Онбординг и приветственные баннеры

При первом открытии модуля в публичной части пользователю любой роли отображается приветственная презентация (онбординг), которая кратко рассказывает пользователю о модуле и его механиках.

Также приветственную презентацию можно открыть, кликнув на кнопку показа приветственной презентации на странице модуля.

Open

Презентация представляет собой попап, который состоит из нескольких слайдов.

Open

Как пользоваться Библиотекой в публичной части портала

Тип отображения:

• Выберете вариант отображения материалов: список или плитка.

  • Выбор типа влияет на отображение только в интерфейсе конкретного пользователя.

  • При переключении отображения система запоминает выбранный пользователем способ отображения.

Действия с объектами библиотеки:

• Интересный материал или папку добавьте в Избранное - нажмите на Звёздочку рядом.

• Изучить описание папки можно, не заходя в неё, а любой файл в Библиотеке легко скачивается на компьютер.

  • Важно: если на страницу в Библиотеке загружен аудио- или видеофайл, то в скачанном pdf-файле страницы аудио и видео будет заменено на простые ссылки на эти файлы.
    Ссылка на файл будет добавлена, если он был загружен в поле Описание через текстовый редактор.

Важно: чтобы поделиться документом или директорией, копируйте ссылку нажатием кнопки. В адресной строке браузера не постоянная ссылка.

При переходе по ней спустя уже небольшое время возникнет ошибка 404 - страница не существует.

Папки библиотеки:

Каждая папка имеет следующую структуру:

• Превью папки — стандартная иконка папки или обложка папки (если в административной части загружено изображение в поле Обложка).

  • Если установлен тип отображения папок списком, то на превью папки выводится только стандартная иконка.

  • В любом типе отображения (списком / плиткой) на превью папки также выводится:

    • Суммарное количество всех вложенных папок (если в папке нет ни одной вложенной папки, то суммарное количество папок не выводится).

    • Количество вложенных файлов во всех вложенных папках (без учета самих папок).

    • Количество вложеных страниц во всех вложенных папках (без учёта самих папок).

• Название папки — активная ссылка, по нажатию происходит переходит к содержимому папки.

  • Внутри папки могут находиться другие папки, материалы для скачивания, вторичные страницы.

• Иконка для добавления папки в Избранное.

• Кнопка вызова меню действий с папкой — по клику открывает подменю с пунктами:

  • Описание папки — возможность просмотреть дополнительную информацию о папке. Отображается, если при создании папки было заполнено соответствующее поле Описание папки.

  • Cкопировать ссылку — возможность скопировать ссылку на папку.

• Маркер обновлённого материала — красная точка, которая отображается в случае, если в папке есть обновлённый материал или новый.

  • Маркер отображается на всём пути от папки до обновлённого / нового материала.

  • Маркер отображается вне зависимости от заполненности чек-боксов Уведомить сотрудников об изменении содержимого страницы / Уведомить сотрудников об изменении содержимого файла.

  • Маркер исчезает в случаях:

    • Если прошло 7 дней с даты обновления материала

    • Если пользователь просмотрел обновлённый / новый материал — открыл обновлённую / новую страницу или файл, скачал файл, посмотрел описание файла с помощью пункта Описание файла в контекстном меню.

Материалы библиотеки

Каждый материал для скачивания имеет следующую структуру:

• Иконка материала - doc, xls, ppt, pdf, либо универсальная иконка.

• Для форматов jpg, png, svg автоматически генерируется превью. 

• Название материала - активная ссылка для скачивания.

• Иконка для добавления материала в Избранное.

• Кнопка «Действия» открывает подменю:

  • Описание файла - возможность просмотреть дополнительную информацию о файле. Отображается, если при создании материала было заполнено соответствующее поле "Описание файла".

  • Cкопировать ссылку - возможность скопировать ссылку на файл; 

  • Скачать файл - возможность скачать файл. Для PDF файлов скачивание недоступно, если в административной части в Настройках системы активен чек-бокс Запретить скачивать PDF файлы или в Библиотеке у файла активен чек-бокс Запретить скачивание

• Маркер обновлённого материала — красная точка, которая отображается в случае, если материал обновлён или он является новым.

  • Маркер отображается на всём пути от папки до обновлённого / нового материала.

  • Маркер отображается вне зависимости от заполненности чек-боксов Уведомить сотрудников об изменении содержимого страницы / Уведомить сотрудников об изменении содержимого файла.

