Онбординг и приветственные баннеры

При первом открытии модуля в публичной части пользователю любой роли отображается приветственная презентация (онбординг), которая кратко рассказывает пользователю о модуле и его механиках.

Также приветственную презентацию можно открыть, кликнув на кнопку показа приветственной презентации на странице модуля.

Open

Презентация представляет собой попап, который состоит из нескольких слайдов.

Open

Как пользоваться Библиотекой в публичной части портала

Тип отображения:

• Выберете вариант отображения материалов: список или плитка.

  • Выбор типа влияет на отображение только в интерфейсе конкретного пользователя.

  • При переключении отображения система запоминает выбранный пользователем способ отображения.

Действия с объектами библиотеки:

• Интересный материал или папку добавьте в Избранное - нажмите на Звёздочку рядом.

• Изучить описание папки можно, не заходя в неё, а любой файл в Библиотеке легко скачивается на компьютер.

  • Важно: если на страницу в Библиотеке загружен аудио- или видеофайл, то в скачанном pdf-файле страницы аудио и видео будет заменено на простые ссылки на эти файлы.
    Ссылка на файл будет добавлена, если он был загружен в поле Описание через текстовый редактор.

Важно: чтобы поделиться документом или директорией, копируйте ссылку нажатием кнопки. В адресной строке браузера не постоянная ссылка.

При переходе по ней спустя уже небольшое время возникнет ошибка 404 - страница не существует.

Папки библиотеки:

Каждая папка имеет следующую структуру:

• Превью папки — стандартная иконка папки или обложка папки (если в административной части загружено изображение в поле Обложка).

  • Если установлен тип отображения папок списком, то на превью папки выводится только стандартная иконка.

  • В любом типе отображения (списком / плиткой) на превью папки также выводится:

    • Суммарное количество всех вложенных папок (если в папке нет ни одной вложенной папки, то суммарное количество папок не выводится).

    • Количество вложенных файлов во всех вложенных папках (без учета самих папок).

    • Количество вложеных страниц во всех вложенных папках (без учёта самих папок).

• Название папки — активная ссылка, по нажатию происходит переходит к содержимому папки.

  • Внутри папки могут находиться другие папки, материалы для скачивания, вторичные страницы.

• Иконка для добавления папки в Избранное.

• Кнопка вызова меню действий с папкой — по клику открывает подменю с пунктами:

  • Описание папки — возможность просмотреть дополнительную информацию о папке. Отображается, если при создании папки было заполнено соответствующее поле Описание папки.

  • Cкопировать ссылку — возможность скопировать ссылку на папку.

• Маркер обновлённого материала — красная точка, которая отображается в случае, если в папке есть обновлённый материал или новый.

  • Маркер отображается на всём пути от папки до обновлённого / нового материала.

  • Маркер отображается вне зависимости от заполненности чек-боксов Уведомить сотрудников об изменении содержимого страницы / Уведомить сотрудников об изменении содержимого файла.

  • Маркер исчезает в случаях:

    • Если прошло 7 дней с даты обновления материала

    • Если пользователь просмотрел обновлённый / новый материал — открыл обновлённую / новую страницу или файл, скачал файл, посмотрел описание файла с помощью пункта Описание файла в контекстном меню.

Материалы библиотеки

Каждый материал для скачивания имеет следующую структуру:

• Иконка материала - doc, xls, ppt, pdf, либо универсальная иконка.

• Для форматов jpg, png, svg автоматически генерируется превью. 

• Название материала - активная ссылка для скачивания.

• Cчётчик уникальных просмотров

  • Уникальные просмотры для файла — это факт скачивания или открытия файла. При этом для файлов, которые можно и скачать и открыть учитывается только одно действие одного пользователя, т.е. если один пользователь файл и открыл и скачал, то просмотр будет засчитан как 1 (например, изображения, ПДФ — можно и открыть и скачать, а вот файлы xlsx только скачиваются). Это касается и того, какую платформу использовал пользователь – веб или МП. В этом случае просмотром засчитается только одна из двух платформ (например, если один пользователь файл и открыл и скачал хоть откуда (веб/МП), то просмотр будет засчитан как 1)

• Иконка для добавления материала в Избранное.

• Кнопка «Действия» открывает подменю:

  • Описание файла - возможность просмотреть дополнительную информацию о файле. Отображается, если при создании материала было заполнено соответствующее поле "Описание файла".

  • Cкопировать ссылку - возможность скопировать ссылку на файл; 

  • Скачать файл - возможность скачать файл. Для PDF файлов скачивание недоступно, если в административной части в Настройках системы активен чек-бокс Запретить скачивать PDF файлы или в Библиотеке у файла активен чек-бокс Запретить скачивание

• Маркер обновлённого материала — красная точка, которая отображается в случае, если материал обновлён или он является новым.

