Опросы

Общая информация о модуле «Опросы»

Цель модуля

Основная цель модуля «Опросы» — сбор обратной связи от сотрудников по любым интересующим темам, а также возможность делиться обратной связью с компанией, влиять на то, чтобы компания становилась лучше.

Пользователи и роли

Возможности пользователей зависят от их системных ролей: Пользователи и Администраторы.

Что могут пользователи

Пользователям доступно прохождение опросов и предоставление обратной связи по любым интересующим темам.

Что могут администраторы

Администраторам доступны следующие действия:

• Все действия роли “Пользователь”

• Создание и настройка Опросов

• Возможность формировать и скачивать отчёты

Процесс работы с модулем

1. Администратор создает опросы и вопросы для них в Административной части

2. Администратор настраивает созданные опросы: по желанию устанавливает период видимости конкретного опроса, назначает опрос конкретным пользователям или пользователям, подходящим под определённые критерии, устанавливает количество баллов в карму пользователя за прохождение опроса. Подробно о возможных настройках в разделе “Как администратору создать и настроить опросы“.

3. Пользователи портала проходят доступные им опросы в Публичной части.

Как администратору создать и настроить Опросы

Настройка Опросов осуществляется в Административной части на странице Контент – Опросы.

Страница содержит две вкладки:

• Опросы — вкладка доступна только если на портале включен данный модуль, иначе - не отображается

• База вопросов — вкладка доступна всегда

Что доступно на вкладке “Опросы“

Open

Вкладка “Опросы“ в Административной части

На вкладке отображается таблица со списком созданных Опросов, состав полей таблицы и доступные действия над ней описаны ниже.

Доступные действия на вкладке “Опросы”

На вкладке “Опросы“ у Администратора есть следующие доступные действия:

• Переход на страницу добавления Опроса. Осуществляется при нажатии на кнопку "Добавить".

• Переход на страницу редактирования Опроса. Осуществляется при нажатии на название опроса из таблицы.

• Поиск — на вкладке доступен стандартный поиск по записям таблицы.

• Фильтрация — Администратор может отфильтровать отображаемые записи Опросов в таблице по их состоянию: активные или неактивные записи.

• Массовые действия — стандартный функционал массовых действий над записями Опросов. Доступные действия:

  • Удалить

  • Активировать

  • Деактивировать

Как выглядит страница добавления и редактирования Опроса

Open

При редактировании Опроса страница ничем не отличается от страницы при создании Опроса, за исключением того, что при редактировании некоторые поля на странице уже заполнены текущими значениями.

Страница содержит четыре вкладки:

• Контент — открывается по умолчанию

• Конфигурация

• Вопросы

• Назначения

Сохранить изменения на каждой вкладке можно по кнопкам “Сохранить“ и “Применить“. Отменить все не сохранённые изменения можно по кнопке “Отменить“. При редактировании ранее созданных опросов, также можно воспользоваться кнопкой “Копировать“, при нажатии на которую создается копия текущего Опроса и кнопкой “Удалить“, при нажатии на которую Опрос удаляется

Вкладка “Контент“

На вкладке Администратору доступно заполнение основных параметров Опроса.

• В поле “Заголовок опроса“ (1) необходимо установить название Опроса. Поле обязательное для заполнения. Длина поля «Заголовок опроса» не может превышать 120 символов.

• В поле “Опрос активен” (2) по умолчанию установлена “галочка”. У Администратора есть возможность снять её при необходимости.

  • Если “галочка“ установлена, то Опрос будет отображаться в Публичной части (если доступен по настройке “Период доступности“ (см. ниже), и доступен пользователю по настройкам доступа)

  • Если “галочка“ не установлена, то Опрос в любом случае не будет отображаться в Публичной части

• В поле “Кратко“ (3) можно установить краткий пояснительный текст, который будет отображаться на карточке Опроса в Публичной части на странице “Опросы”.

• В поле “Приветственный текст“ (4) можно добавить текстовую инструкцию к прохождению опроса (без добавления медиафайлов) или приветственный пояснительный текст для пользователей, который будет отображаться на странице прохождения данного Опроса.

• В поля “Период доступности“ (5) есть возможность указать период времени, в который Опрос будет отображаться пользователям в Публичной части.

