользоваться Библиотекой в публичной части портала

Категории:

  • Используйте Категории для навигации и просмотра тематически родственных материалов.

Тип отображения:

  • Выберете вариант отображения материалов: список или плитка.

    • Выбор типа влияет на отображение только в интерфейсе конкретного пользователя.

    • При переключении отображения система запоминает выбранный пользователем способ отображения.

Сортировка материалов:

  • Папки и материалы могут быть отсортированы:

    • По имени

    • По дате добавления (сортировка осуществляется по полю Дата публикации)

    • По дате изменения (любых полей папки или материала)

    • По популярности

  • Для всех сортировок возможен выбор порядка:

    • По возрастанию

    • По убыванию

Действия с объектами библиотеки:

  • Интересный материал или папку добавьте в Избранное - нажмите на Звёздочку рядом.

  • Изучить описание папки можно, не заходя в неё, а любой файл в Библиотеке легко скачивается на компьютер.

    • Важно: если на страницу в Библиотеке загружен аудио- или видеофайл, то в скачанном pdf-файле страницы аудио и видео будет заменено на простые ссылки на эти файлы.
      Ссылка на файл будет добавлена, если он был загружен в поле Описание через текстовый редактор.

Важно: чтобы поделиться документом или директорией, копируйте ссылку нажатием кнопки. В адресной строке браузера не постоянная ссылка.

При переходе по ней спустя уже небольшое время возникнет ошибка 404 - страница не существует.

Папки библиотеки:

Каждая папка имеет следующую структуру:

  • Превью папки — стандартная иконка папки или обложка папки (если в административной части загружено изображение в поле Обложка).

    • Если установлен тип отображения папок списком, то на превью папки выводится только стандартная иконка.

    • В любом типе отображения (списком / плиткой) на превью папки также выводится:

      • Суммарное количество всех вложенных папок (если в папке нет ни одной вложенной папки, то суммарное количество папок не выводится).

      • Количество вложенных файлов во всех вложенных папках (без учета самих папок).

      • Количество вложеных страниц во всех вложенных папках (без учёта самих папок).

  • Название папки — активная ссылка, по нажатию происходит переходит к содержимому папки.

    • Внутри папки могут находиться другие папки, материалы для скачивания, вторичные страницы.

  • Иконка для добавления папки в Избранное.

  • Кнопка вызова меню действий с папкой — по клику открывает подменю с пунктами:

    • Описание папки — возможность просмотреть дополнительную информацию о папке. Отображается, если при создании папки было заполнено соответствующее поле Описание папки.

    • Cкопировать ссылку — возможность скопировать ссылку на папку.

  • Маркер обновлённого материала — красная точка, которая отображается в случае, если в папке есть обновлённый материал или новый.

    • Маркер отображается на всём пути от папки до обновлённого / нового материала.

    • Маркер отображается вне зависимости от заполненности чек-боксов Уведомить сотрудников об изменении содержимого страницы / Уведомить сотрудников об изменении содержимого файла.

    • Маркер исчезает в случаях:

      • Если прошло 7 дней с даты обновления материала

      • Если пользователь просмотрел обновлённый / новый материал — открыл обновлённую / новую страницу или файл, скачал файл, посмотрел описание файла с помощью пункта Описание файла в контекстном меню.

Под обновлением папки подразумевается:

  • Изменение у файла полей Файл или Описание, у страницы — полей Материалы или Описание.

  • Добавление новой страницы или файла.

Материалы библиотеки

Каждый материал для скачивания имеет следующую структуру:

  • Иконка материала - doc, xls, ppt, pdf, либо универсальная иконка.

  • Для форматов jpg, png, svg автоматически генерируется превью. 

  • Название материала - активная ссылка для скачивания.

  • Cчётчик уникальных просмотров

    • Уникальные просмотры для файла — это факт скачивания или открытия файла. При этом для файлов, которые можно и скачать и открыть учитывается только одно действие одного пользователя, т.е. если один пользователь файл и открыл и скачал, то просмотр будет засчитан как 1 (например, изображения, ПДФ — можно и открыть и скачать, а вот файлы xlsx только скачиваются). Это касается и того, какую платформу использовал пользователь – веб или МП. В этом случае просмотром засчитается только одна из двух платформ (например, если один пользователь файл и открыл и скачал хоть откуда (веб/МП), то просмотр будет засчитан как 1)

  • Иконка для добавления материала в Избранное.