  • Маркер отображается на всём пути от папки до обновлённого / нового материала.

  • Маркер отображается вне зависимости от заполненности чек-боксов Уведомить сотрудников об изменении содержимого страницы / Уведомить сотрудников об изменении содержимого файла.

  • Маркер исчезает в случаях:

    • Если прошло 7 дней с даты обновления материала.

    • Если пользователь просмотрел обновлённый / новый материал — открыл обновлённую / новую страницу или файл, скачал файл, посмотрел описание файла с помощью пункта Описание файла в контекстном меню.

Страницы в библиотеке

Карточки страницы в списке материалов имеют следующую структуру:

1. Иконка вторичной страницы.

2. Название вторичной страницы - активная ссылка для перехода на страницу.

3. Иконка для добавления страницы в Избранное.

4. Счётчик лайков, комментариев и уникальных просмотров

   • Уникальные просмотры для страницы — это факт открытия страницы, т.е. только первый просмотр одного пользователя, а просмотры страницы из веба и потом из МП (или наоборот) не засчитываются как 2 просмотра — это 1 просмотр
     Например, если зайти впервые и посмотреть какую-то страницу в вебе — то это будет +1 просмотр, потом если зайти в МП на эту же страницу — тут просмотры не увеличатся. Если же перейти на ту же страницу впервые в МП — то это будет +1 просмотр, потом если зайти в вебе на неё же — уникальные просмотры не увеличатся.

5. Кнопка «Действия» открывает подменю:

   • Описание страницы - возможность просмотреть дополнительную информацию о странице. Отображается, если при создании страницы было заполнено соответствующее поле "Описание страницы".

   • Cкопировать ссылку - возможность скопировать ссылку на страницу.

6. Маркер обновлённого материала — красная точка, которая отображается в случае, если материал обновлён или он является новым.

   • Маркер отображается на всём пути от папки до обновлённого / нового материала.

   • Маркер отображается вне зависимости от заполненности чек-боксов Уведомить сотрудников об изменении содержимого страницы / Уведомить сотрудников об изменении содержимого файла.

   • Маркер исчезает в случаях:

     • Если прошло 7 дней с даты обновления материала.

     • Если пользователь просмотрел обновлённый / новый материал — открыл обновлённую / новую страницу или файл, скачал файл, посмотрел описание файла с помощью пункта Описание файла в контекстном меню.

При переходе на страницу, открывается ее главный экран, который содержит:

• Шапку страницы

  • Изображение шапки

  • Название

  • Кнопка добавления в избранное

  • Дата публикации

  • Категория

  • Количество лайков, комментариев и уникальных просмотров

    • Уникальные просмотры для страницы — это факт открытия страницы, т.е. только первый просмотр одного пользователя, а просмотры страницы из веба и потом из МП (или наоборот) не засчитываются как 2 просмотра — это 1 просмотр
      Например, если зайти впервые и посмотреть какую-то страницу в вебе — то это будет +1 просмотр, потом если зайти в МП на эту же страницу — тут просмотры не увеличатся. Если же перейти на ту же страницу впервые в МП — то это будет +1 просмотр, потом если зайти в вебе на неё же — уникальные просмотры не увеличатся.

• Контентную область

  • Текст страницы

  • Прикреплённые файлы для скачивания

• Теги

• Количество лайков

• Список комментариев

Избранное библиотеки в личном кабинете

Внешний вид материалов полностью соответствует внешнему виду материалов в разделе Библиотека в режиме отображения списком. Подробнее выше в разделе о типах отображения.

Как создать папку и добавить в неё файлы и страницы

Перейдите в Административную часть портала в раздел Контент - Библиотека. На странице раздела отображаются две основные вкладки: Файлы и папки и Категории.

(1) Раздел Библиотека; (2) Вкладка Файлы и папки; (3) Вкладка Категории; (4) Папки; (5) Кнопка «Добавить папку»; (6) Кнопка «Добавить файл»; (7) Кнопка «Добавить страницу»; (8) Меню действий; (9) Чек-боксы для множественного выбора файлов; (10) Столбец “Название“, к которому можно применить сортировку; (11) Столбец “Дата публикации“, к которому можно применить сортировку; (12) Название файла и краткое описание; (13) Доп. меню

При применении сортировки, порядок отображения материалов следующий: вначале папки, затем документы. Т.е. отдельно по дате сортируются папки и отдельно документы.

