Полезные документы

Оглавление раздела

Общая информация о модуле «Полезные документы»

Какова цель модуля

Цель модуля «Полезные документы» – создать возможность сотрудникам компании подавать заявки, заявления на предоставление, согласование информации: заявление на отпуск, запрос справки НДФЛ и т.д.

На каких устройствах доступен модуль

«Полезные документы» доступны в веб-версии: декстопной и адаптированной.

Как связаны «Полезные документы» с другими модулями платформы Motitvity

1. Работает рассылка

2. Работают автоматические push-уведомления

Подробнее в параграфе Что происходит после создания заявки.

Что пользователь может сделать в модуле

1. Запросить оформление документа или справки

2. Отправить заявление

Пользователи каких ролей могут работать с модулем

Администратор, Руководитель/Ответственный пользователь, Пользователь

Какие действия предусмотрены для разных пользовательских ролей

Действия Пользователя

1. Просмотр списка типов заявок в публичной части

2. Создание заявок на основании карточки типа заявки

3. Получение ответа – происходит вне Motivity

Действия Руководителя/Ответственного пользователя

1. Все возможности роли “Пользователь”

2. Получение писем на электронную почту о новой заявке

3. Обработка заявки и ответ сотруднику на e-mail – происходит вне Motivity

Действия Администратора

1. Все возможности роли “Пользователь”

2. Создание/ редактирование/ удаление типов заявок в административной части портала

Как администратор работает с модулем «Полезные документы»

Где находятся «Полезные документы» в Административной части

Модуль «Полезные документы» располагается в разделе Контент/Полезные документы. На странице две вкладки: “Типы заявок” (1) и “Настройки”.

Список типов заявок представлен таблицей (3). Из таблицы можно узнать ID типа заявки, название типа и ответственного пользователя.

Open

Как Администратор может создать заявку

Для создания нового типа заявки нажмите кнопку “Добавить” (2) во вкладке “Типы заявок”.

После заполнения полей сохраните изменения.

Как выглядит страница создания типа заявки

Open

Как заполнить поле "Название"

Поле нужно заполнить обязательно. Длина текста до 80 символов.

Как заполнить поле "Инструкция"

Для редактирования инструкции используется текстовый редактор TinyMCE с ограниченными возможностями.

Поле можно заполнить форматированным текстом: курсив, полужирный или подчёркнутый. В поле можно использовать маркированные и нумерованные списки.
Для деления текста на логические блоки предусмотрено добавление заголовков. В тексте можно добавлять ссылки.

Нужно ли загружать шаблон

Это зависит от того, принят ли для этого типа заявки стандартный документ, который необходимо заполнить. Если да, то загруженный шаблон поможет избежать всем участникам лишней работы.

Как загрузить шаблон заявки

Для загрузки шаблона используйте поле “Шаблон”.

Первый способ

Перетащить файл в поле “Загрузить файл”

Второй способ

Нажать на поле и выбрать файл в появившемся окне.

При успешной загрузке вид поля меняется.

Как заменить шаблон

После загрузки файла поле не блокируется, для загрузки нового файла можно использовать два способа загрузки, которые описаны выше.

Можно ли скачать шаблон

Да. Для этого наведите курсор на поле с загруженным файлом и нажмите кнопку “Скачать” (1).

Можно ли удалить шаблон

Да, это поле необязательно для заполнения. Наведите курсор на поле и нажмите кнопку “Удалить” (2).

Как заполнить поле "Ответственный сотрудник"

Поле нужно заполнить обязательно. В этом поле указывается сотрудник, ответственный за исполнение заявок данного типа.
При отправке заявки в публичной части портала, ответственный пользователь получает e-mail с информацией о поданной заявке.

Пользователь выбирается из списка активных пользователей. Можно выбрать только одного ответственного для одного типа заявки. Для разных типов заявок ответственным может быть один и тот же пользователь. На количество заявок, за обработку которых ответственен пользователь, ограничений нет.

Можно ли Руководителю пользователя отправить копию заявки

Да.

