Показатели эффективности

Общая информация «Показатели эффективности»

Какова цель модуля

Модуль решает две задачи:

1. Визуализация показателей эффективности сотрудников на корпоративном портале.
   Решение позволит использовать визуализацию показателей для различных активностей за рамками функционала модуля: при аттестации сотрудников офлайн, награждение пользователей и т.п.

2. Визуализация показателей эффективности сотрудников для него самого.
   Решение этой задачи служит цели мотивации сотрудника достигать более высоких показателей эффективности.

На каких устройствах доступен модуль

Визуализация и импорт Показателей эффективности доступен в веб-версии: декстопной и адаптированной.

Как связаны «Показатели эффективности» с другими модулями платформы Motitvity

Показатели эффективности выводятся в Личном кабинете пользователя.

Показатели эффективности попадают в Дайджест.

Показатели эффективности выводятся в отчёты.

По отдельному показателю эффективности можно построить рейтинг пользователей.

Показатели эффективности могут быть использованы для формирования расходуемого баланса. Расходуемый баланс используется для покупок товаров в Каталоге призов и на онлайн-витрине.

Какие механики работают в этом модуле

Пользователи каких ролей могут работать с модулем

Администратор, Руководитель и Сотрудник.

Какие действия предусмотрены для разных пользовательских ролей

Каков процесс работы с модулем

Процесс работы состоит из нескольких этапов:

Как администратор работает с модулем «Показатели эффективности»

Где находится список показателей

Настройка показателей эффективности осуществляется в Административной части в разделе Импорт - Показатели эффективности.

На вкладке “Показатели” отображается список созданных показателей.

Open

Список показателей организован в виде таблицы (3).
Из таблицы можно узнать ID показателя, название показателя, единицу измерения, является ли он накопительным и формируется ли по нему рейтинг пользователей.

Название показателя в списке – ссылка для перехода в режим редактирования показателя.

Как найти показатель, если список длинный

Показатель эффективности можно найти по его названию через “Поиск” (1).

Как Администратор может создать показатель

Для создания показателя во вкладке «Показатели эффективности» нужно нажать кнопку “Добавить” (2).

На странице создания показателя на вкладке “Контент“ нужно произвести настройки.

Open

Как заполнить поле “Название”

Это поле (1) обязательно для заполнения. Длина названия ограничена 36 символами.

Как заполнить поле “Единица измерения”

Название единицы измерения выбирается из списка значений (2). Значение по умолчанию – рубль.
Создавать собственные названия единиц измерений нельзя.

Названия единиц измерения в Административной части и их отображение пользователям

Как заполнить поле “Порядок”

Поле порядок (3) обязательно для заполнения. Заполнить его можно только целым числом от 0 до 999. Значение по умолчанию – 0.

На что влияет величина “Порядка”

Она влияет на порядок отображения карточек показателей в Личном кабинете пользователей,
на порядок вкладок рейтингов по показателям, на порядок и вывод показателей в Дайджесте, на порядок столбцов показателей в отчётах и в файле импорта, на порядок вывода названия показателя в списке значений при заполнении полей с выбором показателя эффективности.
Для всех перечисленных случаев – чем ниже величина, тем выше приоритет. Если порядок показателей совпадает, то приоритет во всех случаях имеет тот показатель, который был создан раньше.

Как использовать чек-бокс “Накопительный”

Активируйте чек-бокс (4), чтобы сделать показатель накопительным. Если это не нужно, оставьте чек-бокс неактивным.

В чём разница между накопительными и не накопительными показателями

Значение не накопительного показателя с каждым новым импортом перезаписывается, а накопительного – суммируется с текущим значением.

Для чего предусмотрены накопительные и не накопительные показатели

Такое деление позволяет реализовать гибкое взаимодействие с показателями.
Рассмотрим пример. Показатель количества продаж может быть накопительным, а может и нет. Если это показатель общего количества продаж, сделанных сотрудником, то оно постоянно растёт и является накопительным. Если показатель характеризует количество продаж за день или месяц, то накопительным он быть не должен.

Кроме того, показатели эффективности могут участвовать в формировании расходуемого баланса, для покупок в «Каталоге призов» и на онлайн-витрине.
Для этой механики можно использовать только накопительный показатель.