  • Левое поле позволяет установить дату, с которой Опрос будет отображаться в Публичной части

  • Правое поле позволяет установить дату, по которую Опрос будет отображаться в Публичной части

  • Если оба поля пустые, то Опрос в Публичной части отображается без временного ограничения

Вкладка “Вопросы“

На вкладке у Администратора есть возможность добавить вопросы для данного Опроса.

Создание вопроса

Для того чтобы создать новый вопрос, необходимо нажать на кнопку “Создать вопрос“. При нажатии на кнопку открывается окно создания вопроса.

Состав полей окна создания Вопроса с типом “Открытый“ и “Шкала“:

• В поле “Тип вопроса” (1) по умолчанию установлено значение “Выбрать” — это значение необходимо изменить на нужный тип Вопроса: “Открытый” или “Шкала”. После того, как на данный Вопрос будет дан ответ пользователем в Публичной части, данное поле блокируется для изменения.

  • На вопрос с типом “Открытый“ пользователь отвечает в Публичной части вводом ответа в текстовое поле.

  • На вопрос с типом “Шкала“ пользователь отвечает выбором деления на шкале.

• В поле “Содержание вопроса“ (2) необходимо установить текст вопроса.

• Поле “Комментарий к ответу“ (3) отображается для всех типов Вопросов, кроме “Открытый“. По умолчанию “галочка“ не установлена. У Администратора есть возможность поставить её при необходимости.

  • Если “галочка” установлена, то в Публичной части при ответе на Вопрос пользователю дополнительно отображается поле для ввода комментария.

  • Если “галочка“ не установлена, то поле для ввода комментария не отображается в Публичной части.

Сохранить созданный вопрос можно по кнопке “Сохранить“. Отменить все не сохранённые изменения можно по кнопке “Отменить“.

Состав полей окна создания Вопроса с типом “Стандартный“:

• В поле “Тип вопроса” (1) по умолчанию установлено значение “Выбрать” — это значение необходимо изменить на тип Вопроса “Стандартный“. После того, как на данный Вопрос будет дан ответ пользователем в Публичной части, данное поле блокируется для изменения.

  • На вопрос с типом “Стандартный“ пользователь может выбрать только один или несколько вариантов ответа (зависит от указанного параметра “Несколько вариантов ответа” (4), при создании вопроса).

• В поле “Содержание вопроса“ (2) необходимо установить текст вопроса.

• В поле “Категория ответов” (3) по умолчанию установлено значение “Стандартный” — это значение можно изменить на необходимую категорию ответов. После того, как на данный Вопрос будет дан ответ пользователем в Публичной части, данное поле блокируется для изменения. В зависимости от выбранной категории, ответы могут быть представлены в следующем виде:

  • Стандартный - категория ответов, представленных в виде текста (радиобаттоны для выбора одного варианта ответа и чек-боксы для выбора нескольких вариантов ответа)

  • Кнопки - категория ответов, представленных в виде кнопок

  • Изображения - категория ответов, представленных в виде изображений

• В поле “Несколько вариантов ответа“ (4) по умолчанию “галочка“ не установлена. У Администратора есть возможность поставить её при необходимости.

  • Если “галочка” установлена, то в Публичной части в Стандартных типах вопросов, пользователю будет доступен выбор нескольких вариантов ответа

  • Если “галочка“ не установлена, то в Публичной части в Стандартных типах вопросов, пользователю будет доступен выбор только одного варианта ответа

• Поле “Ответы” (5) служит для добавления вариантов ответа. По нажатию на кнопку "Новый вариант ответа" происходит добавление нового поля для ввода текста ответа. Допустимое количество вариантов ответа: минимум 2, но не более 10. При нажатии на кнопку "Удалить" вариант ответа удаляется, но у него остаётся кнопка "Вернуть" - при нажатии на нее удаленный ответ восстанавливается.

  При выборе категории ответов “Изображения”, в ответе дополнительно появляется кнопка “Загрузить изображение”, которая позволяет добавить одно новое изображение. Для добавления доступны стандартные форматы изображений в Motivity.

• Поле “Комментарий к ответу“ (6) отображается для всех типов Вопросов, кроме “Открытый“. По умолчанию “галочка“ не установлена. У Администратора есть возможность поставить её при необходимости.