Во вкладке Файлы и папки нажмите на кнопку «Добавить папку» для создания новой папки, откроется страница со следующими вкладками:

• Параметры папки

• Доступ

Создание папки: вкладка Параметры папки

(1) Название; (2) Признак активности; (3) Адрес; (4) Категория; (5) Описание; (6) Обложка; (7) Дата публикации

Во вкладке «Параметры папки» заполните поля:

• Название – название папки, отображается в Публичной части портала. Длина поля не более 250 символов

• Директория активна – если в поле стоит галочка, папка отображается в Публичной части портала. По умолчанию чек-бокс выбран

• Адрес – автоматически заполняемое поле на основе поля «Название»

• Категория – выберите категорию, в которой будет расположена папка. По умолчанию выставлен параметр «Без категории»

• Описание – описание папки, отображается в Публичной части портала. Нет ограничений по символам

• Обложка – загрузите изображение для его отображения на обложке папки. Может быть загружено только одно изображение в формате jpg,png,gif

• Дата публикации - проставляется автоматически и по умолчанию равна Дате создания. При необходимости можно указать другое значение

Во вкладке «Доступ» можно ограничить доступ к библиотеке для пользователей. См. Настройки доступа.

При нажатии на кнопку «Изменить папку» для папки, которая была ранее создана, откроется страница редактирования новой папки с аналогичными вкладками, как и для создания папки.

Важно: папка не отображается в публичном части если:

• Не наступила Дата публикации

• На момент наступления Даты публикации

  • Папка является пустой

  • Папка содержит файлы, но они все деактивированы

  • В папке нет ни одной папки, файла или страницы дата публикации которых уже наступила

• Директория папки не активна

Важно: на вкладке «Параметры папки» доступны те же поля, но изменение поля «Категория» доступно только для родительской папки и недоступно для папок, находящихся внутри родительской папки. 

Важно: в Библиотеке не наследуются доступы родительской папки для вложенных в неё элементов, поэтому дочерним файлам и папкам необходимо отдельно задавать настройки доступов.

Для создания новой страницы нажмите на кнопку «Добавить страницу», откроется страница со следующими вкладками:

• Настройки страницы

• Доступ

Особенности скачивания и просмотра PDF-файлов

Загрузка PDF-файлов путём перетаскивания файла в поле

Если PDF-файлы загружены в библиотеку или в папку путём перетаскивания в окно браузера, то на загруженный файл по умолчанию распространяются настройки, заданные на платформе. То есть, когда в административной части в Настройках системы:

• Активен чек-бокс Запретить скачивать PDF файлы, то загруженный файл нельзя скачать

• Не активен чек-бокс Запретить скачивать PDF файлы, то загруженный файл можно скачать. Для установки запрета на скачивание, пользователю необходимо установить запрет в настройках файла или страницы.

Один и тот же файл на платформе

Когда в разные модули на платформу добавлен один и тот же PDF-файл, и при этом в административной части в Настройках системы отключена общая настройка Запретить скачивать PDF файлы, а в Библиотеке у файла есть запрет на скачивание, то:

• В Библиотеке такой файл доступен только для просмотра

• В остальных модулях — доступен для скачивания

Копирование PDF-файла

При копировании PDF-файла у копий сохраняются настройки скачивания, которые были выставлены для копируемого (оригинального) файла.

Изменение настроек скачивания PDF

Если для файла был установлен индивидуальный запрет на скачивание, то изменения в Настройках системы для чек-бокса Запретить скачивать PDF файлы не влияют на настройки данного файла.

Настройки файла

Как добавить несколько файлов в папку

В файловом менеджере вашей ОС выделите файлы, которые необходимо загрузить в библиотеку, и перетащите их в нужную папку библиотеки на платформе.

Просмотр содержимого папки

При нажатии на папку (в списке папок справа) слева отображается таблица с перечнем всех вложенных элементов выбранной папки -  файлов, страниц, вложенных папок.

(1) Выбранная папка; (2) Вложенные  элементы в выбранной папке; (3) Чек-боксы выбора файлов и папок для массовых действий; (4) Меню массовых действий над выбранными элементами; (5) Меню действий над отдельным файлом/папкой

Таблица с перечнем вложенных элементов выбранной папки содержит следующие столбцы:

• Чек-боксы для выбора файла/папки для массовых действий (через меню массовых действий)

• Название - информация о файле/папке - при нажатии на папку открывается ее содержимое. При нажатии на файл/страницу открывается страница редактирования. При нажатии на название столбца применяется сортировка

• Дата публикации - дата, при наступлении которой, элемент отображается в Публичной части. При нажатии на название столбца применяется сортировка

• Меню действий над файлом/папкой - при нажатии открывается выпадающий список с действиями, которые можно совершить с выбранным файлом/папкой 

Доступные действия над файлами и папками

(1) Меню действий над папкой; (2) Панель действий, доступных в выбранной папке; (3) Меню массовых действий над элементами в папке; (4) Меню действий над элементом папки

В меню действий над папкой и меню действий над элементом папки доступны следующие действия:

• Редактировать - при выборе действия открывается страница редактирования выбранного файла/папки

• Переместить - см. ниже раздел "Как переместить файлы и папки"

• Копировать

• Удалить

• Активировать/деактивировать

В меню массовых действий над элементами папки доступны те же действия, как и в меню действий над отдельным элементом, кроме действия "Редактировать".