Если показатель эффективности участвует в формировании расходуемого баланса и была совершена хотя бы одна покупка, чек-бокс “Накопительный” остаётся заблокированным в активном состоянии.

За что отвечает чек-бокс “Использовать в рейтинге”

Если нужно формировать рейтинг пользователей по данному показателю, нужно активировать чек-бокс (5). Если рейтинг не нужен, оставьте чек-бокс неактивным.

Настройка доступа

Подробно о настройке доступа — Доступ

Может ли Администратор удалить показатель

В общем случае может. Для этого нужно перейти в режим редактирования показателя и нажать на кнопку “Удалить” (6).

Исключение: нельзя удалить показатель эффективности, если он участвует в формировании расходуемого баланса и была совершено хотя бы одна покупка.

Как работать с файлом импорта показателей эффективности

Сколько способов импорта показателей эффективности есть на портале

Доступно для использования два способа импорта показателей:

• Ручной – загрузка файла импорта осуществляется администратором

• Автоматический – через SFTP

О каких особенностях импорта нужно знать

Список особенностей:

1. Не допускается пересечение периодов отчётности

2. При указании уже существующего периода значения показателя:

   1. Суммируются, если показатель накопительный

   2. Перезаписываются, если показатель не накопительный

   3. Сбрасывается, если передано значение “-“

   4. Равняются нулю, если:

      1. уже есть данные по показателю за данный период

      2. передано значение “0”

3. Наличие столбцов всех существующих показателей эффективности в файле импорта обязательно

4. Заполнение значениями показателей эффективности:

   1. Обязательно передать значение хотя бы одного показателя в строке

   2. Остальные ячейки показателей эффективности в строке могут оставаться пустыми

Как заполнить поля в файле импорта

Описание полей, правила заполнения и подсказки о возможных ошибках собраны в таблице ниже.

Можно ли скачать шаблон файла импорта

Да. Шаблон можно не создавать самостоятельно. После того как создан хотя бы один показатель эффективности файл шаблона доступен для скачивания на странице импорта (3).

Можно увидеть пример заполнения файла импорта показателей эффективности

Да.

Пример заполнения файла импорта

Open

Как провести ручной импорт файла

Импорт показателей эффективности осуществляется в Административной части / Пользователи / Показатели эффективности / Импорт.

Open

Загрузите файл с данными в поле для загрузки файла с данными импорта (2)

После загрузки файла нажмите кнопку "Сохранить" (4) для выполнения импорта.

Как настроить автоматический импорт

Для автоматического импорта показателей необходимо задать настройки синхронизации SFTP на странице “Настройки автоматического импорта”.

Перейти на страницу можно нажав на кнопку “Настроить автоматическую синхронизацию” (1).

Как просмотреть историю импорта показателей эффективности

Для просмотра истории импорта перейдите во вкладку “История” (5)

Произошла ошибка. Можно ли изменить значения показателей

Для того, чтобы изменить значение показателя или показателей необходимо провести импорт новых значений.

Значение показателя изменить можно только для уже загруженного периода.

Как настроить отображение кастомных и системных периодов в публичной части

На вкладке Периоды доступно создание периодов (4) для отображения их в публичной части в фильтре по периоду

Open

Список созданных периодов организован в виде таблицы (3), из которой можно узнать ID периода, название, порядок и даты периода:

• Название периода в списке – это ссылка для перехода в режим редактирования периода

• Сортировка доступна по столбцу ID, Название, Порядок: от большего к меньшему и наоборот. Сортировка по умолчанию: по убыванию ID периода

• По умолчанию при переходе на страницу отображаются только Активные и Неактивные периоды. Цвет фона ID периода отображает текущий статус периода: если период активен, то ID отображается на зеленом фоне, неактивен – на сером фоне, удален – на красном фоне

• Удалённые периоды отображаются только после применения соответствующей фильтрации/поиска. Доступ к периодам с типом Удалённые присутствует только у пользователей с ролью Верховный администратор

При необходимости можно воспользоваться блоком поиска и фильтрации (1), который позволяет найти нужный период или отфильтровать список по их статусу:

• Чек-бокс Активные — если выбран, то при применении фильтрации выведутся активные периоды

• Чек-бокс Неактивные — если выбран, то при применении фильтрации выведутся неактивные периоды