  • Кнопка «Действия» открывает подменю:

    • Описание файла - возможность просмотреть дополнительную информацию о файле. Отображается, если при создании материала было заполнено соответствующее поле "Описание файла".

    • Cкопировать ссылку - возможность скопировать ссылку на файл; 

    • Скачать файл - возможность скачать файл. Для PDF файлов скачивание недоступно, если в административной части в Настройках системы активен чек-бокс Запретить скачивать PDF файлы или в Библиотеке у файла активен чек-бокс Запретить скачивание

  • Маркер обновлённого материала — красная точка, которая отображается в случае, если материал обновлён или он является новым.

    • Маркер отображается на всём пути от папки до обновлённого / нового материала.

    • Маркер отображается вне зависимости от заполненности чек-боксов Уведомить сотрудников об изменении содержимого страницы / Уведомить сотрудников об изменении содержимого файла.

    • Маркер исчезает в случаях:

      • Если прошло 7 дней с даты обновления материала.

      • Если пользователь просмотрел обновлённый / новый материал — открыл обновлённую / новую страницу или файл, скачал файл, посмотрел описание файла с помощью пункта Описание файла в контекстном меню.

Под обновлением материала подразумевается:

  • Изменение у файла полей Файл или Описание, у страницы — полей Материалы или Описание.

  • Добавление новой страницы или файла.

Страницы в библиотеке

Карточки страницы в списке материалов имеют следующую структуру:

  1. Иконка вторичной страницы.

  2. Название вторичной страницы - активная ссылка для перехода на страницу.

  3. Иконка для добавления страницы в Избранное.

  4. Счётчик лайков, комментариев и уникальных просмотров

    • Уникальные просмотры для страницы — это факт открытия страницы, т.е. только первый просмотр одного пользователя, а просмотры страницы из веба и потом из МП (или наоборот) не засчитываются как 2 просмотра — это 1 просмотр
      Например, если зайти впервые и посмотреть какую-то страницу в вебе — то это будет +1 просмотр, потом если зайти в МП на эту же страницу — тут просмотры не увеличатся. Если же перейти на ту же страницу впервые в МП — то это будет +1 просмотр, потом если зайти в вебе на неё же — уникальные просмотры не увеличатся.

  5. Кнопка «Действия» открывает подменю:

    • Описание страницы - возможность просмотреть дополнительную информацию о странице. Отображается, если при создании страницы было заполнено соответствующее поле "Описание страницы".

    • Cкопировать ссылку - возможность скопировать ссылку на страницу.

  6. Маркер обновлённого материала — красная точка, которая отображается в случае, если материал обновлён или он является новым.

    • Маркер отображается на всём пути от папки до обновлённого / нового материала.

    • Маркер отображается вне зависимости от заполненности чек-боксов Уведомить сотрудников об изменении содержимого страницы / Уведомить сотрудников об изменении содержимого файла.

    • Маркер исчезает в случаях:

      • Если прошло 7 дней с даты обновления материала.

      • Если пользователь просмотрел обновлённый / новый материал — открыл обновлённую / новую страницу или файл, скачал файл, посмотрел описание файла с помощью пункта Описание файла в контекстном меню.

Под обновлением материала подразумевается:

  • Изменение у файла полей Файл или Описание, у страницы — полей Материалы или Описание.

  • Добавление новой страницы или файла.

При переходе на страницу, открывается ее главный экран, который содержит:

  • Шапку страницы

    • Изображение шапки

    • Название

    • Кнопка добавления в избранное

    • Дата публикации

    • Категория

    • Количество лайков, комментариев и уникальных просмотров

      • Уникальные просмотры для страницы — это факт открытия страницы, т.е. только первый просмотр одного пользователя, а просмотры страницы из веба и потом из МП (или наоборот) не засчитываются как 2 просмотра — это 1 просмотр
        Например, если зайти впервые и посмотреть какую-то страницу в вебе — то это будет +1 просмотр, потом если зайти в МП на эту же страницу — тут просмотры не увеличатся. Если же перейти на ту же страницу впервые в МП — то это будет +1 просмотр, потом если зайти в вебе на неё же — уникальные просмотры не увеличатся.