Как настроить рассылку о заявке Руководителю, если он не является ответственным за обработку заявки

Активируйте чек-бокс “Копия руководителю”. По умолчанию он не активен.

Как отредактировать тип заявки

Для перехода в режим редактирования нажмите на название типа заявки в списке всех типов заявок.

Как удалить тип заявки

Есть три способа удаления типа заявки.

Первый способ

Подходит как для удаления множества типов заявок, так и для удаления одного типа.

В таблице во вкладке “Типы заявок” выберите типы заявок, которые необходимо удалить (1). Выберите “Удалить” из списка действий (2) и выполните удаление (3).

Второй способ

Подходит для удаления одного типа заявки. Также работает в списке всех типов заявок.

В списке типов заявок, при наведении на строку появляется кнопка “Ещё”. При наведении на неё появляется кнопка “Удалить”

Третий способ

Также подходит для удаления только одного типа заявки. Используется в режиме редактирования типа заявки.

Как включить онбординг для пользователей

Перейдите во вкладку “Настройки” (1).
Активируйте чек-бокс “Включить онбординг” (2) и сохраните изменения (3).

Как «Полезные документы» отображаются в Публичной части

Как пользователь видит онбординг

В какой момент отображается онбординг

При открытии главной страницы портала, сразу после авторизации пользователя.

Где находятся «Полезные документы» в Публичной части

Во вкладке “Полезные документы” личного кабинета.

Что отображается пользователю во вкладке "Полезные документы"

Карточки типов заявок. По 4 карточки в строке. По умолчанию они отсортированы в алфавитном порядке. Пользовательская сортировка не предусмотрена.

Если карточек больше 12, во вкладке отображается пагинация для перехода к следующим карточкам.

Какая информация отображается в карточке

Иконка документа (1), название документа (2), имя и фамилия пользователя, который отвечает за обработку данного типа заявки.

Имя и фамилия ответственного – ссылка для перехода к профилю ответственного пользователя. Нажатие на карточку открывает страницу создания заявки.

Как пользователь создаёт заявку

Процесс создания карточки зависит от того, прикреплён ли к типу заявки шаблон.

Если шаблон прикреплён, его потребуется скачать, заполнить и обязательно загрузить в форму отправки заявки.

Если шаблона нет, пользователь загружает файл, заполненный по своему усмотрению.

Если заявка успешно отправлена, на странице выводится сообщение. Пользователь может вернуться назад, во вкладку “Полезные документы”.

Хочу увидеть подробный алгоритм отправки заявки

Для заявки с шаблоном

1. Если инструкция есть – изучите её

2. Скачайте шаблон заявки

3. Заполните шаблон заявки

4. Загрузите документ

5. При необходимости заполните поле комментарий

6. Отправьте заявку

Для заявки без шаблона

1. Если инструкция есть – изучите её

2. При необходимости загрузите документ

3. При необходимости заполните поле комментарий

4. Отправьте заявку

Что происходит после создания заявки

Отправляется рассылка

Кто получает рассылку о заявке

1. Ответственный за исполнение заявки – отправляется рассылка Новая заявка

   1. Если ответственный пользователь был удалён, он продолжает получать рассылку на свою почту.

2. Руководитель сотрудника, если в административной части портала включена настройка “Копия руководителю“ – отправляется рассылка Новая заявка

3. Сотруднику, подавшему заявку, отправляется рассылка подтверждение отправки заявки – Заявка отправлена

Кто получает веб-уведомления

1. Ответственный за исполнение заявки – отправляется уведомление о новой заявке

2. Руководитель отдела, если в административной части портала включена настройка “Копия руководителю“ – отправляется уведомление о новой заявке

3. Автор заявки – отправляется уведомление об отправленной заявке

Кто получает push-уведолмения

1. Автоматическое push-уведомление о создании новой заявки получает пользователь, создавший заявку.

2. Автоматическое push-уведомление о создании новой заявки получает ответственный за исполнение заявки.

3. Руководителю отдела сотрудника тоже получает автоматическое push-уведомление о создании новой заявки, если в административной части портала включена настройка “Копия руководителю“

Обучающее видео