• Чек-бокс Удалённые — если выбран, то при применении фильтрации выведутся удалённые периоды

• Поле поиска, которое работает по названию периода

  • При поиске, без выбранных чек-боксов, в результате поиска выводятся периоды всех трёх типов (Активные, Неактивные, Удалённые)

  • Если список отфильтрован с помощью одного из чек-боксов, поиск происходит только по периодам выбранного типа

• Кнопка Применить — по клику список элементов ниже перестраивается в зависимости от поискового запроса / параметров фильтрации

• Кнопка Сбросить — выводится, если был применён поиск / фильтрация. По клику применённая фильтрация и поиск сбрасываются и список элементов ниже перестраивается по умолчанию

Для удобной работы со списком периодов можно воспользоваться чек-боксами для совершения массовых действий над записями (3) и блоком управления массовыми действиями (2), который состоит из:

• Выпадающий список с вариантами действий

  • Активен, если в списке есть хотя бы один выбранный элемент

• Варианты массовых действий:

  • Активировать

  • Деактивировать

  • Копировать – не отображается, если был выбран системный период (см. Показатели эффективности | Системные периоды)

  • Удалить – не отображается, если был выбран системный период (см. Показатели эффективности | Системные периоды)

• Кнопка Выполнить – по клику указанное действие совершается с выбранными элементами и список элементов обновляется

Страница создания и редактирования периода

Open

На странице пользователю доступно создание и редактирование периода:

• Страница с пустыми полями открывается по кнопке Добавить

• Страница с последними сохраненными значениями открывается по нажатию на название периода в общем списке

Если период был удален, то:

• Для такого периода страница открывается только в режиме просмотра – страница совпадает по структуре, но все поля доступны на ней только для просмотра

• Вверху страницы отображается подсказка: Период удален. Данные доступны только для чтения

Страница состоит из вкладок:

• Контент

• Доступ

Вкладка Контент служит для настройки периода и содержит следующие поля:

• Название периода

  • Обязательное поле

  • Недоступно для редактирования в системных периодах (см. Показатели эффективности | Системные периоды)

• Чек-бокс Период активен – активирует / деактивирует отображение периода в публичной части

  • Если чек-бокс активен, то период доступен для выбора в публичной части

  • Если чек-бокс неактивен, то период недоступен для взаимодействия

• Даты периода – период дат, который задается для фильтрации показателей эффективности в публичной части

  • Обязательное поле

  • Не заполнено и недоступно для редактирования в системных периодах (см. Показатели эффективности | Системные периоды)

• Порядок – порядковый номер периода, согласно которому период должен отображаться в публичной части. Если номера совпадают, то первым выводится последний добавленный период

Вкладка Доступ

Подробно о настройке доступа — Доступ

Системные периоды

В списке периодов присутствуют системные периоды, которые недоступны для удаления и выводятся по умолчанию в публичной части

Названия системных периодов:

1. Неделя – при выборе этого периода в публичной части выводятся показатели эффективности за последнюю неделю: -7 дней от текущей даты

2. Месяц – при выборе этого периода в публичной части выводятся показатели эффективности за последний месяц: -30 дней от текущей даты

3. Год – при выборе этого периода в публичной части выводятся показатели эффективности за последний год: -365 дней от текущей даты

Администратор имеет возможность:

• Активировать системный период

• Деактивировать системный период

• Задавать порядок отображения системного периода в публичной части

Переименовать системный период возможно только через загрузку переводов

Как «Показатели эффективности» отображаются в Публичной части

Как отображаются «Показатели эффективности» в Личном кабинете пользователя

Как пользователь видит визуализации собственных показателей

В личном кабинете сотрудника, во вкладке “Показатели эффективности” отображаются все загруженные показатели эффективности.

Open

Какая информация выводится на карточках показателей

Каждая карточка показателя эффективности отображает название и актуальное и плановое значение показателя, единицу его измерения и дату выгрузки.

Подробнее.
Актуальное значение показателя – значение, переданное за период.
Плановое значение для этого показателя – переданное за данный период значение.
Для накопительных показателей – сумма всех значений, переданных за период.
По умолчанию выводится последнее переданное значение для каждого показателя.

Пользователь может выбрать интересующий его период.

Как увидеть значение показателя за период

По умолчанию период не установлен.