  • Контентную область

    • Текст страницы

    • Прикреплённые файлы для скачивания

  • Теги

  • Количество лайков

  • Список комментариев

Избранное библиотеки в личном кабинете

Внешний вид материалов полностью соответствует внешнему виду материалов в разделе Библиотека в режиме отображения списком. Подробнее выше в разделе о типах отображения.

Как создать папку и добавить в неё файлы и страницы

Перейдите в Административную часть портала в раздел Контент - Библиотека. На странице раздела отображаются две основные вкладки: Файлы и папки и Категории.

(1) Раздел Библиотека; (2) Вкладка Файлы и папки; (3) Вкладка Категории; (4) Папки; (5) Кнопка «Добавить папку»; (6) Кнопка «Добавить файл»; (7) Кнопка «Добавить страницу»; (8) Меню действий; (9) Чек-боксы для множественного выбора файлов; (10) Столбец “Название“, к которому можно применить сортировку; (11) Столбец “Дата публикации“, к которому можно применить сортировку; (12) Название файла и краткое описание; (13) Доп. меню

При применении сортировки, порядок отображения материалов следующий: вначале папки, затем документы. Т.е. отдельно по дате сортируются папки и отдельно документы.

Во вкладке Файлы и папки нажмите на кнопку «Добавить папку» для создания новой папки, откроется страница со следующими вкладками:

  • Параметры папки

  • Доступ

Создание папки: вкладка Параметры папки

(1) Название; (2) Признак активности; (3) Адрес; (4) Категория; (5) Описание; (6) Обложка; (7) Дата публикации

Во вкладке «Параметры папки» заполните поля:

  • Название – название папки, отображается в Публичной части портала. Длина поля не более 80 символов

  • Директория активна – если в поле стоит галочка, папка отображается в Публичной части портала. По умолчанию чек-бокс выбран

  • Адрес – автоматически заполняемое поле на основе поля «Название»

  • Категория – выберите категорию, в которой будет расположена папка. По умолчанию выставлен параметр «Без категории»

  • Описание – описание папки, отображается в Публичной части портала. Нет ограничений по символам

  • Обложка – загрузите изображение для его отображения на обложке папки. Может быть загружено только одно изображение в формате jpg,png,gif

  • Дата публикации - проставляется автоматически и по умолчанию равна Дате создания. При необходимости можно указать другое значение

Во вкладке «Доступ» можно ограничить доступ к библиотеке для пользователей. См. Настройки доступа.

При нажатии на кнопку «Изменить папку» для папки, которая была ранее создана, откроется страница редактирования новой папки с аналогичными вкладками, как и для создания папки.

Важно: папка не отображается в публичном части если:

  • Не наступила Дата публикации

  • На момент наступления Даты публикации

    • Папка является пустой

    • Папка содержит файлы, но они все деактивированы

    • В папке нет ни одной папки, файла или страницы дата публикации которых уже наступила

  • Директория папки не активна

Важно: на вкладке «Параметры папки» доступны те же поля, но изменение поля «Категория» доступно только для родительской папки и недоступно для папок, находящихся внутри родительской папки. 

Важно: в Библиотеке не наследуются доступы родительской папки для вложенных в неё элементов, поэтому дочерним файлам и папкам необходимо отдельно задавать настройки доступов.

Для создания новой страницы нажмите на кнопку «Добавить страницу», откроется страница со следующими вкладками:

  • Настройки страницы

  • Доступ

 

Во вкладке Настройки страницы заполните поля:

  • Уведомить сотрудников об изменении содержимого страницы — чек-бокс, по умолчанию не заполнен.

    • Если чек-бокс НЕ заполнен, то отправка уведомления об изменении содержимого страницы не происходит.