В панели действий, доступных в выбранной папке, возможны действия:

• Вернуться - вернуться в родительскую папку выбранной папки

• Изменить папку - при выборе действия открывается страница редактирования выбранной папки

• Добавить папку, файл, страницу - при выборе действия открывается страница добавления папки, файла или страницы в выбранную папку

Логирование создания и последнего изменения

На портале логируется создание и изменение любого объекта в Библиотеке – папки, файла, страницы.

Что отображается:

• Дата и время создания

• Пользователь, создавший объект

• Дата и время последнего изменения

• Пользователь, сохранивший последние изменения объекта

Где отображается: внизу, на странице редактирования папки, файла или страницы.

Фрагмент страницы редактирования
(1) Дата и время создания; (2) Пользователь, создавший страницу;
(3) Дата и время последнего изменения; (4) Пользователь, сохранивший изменения

Важно: на странице редактирования папки или документа выводится только дата и время создания, а также пользователи, которые произвели действия.
Изменения в контенте нужно смотреть в Логе действий.

Как в логе отображается удалённый пользователь

Отображение удаленного пользователя не отличается от отображения в Публичной части: некликабельный текст Удалённый пользователь, вместо имени и фамилии, серая заглушка вместо аватара.

Удалённый пользователь – создатель папки или документа

Удалённый пользователь сохранил последние изменения в папке или документе

Как переместить файлы и папки 

Для выполнения перемещения:

1. Выберите нужные файлы и папки

2. Откройте меню действий (см. выше, в каких меню доступно данное действие)

3. Выберите действие "Переместить"

4. При этом откроется окно выбора новой родительской папки для выбранных элементов:

5. Выберите в поле "Родительская папка" новую родительскую папку (из списка выбора всех существующих в Библиотеке папок)

6. Нажмите кнопку "Переместить" для выполнения действия.

7. Важно: Если вы размещали ссылку на файл/папку в тексте новости, урока и т.д., эту ссылку необходимо заменить на новую!
   После перемещения в другую папку меняется ссылка на него, по старой ссылке материал становится недоступен, отображается ошибка 404.

После завершения перемещения открывается папка, в которую выполнено перемещение. 

Окно выбора новой родительской папки

(1) Список выбора новой родительской папки; (2) Кнопка "Переместить"

Условия перемещения:

• Перемещение папки работает вместе со всеми вложенными элементами (папками, страницами и файлами)

• Доступы при перемещении работают согласно таблице ниже

• Важно: После перемещения в другую папку меняется ссылка на него, по старой ссылке материал становится недоступен, отображается ошибка 404. 

Доступы при перемещении:

Как ограничить доступы к файлам и папкам

См. Настройки доступа

Как установить разрешения на действия с объектами библиотеки

Выбор ролей

На вкладке “Разрешения” находится поле “Роли”.

Доступен множественный выбор из списка существующих на портале ролей, в настройках которых задано какое-либо разрешение.

Заполнение поля Роли аналогично настройке во вкладке “Доступ”. Поскольку поле одно – выбор нескольких ролей работает по логике ИЛИ.

Механика разрешений

Вкладка “Разрешения” на страницах создания папки/страницы/файла доступна только ролям с включённой настройкой “Ограничение доступа” в настройках роли.

При создании/редактировании объекта во вкладке “Разрешения” администратор может выбрать роли, которые будут иметь доступ на просмотр и редактирование этого объекта.

Если пользователю присвоена роль, в настройках которой активирован чек-бокс “Ограничение доступа“, то этому пользователю автоматически присваивается разрешение на просмотр, редактирование и ограничение доступа для всех папок библиотеки, и при самостоятельном редактировании он не может лишить себя доступа к тем элементам библиотеки, где были установлены роли, к которым данный пользователь не относится.

Разрешение на просмотр, редактирование и ограничение доступа имеют следующие категории пользователей:

• Верховный администратор

• Роль, у которой есть права на ограничение доступа

Кейсы: наследуемость настроек