Фильтры по периоду подразделяются на:

• Системные периоды и периоды, созданные администратором в ПА

• Периоды, созданные пользователем

Системные периоды и периоды, созданные администратором, разделяются чертой от фильтров, созданных пользователем

Open

1. Блок системных и созданных администратором в ПА периодов – отвечает за быстрый доступ к системным и ранее созданным администратором периодам. Состав, порядок и даты периодов настраиваются в ПА (подробнее см. Показатели эффективности | Как настроить отображение кастомных и системных периодов в публичной части)

   • При наведении курсора на период, созданный администратором, отображается тултип с информацией о датах созданного периода

   • Сброс фильтра происходит:

     • При повторном нажатии на выбранный период или по нажатию на иконку крестика в выбранном периоде

     • Автоматически при перезагрузке или закрытии страницы модуля

     • При нажатии на другие фильтры

   • Системные периоды могут быть представлены следующими значениями:

     • Неделя – при нажатии выводятся показатели эффективности за последнюю неделю, т.е. -7 дней от текущей даты.

     • Месяц – при нажатии выводятся показатели эффективности за последний месяц, т.е. -30 дней от текущей даты.

     • Год – при нажатии выводятся показатели эффективности за последний год, т.е. -365 дней от текущей даты.

2. Пользовательский период – под каждый сохраненный и установленный пользователем период (см. описание добавления такого периода в пункте “3” ниже) выводится кнопка.

   • При нажатии на кнопку показатели эффективности выводятся в соответствии с периодом, закреплённым за кнопкой

   • На кнопке присутствует элемент вызова меню, при нажатии на который появляется меню с возможностью выбора двух действий: редактировать и удалить. При нажатии на “удалить” кнопка пользовательского периода удаляется с панели кнопок выбора периода. При нажатии на “редактировать“ появляется календарь.

     • По умолчанию даты в календаре предустановлены текущим значением. У пользователя есть возможность изменить даты.

     • Дата начала периода должна отличаться от даты конца периода

     • Календарь содержит кнопки “Сохранить“ и “Отмена“. Кнопка “Сохранить“ активна только, если выбраны две даты в календаре. При нажатии на “Сохранить“ календарь закрывается, выбранный пользователем период сохраняется и устанавливается в качестве фильтра пользовательского периода – кнопки “Пользовательский период“. При нажатии на “Отмена“ календарь закрывается без применения изменений.

3. Добавить – кнопка отображается только, если кнопок пользовательского периода (см. пункт “2“ выше) < 5. При нажатии кнопки раскрывается блок с календарём

   • В календаре можно установить начало и конец периода, за который нужно вывести показатели эффективности.

   • Дата начала периода должна отличаться от даты конца периода

   • Календарь содержит кнопки “Сохранить“ и “Отмена“. Кнопка “Сохранить“ активна только, если выбраны две даты в календаре.

     • При нажатии на кнопку “Сохранить“ календарь закрывается, выбранный пользователем период сохраняется и устанавливается в качестве фильтра пользовательского периода – кнопки “Пользовательский период“ (см. пункт “2” выше)

     • При нажатии на кнопку “Отмена“ календарь закрывается без применения изменений

4. Период – при нажатии кнопки раскрывается блок с календарём (скриншот календаря представлен ниже, после описания всех кнопок на панели выбора периода).

   • В календаре можно установить начало и конец периода, за который нужно вывести показатели эффективности.

   • Дата начала периода может быть равна дате конца периода, то есть можно выбрать только одну дату

   • Календарь содержит кнопки “Применить“ и “Отмена“.

     • При нажатии на кнопку “Применить“ календарь закрывается и выводятся показатели эффективности в соответствии с выбранным временным фильтром-периодом

     • Закрыть календарь без применения изменений можно при нажатии вне области календаря или по кнопке “Отмена“

   • Выбранный период устанавливается в качестве временного фильтра-периода только до момента перезагрузки или закрытия страницы модуля. При нажатии на другие закреплённые кнопки фильтр-период так же сбрасывается.

Open

Блок с календарём для выбора временного фильтра-периода

Open

Блок с календарём для выбора сохраняемого пользовательского периода

Что отображается, если данных для отображения нет

1. Если показатели не созданы – не отображается вся вкладка.