    • Если чек-бокс заполнен, то после обновления поля Описание или Материалы и сохранения изменений происходит отправка соответствующих уведомлений. При этом должны быть активны: сам материал, его директория (если она есть) и категория (если она есть). Уведомления отправляются пользователям, у которых в Управлении уведомлениями установлен соответствующий чек-бокс на получение уведомления пользователь.

  • Название — название страницы, отображается в Публичной части. Длина поля не более 80 символов

  • Страница активна — если в поле стоит галочка, страница отображается в Публичной части

  • Категория — выберите категорию, в которой будет расположена страница. По умолчанию выставлен параметр «Без категории»

  • Описание — описание страницы, отображается в Публичной части портала. Нет ограничений по символам

  • Теги — теги, которые будут отображаться на странице

  • Материалы — выберите файлы, которые будут доступны для скачивания на странице в публичной части. Нет ограничений по количеству файлов, их размеру и формату.

    • Запретить скачивание — чек-бокс для каждого PDF-файла, который выводится, если в административной части в Настройках системы отключена общая настройка Запретить скачивать PDF файлы.

      • Индивидуальный чек-бокс Запретить скачивание позволяет регулировать для каждого PDF-файла возможность скачивания.

  • Обложка — изображение для обложки страницы

  • Изображение (шапка) — изображение для шапки на странице. Может быть загружено только одно изображение в формате jpg,png,gif.

  • Дата публикации - проставляется автоматически и по умолчанию равна Дате создания. При необходимости можно указать другое значение

Важно: Страница не отображается в публичном части если:

  • Не наступила Дата публикации

  • Страница не активна

  • Дата публикации папки, в которой находится страница, еще не наступила (вне зависимости от Даты публикации страницы)

Во вкладке Доступ можно ограничить видимость страницы. См. Настройки доступа

Особенности скачивания и просмотра PDF-файлов

Загрузка PDF-файлов путём перетаскивания файла в поле

Если PDF-файлы загружены в библиотеку или в папку путём перетаскивания в окно браузера, то на загруженный файл по умолчанию распространяются настройки, заданные на платформе. То есть, когда в административной части в Настройках системы:

  • Активен чек-бокс Запретить скачивать PDF файлы, то загруженный файл нельзя скачать

  • Не активен чек-бокс Запретить скачивать PDF файлы, то загруженный файл можно скачать. Для установки запрета на скачивание, пользователю необходимо установить запрет в настройках файла или страницы.

Один и тот же файл на платформе

Когда в разные модули на платформу добавлен один и тот же PDF-файл, и при этом в административной части в Настройках системы отключена общая настройка Запретить скачивать PDF файлы, а в Библиотеке у файла есть запрет на скачивание, то:

  • В Библиотеке такой файл доступен только для просмотра

  • В остальных модулях — доступен для скачивания

Копирование PDF-файла

При копировании PDF-файла у копий сохраняются настройки скачивания, которые были выставлены для копируемого (оригинального) файла.

Изменение настроек скачивания PDF

Если для файла был установлен индивидуальный запрет на скачивание, то изменения в Настройках системы для чек-бокса Запретить скачивать PDF файлы не влияют на настройки данного файла.

Настройки файла

В созданную папку можно добавить файл, для этого в выбранной папке нажмите на кнопку «Добавить файл». При нажатии на неё откроется страница добавления нового файла, заполните поля:

  • Уведомить сотрудников об изменении содержимого файла — чек-бокс, по умолчанию не заполнен.

    • Если чек-бокс НЕ заполнен, то отправка уведомления об изменении содержимого файла не происходит.

    • Если чек-бокс заполнен, то после обновления поля Описание или Файл и сохранения изменений происходит отправка соответствующих уведомлений. При этом должны быть активны: сам материал, его директория (если она есть) и категория (если она есть). Уведомления отправляются пользователям, у которых в Управлении уведомлениями установлен соответствующий чек-бокс на получение уведомления

  • Название – название файла, отображается в Публичной части. Длина поля не более 80 символов

  • Файл активен– если в поле стоит галочка, файл отображается в Публичной части

  • Категория – выберите категорию, в которой будет расположен файл. По умолчанию выставлен параметр «Без категории»

  • Описание – описание файла, отображается в Публичной части портала. Нет ограничений по символам

  • Обложка – выберите изображение для обложки. Может быть загружено только одно изображение в формате jpg, png, gif.