  • Маркер исчезает в случаях:

    • Если прошло 7 дней с даты обновления материала.

    • Если пользователь просмотрел обновлённый / новый материал — открыл обновлённую / новую страницу или файл, скачал файл, посмотрел описание файла с помощью пункта Описание файла в контекстном меню.

Страницы в библиотеки

Превью каждой вторичной страницы имеет следующую структуру:

1. Иконка вторичной страницы.

2. Название вторичной страницы - активная ссылка для перехода на страницу.

3. Иконка для добавления страницы в Избранное.

4. Счётчик лайков и комментариев

5. Кнопка «Действия» открывает подменю:

   1. Описание страницы - возможность просмотреть дополнительную информацию о странице. Отображается, если при создании страницы было заполнено соответствующее поле "Описание страницы".

   2. Cкопировать ссылку - возможность скопировать ссылку на страницу.

6. Маркер обновлённого материала — красная точка, которая отображается в случае, если материал обновлён или он является новым.

   • Маркер отображается на всём пути от папки до обновлённого / нового материала.

   • Маркер отображается вне зависимости от заполненности чек-боксов Уведомить сотрудников об изменении содержимого страницы / Уведомить сотрудников об изменении содержимого файла.

   • Маркер исчезает в случаях:

     • Если прошло 7 дней с даты обновления материала.

     • Если пользователь просмотрел обновлённый / новый материал — открыл обновлённую / новую страницу или файл, скачал файл, посмотрел описание файла с помощью пункта Описание файла в контекстном меню.

Избранное библиотеки в личном кабинете

Внешний вид материалов полностью соответствует внешнему виду материалов в разделе Библиотека в режиме отображения списком. Подробнее выше в разделе о типах отображения.

Как создать папку и добавить в неё файлы и страницы

Перейдите в Административную часть портала в раздел Контент - Библиотека. На странице раздела отображаются две основные вкладки: Файлы и папки и Категории.

(1) Раздел Библиотека; (2) Вкладка Файлы и папки; (3) Вкладка Категории; (4) Папки; (5) Кнопка «Добавить папку»; (6) Кнопка «Добавить файл»; (7) Кнопка «Добавить страницу»; (8) Меню действий; (9) Чек-боксы для множественного выбора файлов; (10) Столбец “Название“, к которому можно применить сортировку; (11) Столбец “Дата публикации“, к которому можно применить сортировку; (12) Название файла и краткое описание; (13) Доп. меню

При применении сортировки, порядок отображения материалов следующий: вначале папки, затем документы. Т.е. отдельно по дате сортируются папки и отдельно документы.

Во вкладке Файлы и папки нажмите на кнопку «Добавить папку» для создания новой папки, откроется страница со следующими вкладками:

• Параметры папки

• Доступ

Создание папки: вкладка Параметры папки

(1) Название; (2) Признак активности; (3) Адрес; (4) Категория; (5) Описание; (6) Обложка; (7) Дата публикации

Во вкладке «Параметры папки» заполните поля:

• Название – название папки, отображается в Публичной части портала. Длина поля не более 80 символов

• Директория активна – если в поле стоит галочка, папка отображается в Публичной части портала. По умолчанию чек-бокс выбран

• Адрес – автоматически заполняемое поле на основе поля «Название»

• Категория – выберите категорию, в которой будет расположена папка. По умолчанию выставлен параметр «Без категории»

• Описание – описание папки, отображается в Публичной части портала. Нет ограничений по символам

• Обложка – загрузите изображение для его отображения на обложке папки. Может быть загружено только одно изображение в формате jpg,png,gif

• Дата публикации - проставляется автоматически и по умолчанию равна Дате создания. При необходимости можно указать другое значение

Во вкладке «Доступ» можно ограничить доступ к библиотеке для пользователей. См. Настройки доступа.

При нажатии на кнопку «Изменить папку» для папки, которая была ранее создана, откроется страница редактирования новой папки с аналогичными вкладками, как и для создания папки.

Важно: папка не отображается в публичном части если:

• Не наступила Дата публикации

• На момент наступления Даты публикации

  • Папка является пустой

  • Папка содержит файлы, но они все деактивированы

  • В папке нет ни одной папки, файла или страницы дата публикации которых уже наступила

• Директория папки не активна

Важно: на вкладке «Параметры папки» доступны те же поля, но изменение поля «Категория» доступно только для родительской папки и недоступно для папок, находящихся внутри родительской папки. 