2. Если показатели созданы, но не загружены значения – показатели, значения по которым не загружены пользователю не отображаются в личном кабинете.

3. Если показатели созданы, но посредством импорта в качестве значения было передано “0“ - показатель отобразится равным 0.

4. Если показатели созданы, значения загружены, но за выбранный период нет значения – на странице выводится заглушка.

Open

В каком порядке выводятся карточки показателей

Порядок отображения карточки определяется значением в поле “Порядок”, указанном при создании показателя.

Как просмотреть историю начислений показателей эффективности

Историю начислений можно увидеть только для показателей, который участвуют в формировании расходуемого баланса.

Значения показателей, переданные в файле импорта выводятся в ЛК / Обучение и активность / Статистика / Расходуемый баланс.

Как отображаются «Показатели эффективности» в Личном кабинете пользователя для Руководителя

Руководитель имеет возможность просматривать визуализацию показателей в ЛК подчинённых сотрудников, но только тех показателей, которые доступны просматриваемому пользователю (см. настройки на вкладке “Доступ“ раздел Создание показателей).

Просмотр доступен пользователю, который указан в системном поле “Руководитель”.

Отображение визуализации аналогично визуализации показателей в собственном ЛК.

Как отображается «Рейтинг» пользователей по показателю эффективности

Любой пользователь имеет возможность просматривать значение показателей других пользователей в “Рейтинге”, если на основе показателя эффективности формируется рейтинг.

Если пользователю недоступен какой-либо показатель, то данный показатель не отображается для этого пользователя при выборе в модуле “Рейтинг”.

Рейтинг формируется на основе фактических значений показателя эффективности.

Просмотр значений показателя, по которому составлена Матрица потенциала пользователей

В Матрице потенциала можно использовать любой из созданных показателей эффективности по всем сотрудникам, если он по ним передавался, не зависимо от предоставленных доступов на вкладке “Доступ“ (см. раздел Создание показателей).

Как рассчитываются значения показателя эффективности

• При расчёте значения показателя эффективности и планового и фактического, которое выведется на карточке показателя в публичной части, учитываются периоды:

  • Импортированный период — период, за который загружены значения показателя эффективности. Такой период указывается в файле импорта показателей: поля Начало периода и Конец периода. Значение показателя всегда загружается только в рамках какого-либо импортированного периода.

  • Пользовательский период — любой период, за который пользователь смотрит показатели эффективности. Такой период может быть как отфильтрованным, так и нет.

• Для расчёта значения показателя важно:

  • Сколько импортированных периодов входит в пользовательский период показателей.

  • В чём измеряется показатель: в процентах или нет.

  • Является показатель накопительным или нет.

• Как происходит расчёт:

  • Накопительные показатели:

    • Если пользовательский период полностью или частично включает в себя один импортированный период — выводится самый последний переданный показатель за этот импортированный период (единица измерения не важна).

    • Если пользовательский период полностью или частично включает в себя несколько импортированных периодов, то для показателей:

      • Которые НЕ измеряются в процентах — рассчитывается и выводится сумма всех значений, переданных за импортированные периоды, которые полностью или частично входят в пользовательский период.

      • Которые измеряются в процентах — рассчитывается и выводится среднее арифметическое при сложении импортированных периодов, которые полностью или частично входят в пользовательский период. При этом в расчётах:

        • Не учитываются периоды, за которые не были переданы данные.

        • Учитываются периоды, за которые переданы нулевые значения.

  • Ненакопительные показатели:

    • Если пользовательский период полностью или частично включает в себя один импортированный период — выводится самый последний импортированный показатель за этот импортированный период (единица измерения не важна).

    • Если пользовательский период полностью или частично включает в себя несколько импортированных периодов, то:

      • Для показателей, которые НЕ измеряются в процентах — сумма значений показателя за импортированные периоды, которые полностью или частично входят в пользовательский период.

      • Для показателей, которые измеряются в процентах — среднее арифметическое при сложении импортированных периодов, которые полностью или частично входят в пользовательский период. При этом в расчётах:

        • Не учитываются периоды, за которые не были переданы данные.

        • Учитываются периоды, за которые переданы нулевые значения.

  • В результате импорта отрицательных значений показатели эффективности тоже могут быть отрицательными.