  • Файл – выберите файл для Библиотеки

    • Запретить скачивание — чек-бокс для каждого PDF-файла, который выводится, если в административной части в Настройках системы отключена общая настройка Запретить скачивать PDF файлы.

      • Индивидуальный чек-бокс Запретить скачивание позволяет регулировать для каждого PDF-файла возможность скачивания.

  • Дата публикации - проставляется автоматически и по умолчанию равна Дате создания. При необходимости можно указать другое значение

Важно: файл не отображается в публичном части если:

  • Не наступила Дата публикации

  • Файл не активен

  • Дата публикации папки, в которой находится файл, еще не наступила (вне зависимости от Даты публикации файла)

Во вкладке Доступ можно ограничить видимость файла. См. Настройки доступа

Как добавить несколько файлов в папку

В файловом менеджере вашей ОС выделите файлы, которые необходимо загрузить в библиотеку, и перетащите их в нужную папку библиотеки на платформе.

Просмотр содержимого папки

При нажатии на папку (в списке папок справа) слева отображается таблица с перечнем всех вложенных элементов выбранной папки -  файлов, страниц, вложенных папок.

(1) Выбранная папка; (2) Вложенные  элементы в выбранной папке; (3) Чек-боксы выбора файлов и папок для массовых действий; (4) Меню массовых действий над выбранными элементами; (5) Меню действий над отдельным файлом/папкой

Таблица с перечнем вложенных элементов выбранной папки содержит следующие столбцы:

  • Чек-боксы для выбора файла/папки для массовых действий (через меню массовых действий)

  • Название - информация о файле/папке - при нажатии на папку открывается ее содержимое. При нажатии на файл/страницу открывается страница редактирования. При нажатии на название столбца применяется сортировка

  • Дата публикации - дата, при наступлении которой, элемент отображается в Публичной части. При нажатии на название столбца применяется сортировка

  • Меню действий над файлом/папкой - при нажатии открывается выпадающий список с действиями, которые можно совершить с выбранным файлом/папкой 

Доступные действия над файлами и папками

(1) Меню действий над папкой; (2) Панель действий, доступных в выбранной папке; (3) Меню массовых действий над элементами в папке; (4) Меню действий над элементом папки

В меню действий над папкой и меню действий над элементом папки доступны следующие действия:

  • Редактировать - при выборе действия открывается страница редактирования выбранного файла/папки

  • Переместить - см. ниже раздел "Как переместить файлы и папки"

  • Копировать

  • Удалить

  • Активировать/деактивировать

В меню массовых действий над элементами папки доступны те же действия, как и в меню действий над отдельным элементом, кроме действия "Редактировать".

В панели действий, доступных в выбранной папке, возможны действия:

  • Вернуться - вернуться в родительскую папку выбранной папки

  • Изменить папку - при выборе действия открывается страница редактирования выбранной папки

  • Добавить папку, файл, страницу - при выборе действия открывается страница добавления папки, файла или страницы в выбранную папку

Логирование создания и последнего изменения

На портале логируется создание и изменение любого объекта в Библиотеке – папки, файла, страницы.

Что отображается:

  • Дата и время создания

  • Пользователь, создавший объект

  • Дата и время последнего изменения

  • Пользователь, сохранивший последние изменения объекта

Где отображается: внизу, на странице редактирования папки, файла или страницы.

Фрагмент страницы редактирования
(1) Дата и время создания; (2) Пользователь, создавший страницу;
(3) Дата и время последнего изменения; (4) Пользователь, сохранивший изменения

Важно: на странице редактирования папки или документа выводится только дата и время создания, а также пользователи, которые произвели действия.
Изменения в контенте нужно смотреть в Логе действий.

Как в логе отображается удалённый пользователь

Отображение удаленного пользователя не отличается от отображения в Публичной части: некликабельный текст Удалённый пользователь, вместо имени и фамилии, серая заглушка вместо аватара.