Важно: в Библиотеке не наследуются доступы родительской папки для вложенных в неё элементов, поэтому дочерним файлам и папкам необходимо отдельно задавать настройки доступов.

Для создания новой страницы нажмите на кнопку «Добавить страницу», откроется страница со следующими вкладками:

• Настройки страницы

• Доступ

Особенности скачивания и просмотра PDF-файлов

Загрузка PDF-файлов путём перетаскивания файла в поле

Если PDF-файлы загружены в библиотеку или в папку путём перетаскивания в окно браузера, то на загруженный файл по умолчанию распространяются настройки, заданные на платформе. То есть, когда в административной части в Настройках системы:

• Активен чек-бокс Запретить скачивать PDF файлы, то загруженный файл нельзя скачать

• Не активен чек-бокс Запретить скачивать PDF файлы, то загруженный файл можно скачать. Для установки запрета на скачивание, пользователю необходимо установить запрет в настройках файла или страницы.

Один и тот же файл на платформе

Когда в разные модули на платформу добавлен один и тот же PDF-файл, и при этом в административной части в Настройках системы отключена общая настройка Запретить скачивать PDF файлы, а в Библиотеке у файла есть запрет на скачивание, то:

• В Библиотеке такой файл доступен только для просмотра

• В остальных модулях — доступен для скачивания

Копирование PDF-файла

При копировании PDF-файла у копий сохраняются настройки скачивания, которые были выставлены для копируемого (оригинального) файла.

Изменение настроек скачивания PDF

Если для файла был установлен индивидуальный запрет на скачивание, то изменения в Настройках системы для чек-бокса Запретить скачивать PDF файлы не влияют на настройки данного файла.

Настройки файла

Как добавить несколько файлов в папку

В файловом менеджере вашей ОС выделите файлы, которые необходимо загрузить в библиотеку, и перетащите их в нужную папку библиотеки на платформе.

Просмотр содержимого папки

При нажатии на папку (в списке папок справа) слева отображается таблица с перечнем всех вложенных элементов выбранной папки -  файлов, страниц, вложенных папок.

(1) Выбранная папка; (2) Вложенные  элементы в выбранной папке; (3) Чек-боксы выбора файлов и папок для массовых действий; (4) Меню массовых действий над выбранными элементами; (5) Меню действий над отдельным файлом/папкой

Таблица с перечнем вложенных элементов выбранной папки содержит следующие столбцы:

• Чек-боксы для выбора файла/папки для массовых действий (через меню массовых действий)

• Название - информация о файле/папке - при нажатии на папку открывается ее содержимое. При нажатии на файл/страницу открывается страница редактирования. При нажатии на название столбца применяется сортировка

• Дата публикации - дата, при наступлении которой, элемент отображается в Публичной части. При нажатии на название столбца применяется сортировка

• Меню действий над файлом/папкой - при нажатии открывается выпадающий список с действиями, которые можно совершить с выбранным файлом/папкой 

Доступные действия над файлами и папками

(1) Меню действий над папкой; (2) Панель действий, доступных в выбранной папке; (3) Меню массовых действий над элементами в папке; (4) Меню действий над элементом папки

В меню действий над папкой и меню действий над элементом папки доступны следующие действия:

• Редактировать - при выборе действия открывается страница редактирования выбранного файла/папки

• Переместить - см. ниже раздел "Как переместить файлы и папки"

• Копировать

• Удалить

• Активировать/деактивировать

В меню массовых действий над элементами папки доступны те же действия, как и в меню действий над отдельным элементом, кроме действия "Редактировать".

В панели действий, доступных в выбранной папке, возможны действия:

• Вернуться - вернуться в родительскую папку выбранной папки

• Изменить папку - при выборе действия открывается страница редактирования выбранной папки

• Добавить папку, файл, страницу - при выборе действия открывается страница добавления папки, файла или страницы в выбранную папку

Логирование создания и последнего изменения

На портале логируется создание и изменение любого объекта в Библиотеке – папки, файла, страницы.

Что отображается:

• Дата и время создания

• Пользователь, создавший объект

• Дата и время последнего изменения

• Пользователь, сохранивший последние изменения объекта

Где отображается: внизу, на странице редактирования папки, файла или страницы.

Фрагмент страницы редактирования
(1) Дата и время создания; (2) Пользователь, создавший страницу;
(3) Дата и время последнего изменения; (4) Пользователь, сохранивший изменения

Важно: на странице редактирования папки или документа выводится только дата и время создания, а также пользователи, которые произвели действия.
Изменения в контенте нужно смотреть в Логе действий.