  • Система не делит переданные показатели за импортированный период на пользовательский период. То есть, если переданы показатели одним импортированным периодом, а пользователь решил посмотреть показатели за более мелкий период внутри него, то он увидит показатели за весь импортированный период — так как передали именно их и они самые последние.

Примеры:

Выводятся ли показатели эффективности в дайджесте

Показатели эффективности выводятся в дайджесте, в одноимённом блоке.
Показатели эффективности выводятся за период с даты последнего запуска дайджеста до даты запуска нового дайджеста.
Если дайджест будет запущен через какое-то время после запуска портала, то в первый дайджест попадёт актуальная информация по показателям эффективности из ЛК пользователя.

Т.е. если дайджест рассылается 1 числа каждый месяц и собирает данные в период с первого по последнее число прошлого месяца, то значения показателей эффективности должны быть равны значениям пользовательского периода с первого по последнее число прошлого месяца.

В блок выводится до 4 показателей.

Если показателей больше 4:

• Выводятся 4 показателя, с самыми низкими значениями порядка

  • Порядок указывается при создании показателя

• Появляется кнопка – “Посмотреть все” {ссылка на вкладку “Показатели эффективности” в ЛК пользователя}

Какая отчётность по показателям эффективности доступна

Отчёт «‎Пользователи. Показатели эффективности сотрудников»

Фильтры в отчёте:

• Период передачи показателей — стандартный фильтр по периоду, необязательный

• Статус пользователей — фильтр по статусу пользователей, обязательный

• Кнопка Выбрать фильтры — панель со списком необязательных фильтров:

  • Пользователи — фильтр по пользователям

  • Пользовательские группы — фильтр по пользовательским группам

  • Стандартные фильтры по всем полям из конструктора полей (выводимым в фильтры)

Столбцы в отчёте:

1. ID — ID пользователя

2. Поля из конструктора полей (выводимые в отчёты)

   1. Если до генерации отчёта был применён фильтр Статус пользователя со значениями Неактивный и Удалённый, то

      • Для удалённых пользователей в столбцах Фамилия, Имя, Отчество вместо их персональных данных выводится надпись Удалён

      • Для неактивных пользователей выводится их заполненные ФИО

   2. Если в поле выводятся персональные данные вспомогательных пользователей (Фамилия, Имя, Отчество без id, например, поле Наставник), то для удалённых пользователей значение этой ячейки меняется на Удаленный пользователь ([ID]), где ID — это внутренний идентификатор пользователя

3. Статус пользователя — один из статусов пользователя:

   • Активный

   • Неактивный

   • Удалённый

4. Поля с информацией по компетенциям — столбцы выводятся, если включён модуль Оценка 360. Отображаются все компетенции созданные на платформе, каждая в отдельном столбце

   1. Средняя оценка по компетенциям — пусто, если у компетенций пользователя нет оценок

   2. Название компетенции — формируется на основе данных, собранных в модуле Оценка 360, по которым опубликованы результаты. Пусто, если оценки нет

      • Если при фильтрации по периоду накладываются даты проведения двух оценок, то отображаются данные за последнюю.

5. Поля по показателям эффективности — отображаются все показатели эффективности платформы, под каждый показатель эффективности по два столбца:

   1. {Название показателя эффективности}, ед.измерения (План) — формируется на основе данных, загруженных с помощью импорта показателей эффективности. Логика расчёта аналогична логике расчёта показателей эффективности выводимых в публичной части и описана в Показатели эффективности | Как рассчитываются значения показателя эффективности

      • Данные отображаются, если есть хотя бы один загруженный показатель эффективности

      • Если единственное загруженное значение = 0, то в отчёт выводится 0

   2. {Название показателя эффективности}, ед.измерения (Факт) — формируется на основе данных, загруженных с помощью импорта показателей эффективности. Логика расчёта аналогична логике расчёта показателей эффективности выводимых в публичной части и описана в Показатели эффективности | Как рассчитываются значения показателя эффективности

      • Данные отображаются, если есть хотя бы один загруженный показатель эффективности

      • Если единственное загруженное значение = 0, то в отчёт выводится 0

Пользователи. Сводный отчёт по активности пользователей

В текущий отчёт добавляется вывод всех загруженных показателей эффективности.

Обучающее видео