Удалённый пользователь – создатель папки или документа

Удалённый пользователь сохранил последние изменения в папке или документе

Как переместить файлы и папки 

Для выполнения перемещения:

  1. Выберите нужные файлы и папки

  2. Откройте меню действий (см. выше, в каких меню доступно данное действие)

  3. Выберите действие "Переместить"

  4. При этом откроется окно выбора новой родительской папки для выбранных элементов:

  5. Выберите в поле "Родительская папка" новую родительскую папку (из списка выбора всех существующих в Библиотеке папок)

  6. Нажмите кнопку "Переместить" для выполнения действия.

  7. Важно: Если вы размещали ссылку на файл/папку в тексте новости, урока и т.д., эту ссылку необходимо заменить на новую!
    После перемещения в другую папку меняется ссылка на него, по старой ссылке материал становится недоступен, отображается ошибка 404.

После завершения перемещения открывается папка, в которую выполнено перемещение. 

Окно выбора новой родительской папки

(1) Список выбора новой родительской папки; (2) Кнопка "Переместить"

Условия перемещения:

  • Перемещение папки работает вместе со всеми вложенными элементами (папками, страницами и файлами)

  • Доступы при перемещении работают согласно таблице ниже

  • Важно: После перемещения в другую папку меняется ссылка на него, по старой ссылке материал становится недоступен, отображается ошибка 404. 

Доступы при перемещении:

У пользователя есть доступ к папке, в которую будет выполняться перемещение?

У пользователя есть доступ к элементу, который перемещают?

Итоговый доступ к элементу после перемещения в папку

У пользователя есть доступ к папке, в которую будет выполняться перемещение?

У пользователя есть доступ к элементу, который перемещают?

Итоговый доступ к элементу после перемещения в папку

Нет

Нет

Нет доступа

Нет

Есть

Нет доступа

Есть

Нет

Нет доступа

Есть

Есть

Есть доступ

Как ограничить доступы к файлам и папкам

См. Настройки доступа

Как установить разрешения на действия с объектами библиотеки

Выбор ролей

На вкладке “Разрешения” находится поле “Роли”.

Доступен множественный выбор из списка существующих на портале ролей, в настройках которых задано какое-либо разрешение.

Заполнение поля Роли аналогично настройке во вкладке “Доступ”. Поскольку поле одно – выбор нескольких ролей работает по логике ИЛИ.

Механика разрешений

Вкладка “Разрешения” на страницах создания папки/страницы/файла доступна только ролям с включённой настройкой “Ограничение доступа” в настройках роли.

При создании/редактировании объекта во вкладке “Разрешения” администратор может выбрать роли, которые будут иметь доступ на просмотр и редактирование этого объекта.

Если пользователю присвоена роль, в настройках которой активирован чек-бокс “Ограничение доступа“, то этому пользователю автоматически присваивается разрешение на просмотр, редактирование и ограничение доступа для всех папок библиотеки, и при самостоятельном редактировании он не может лишить себя доступа к тем элементам библиотеки, где были установлены роли, к которым данный пользователь не относится.

Разрешение на просмотр, редактирование и ограничение доступа имеют следующие категории пользователей:

  • Верховный администратор

  • Роль, у которой есть права на ограничение доступа

Кейсы: наследуемость настроек

Тип объекта

Настройки разрешений объекта

Настройки разрешений вложенного объекта

Результат

Тип объекта

Настройки разрешений объекта

Настройки разрешений вложенного объекта

Результат

1

Папка

Не настроено

Не настроено

Доступ к папке и всем вложенным объектам для всех ролей с включённой настройкой “Просмотр и редактирование”.

2

Папка

  1. Разрешение для роли А

  2. Роль В в разрешении не указана

Не настроено

  1. Доступ к папке и всем вложенным объектам, только для роли А.

  2. Нет доступа для роли В – папка не отображается

3

Папка

Не настроены

  1. Разрешение для роли А

  2. Роль В в разрешении не указана

  1. Доступ для роли А

  2. Нет доступа для роли В

4

Папка

  1. Разрешение для роли А

  2. Роль В в разрешении не указана

  1. Разрешение для роли B

  2. Роль A в разрешении не указана

  1. Доступ к папке и всем вложенным объектам, только для роли А.