Как в логе отображается удалённый пользователь

Отображение удаленного пользователя не отличается от отображения в Публичной части: некликабельный текст Удалённый пользователь, вместо имени и фамилии, серая заглушка вместо аватара.

Удалённый пользователь – создатель папки или документа

Удалённый пользователь сохранил последние изменения в папке или документе

Как переместить файлы и папки 

Для выполнения перемещения:

1. Выберите нужные файлы и папки

2. Откройте меню действий (см. выше, в каких меню доступно данное действие)

3. Выберите действие "Переместить"

4. При этом откроется окно выбора новой родительской папки для выбранных элементов:

5. Выберите в поле "Родительская папка" новую родительскую папку (из списка выбора всех существующих в Библиотеке папок)

6. Нажмите кнопку "Переместить" для выполнения действия.

7. Важно: Если вы размещали ссылку на файл/папку в тексте новости, урока и т.д., эту ссылку необходимо заменить на новую!
   После перемещения в другую папку меняется ссылка на него, по старой ссылке материал становится недоступен, отображается ошибка 404.

После завершения перемещения открывается папка, в которую выполнено перемещение. 

Окно выбора новой родительской папки

(1) Список выбора новой родительской папки; (2) Кнопка "Переместить"

Условия перемещения:

• Перемещение папки работает вместе со всеми вложенными элементами (папками, страницами и файлами)

• Доступы при перемещении работают согласно таблице ниже

• Важно: После перемещения в другую папку меняется ссылка на него, по старой ссылке материал становится недоступен, отображается ошибка 404. 

Доступы при перемещении:

Как ограничить доступы к файлам и папкам

См. Настройки доступа

Как установить разрешения на действия с объектами библиотеки

Выбор ролей

На вкладке “Разрешения” находится поле “Роли”.

Доступен множественный выбор из списка существующих на портале ролей, в настройках которых задано какое-либо разрешение.

Заполнение поля Роли аналогично настройке во вкладке “Доступ”. Поскольку поле одно – выбор нескольких ролей работает по логике ИЛИ.

Механика разрешений

Вкладка “Разрешения” на страницах создания папки/страницы/файла доступна только ролям с включённой настройкой “Ограничение доступа” в настройках роли.

При создании/редактировании объекта во вкладке “Разрешения” администратор может выбрать роли, которые будут иметь доступ на просмотр и редактирование этого объекта.

Если пользователю присвоена роль, в настройках которой активирован чек-бокс “Ограничение доступа“, то этому пользователю автоматически присваивается разрешение на просмотр, редактирование и ограничение доступа для всех папок библиотеки, и при самостоятельном редактировании он не может лишить себя доступа к тем элементам библиотеки, где были установлены роли, к которым данный пользователь не относится.

Разрешение на просмотр, редактирование и ограничение доступа имеют следующие категории пользователей:

• Верховный администратор

• Роль, у которой есть права на ограничение доступа

Кейсы: наследуемость настроек

Кейсы: комбинации настроек роли и настройки разрешения

Рекомендации по использованию механики

Если к структуре библиотеки должны иметь доступ несколько ролей, то:

1. Корневая папка должна не иметь настроек разрешений

2. Внутри корневой папки необходимо отдельные папки для каждой из ролей с соответствующими настройками разрешений

3. Если необходимо обеспечить доступ нескольким ролям – необходимо создать папки с соответствующими настройками разрешений – указать все нужные роли

Нельзя создать папки с одними настройками разрешений, а вложенным объектам задать противоречащие настройки.
В этом случае:

1. Доступ к вложенным объектам будет унаследован и роль, имеющая доступ к родительской папке будет иметь доступ к любому объекту внутри неё.

2. Доступ к вложенным объектам не будут иметь те роли, которые не указаны в разрешениях к родительской папке.

Уведомления и рассылки модуля

Для событий в рамках модуля пользователям отправляются уведомления и рассылки:

Веб-уведомления (в колокольчик)

Добавлен новый материал

Обновлён материал

Отчётность по модулю Библиотека

Отчёт «Библиотека. Сводный отчёт по материалам «Библиотеки»

Фильтры отчёта

Дата создания

Поля отчёта

1. ID

2. Название материала

3. Дата создания

4. Количество лайков

5. Количество комментариев

6. Количество добавлений в избранное

Обучающее видео