  2. Нет доступа для роли В – папка не отображается.

5

Файл/Страница

Не настроено

-

Доступ к папке и всем вложенным объектам, для всех ролей, с включённой настройкой “Просмотр и редактирование”.

6
  1. Разрешение для роли А

  2. Роль В в разрешении не указана

-

  1. Доступ к папке и всем вложенным объектам, только для роли А.

  2. Нет доступа для роли В – папка не отображается.

Кейсы: комбинации настроек роли и настройки разрешения

Тип объекта

Просмотр и редактирование в разделе “Роли”

Ограничение доступа в разделе “Роли”

Разрешение роли в разделе “Библиотека”

Результат

Тип объекта

Просмотр и редактирование в разделе “Роли”

Ограничение доступа в разделе “Роли”

Разрешение роли в разделе “Библиотека”

Результат

1

Папка

Включено

Включено

Включено

Пользователь может:

  1. Просматривать папку и все вложенные в неё объекты

  2. Редактировать папку и все вложенные в неё объекты

  3. Настраивать доступ других ролей на просмотр и редактирование

2

Папка

Включено

Выключено

Включено

Пользователь может:

  1. Просматривать папку и все вложенные в неё объекты

  2. Редактировать папку и все вложенные в неё объекты

Пользователь не может:

  1. Настраивать доступ других ролей на просмотр и редактирование

3

Папка

Любая настройка

Любая настройка

Выключено

Пользователь не может:

  1. Просматривать папку и все вложенные в неё объекты

  2. Редактировать папку и все вложенные в неё объекты

  3. Настраивать доступ других ролей на просмотр и редактирование

4

Страница

Включено

Включено

Включено

Пользователь может:

  1. Просматривать страницу

  2. Редактировать страницу

  3. Настраивать доступ других ролей на просмотр и редактирование страницы

5

Страница

Включено

Выключено

Включено

Пользователь может:

  1. Просматривать страницу

  2. Редактировать страницу

Пользователь не может:

  1. Настраивать доступ других ролей на просмотр и редактирование

6

Страница

Любая настройка

Любая настройка

Выключено

Пользователь не может:

  1. Просматривать страницу

  2. Редактировать страницу

  3. Настраивать доступ других ролей на просмотр и редактирование страницы

7

Файл

Включено

Включено

Включено

Пользователь может:

  1. Просматривать файл

  2. Редактировать файл

  3. Настраивать доступ других ролей на просмотр и редактирование файла

8

Файл

Включено

Выключено

Включено

Пользователь может:

  1. Просматривать файл

  2. Редактировать файл

Пользователь не может:

  1. Настраивать доступ других ролей на просмотр и редактирование файла

9

Файл

Любая настройка

Любая настройка

Выключено

Пользователь не может:

  1. Просматривать файл

  2. Редактировать файл

  3. Настраивать доступ других ролей на просмотр и редактирование файла

Рекомендации по использованию механики

Если к структуре библиотеки должны иметь доступ несколько ролей, то:

  1. Корневая папка должна не иметь настроек разрешений

  2. Внутри корневой папки необходимо отдельные папки для каждой из ролей с соответствующими настройками разрешений

  3. Если необходимо обеспечить доступ нескольким ролям – необходимо создать папки с соответствующими настройками разрешений – указать все нужные роли

Нельзя создать папки с одними настройками разрешений, а вложенным объектам задать противоречащие настройки.
В этом случае:

  1. Доступ к вложенным объектам будет унаследован и роль, имеющая доступ к родительской папке будет иметь доступ к любому объекту внутри неё.

  2. Доступ к вложенным объектам не будут иметь те роли, которые не указаны в разрешениях к родительской папке.

Уведомления и рассылки модуля

Для событий в рамках модуля пользователям отправляются уведомления и рассылки:

Событие

Веб-уведомление
(в колокольчик)

Push-уведомление

Рассылка

Событие

Веб-уведомление
(в колокольчик)

Push-уведомление

Рассылка

Добавлен новый материал

https://motivityy.atlassian.net/wiki/spaces/Documentation/pages/5735149/-#%D0%92-%D0%91%D0%B8%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D0%BE%D1%82%D0%B5%D0%BA%D0%B5-%D0%B4%D0%BE%D0%B1%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD-%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D1%8B%D0%B9-%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B8%D0%B0%D0%BB

Обновлён материал

Веб-уведомления (в колокольчик)

Добавлен новый материал

Текст уведомления

В библиотеку добавлен новый материал «название материала»

Ссылки и переходы

Название материала — ссылка на страницу материала в публичной части в библиотеке

Адресат

Пользователи, у которых в Управлении уведомлениями установлен соответствующий чек-бокс на получение уведомления

Условия отправки уведомления

  1. Публикуется новый файл.
    И

  2. Файл активен.
    И

  3. Нет категории.
    ИЛИ

  4. Категория активна.
    И

  5. Нет директории.
    ИЛИ

  6. Есть директория.
    И

  7. Директория активна.

Обновлён материал

Текст уведомления

В библиотеке обновлён материал «{название материала}». Скорее посмотрите, что изменилось.

Ссылки и переходы

Название материала — ссылка на страницу материала в публичной части в библиотеке

Адресат

Получателями являются все пользователи, у которых в Управлении уведомлениями установлен соответствующий чек-бокс

Условия отправки уведомления

  1. У материала нет директории ИЛИ (Есть директория И Директория активна)
    И

  2. У материала нет категории ИЛИ (Есть категория И Категория активна)
    И

  3. Материал активен
    И

  4. В админпанели установлен чек-бокс Уведомить сотрудников об изменении содержимого страницы ИЛИ Уведомить сотрудников об изменении содержимого файла
    И

  5. (Это страница библиотеки И изменилось поле (Материалы ИЛИ Описание) ИЛИ (Это файл библиотеки И изменилось поле (Файл ИЛИ Описание))
    И

  6. Выполняются условия по адресату (выше)

Отчётность по модулю Библиотека

Отчёт «Библиотека. Сводный отчёт по материалам «Библиотеки»

Фильтры отчёта

Дата создания

Поля отчёта

  1. ID

  2. Название материала

  3. Дата создания

  4. Количество лайков

  5. Количество комментариев

  6. Количество уникальных просмотров

    • В столбце для каждого неудалённого материала (файла / страницы) выводится количество уникальных просмотров от пользователей (активных, неактивных, а также удалённых). Значение заполнено всегда, даже если = 0

    • Уникальные просмотры это:

      • Для страницы — факт открытия страницы, т.е. только первый просмотр одного пользователя, а просмотры страницы из веба и потом из МП (или наоборот) не засчитываются как 2 просмотра — это 1 просмотр (например, если зайти впервые и посмотреть какую-то страницу в вебе — то это будет +1 просмотр, потом если зайти в МП на эту же страницу — тут просмотры не увеличатся. Если же перейти на ту же страницу впервые в МП — то это будет +1 просмотр, потом если зайти в вебе на неё же — уникальные просмотры не увеличатся)

      • Для файла — факт скачивания или открытия файла. При этом для файлов, которые можно и скачать и открыть учитывается только одно действие одного пользователя, т.е. если один пользователь файл и открыл и скачал, то просмотр будет засчитан как 1 (например, изображения, ПДФ — можно и открыть и скачать, а вот файлы xlsx только скачиваются). Это касается и того, какую платформу использовал пользователь: веб или МП, засчитается только одно из двух (например, если один пользователь файл и открыл и скачал хоть откуда (веб/МП), то просмотр должен быть засчитан как 1)

  7. Количество общих просмотров

    • В столбце для каждого неудалённого материала (файла / страницы) выводится количество общих просмотров от пользователей (активных, неактивных, а также удалённых). Значение заполнено всегда, даже если = 0

    • Общие просмотры это:

      • Абсолютно каждый факт открытия страницы (веб, МП)

      • Абсолютно каждый факт скачивания или открытия файла (веб, МП)

  8. Количество добавлений в избранное


Обучающее видео

Посмотреть видео на Rutube