  • Если “галочка” установлена, то в Публичной части при ответе на Вопрос пользователю дополнительно отображается поле для ввода комментария.

  • Если “галочка“ не установлена, то поле для ввода комментария не отображается в Публичной части.

Сохранить созданный вопрос можно по кнопке “Сохранить“. Отменить все не сохранённые изменения можно по кнопке “Отменить“.

Добавление ранее созданного вопроса

Для того чтобы добавить ранее созданный вопрос, необходимо нажать на кнопку “Найти вопрос в базе“. При нажатии на кнопку открывается окно, в котором по умолчанию отображаются все созданные Вопросы.

Вопросы можно отфильтровать с помощью фильтра “Тип вопроса“ (2), а также найти нужный вопрос по названию (1). Администратор может добавить несколько Вопросов в Опрос по кнопке “Добавить вопрос“ (3) или удалить ранее добавленный вопрос (4). Закрыть окно добавления Вопросов можно нажав на “крестик“.

Область вопросов

Добавленные Вопросы отображаются в Области вопросов на вкладке “Вопросы“.

• Для списка вопросов доступен стандартный функционал массовых действий (1), который активен, только если есть отмеченные вопросы. Отметить можно любое количество вопросов. Чтобы выполнить действие, необходимо выбрать доступное действие из списка:

  • Удалить - удаляет выбранный вопрос из списка

  • Копировать - создает копию выбранного вопроса

• Порядок Вопросов можно изменить, перетащив нужные Вопросы (захватить вопрос, удерживая левую кнопку мыши на элементе перетаскивания (2), и переместить вместе с курсором на нужное место в Области вопросов).

• Для каждого Вопроса отображается поле “Обязательный вопрос“ (3).

  • Если установлена “галочка“, то без ответа пользователь не может перейти к следующему вопросу или завершить прохождение опроса

  • Если не установлена “галочка“, то вопрос можно пропустить и перейти к ответу на следующий вопрос или завершить прохождение опроса

• Удалить Вопрос из Опроса можно по кнопке удаления (4). Данное удаление не удаляет Вопрос из базы данных, а только лишь убирает его из текущего Опроса. При этом Опрос не может быть сохранён без хотя бы одного Вопроса.

Вкладка “Конфигурация“

На вкладке Администратор может дополнительно настроить Опрос.

• В поле “Кол-во баллов в карму за прохождение опроса” можно установить количество баллов, которое добавится в карму пользователя после прохождения Опроса. Доступен ввод целого числа больше 0. Значение по умолчанию – 0.

• В поле “Анонимный опрос“ можно поставить или убрать “галочку“. По умолчанию галочка не установлена.

  • Если “галочка” установлена, то опрос становится анонимным, в Публичной части добавляется плашка опроса с текстом “Анонимный опрос“, а данные о пользователях, прошедших опрос, не будут доступны в отчётности.

  • Если “галочка“ не установлена, то опрос публичный, данные о пользователях будут полностью доступны в отчётности.

  • Также отображается подсказка, описывающая механику данной настройки: “Важно: после того, как опрос начнёт проходить хотя бы один сотрудник, изменение этой настройки станет недоступным“.

Вкладка “Назначения“

На вкладке отображаются поля из конструктора полей, у которых включена настройка “Доступ“.

Если оставить эти поля пустыми, то у всех пользователей портала будет доступ к данному Опросу в Публичной части.

Иначе Опрос будет назначен только тем пользователям, которые удовлетворяют хотя бы одной настройке на данной вкладке.

Что доступно на вкладке “База вопросов“

На вкладке отображается таблица со списком созданных Вопросов, состав полей таблицы и доступные действия описаны ниже.

Доступные действия на вкладке “База вопросов”

На вкладке “База вопросов“ у Администратора есть следующие доступные действия:

• Переход на страницу добавления Вопроса. Осуществляется при нажатии на кнопку "Добавить".

• Переход на страницу редактирования Вопроса. Осуществляется при нажатии на название опроса из таблицы.

• Поиск — на вкладке доступен стандартный поиск по записям таблицы.

• Массовые действия — стандартный функционал массовых действий над записями Опросов. Доступные действия:

  • Удалить (при удалении вопросов осуществляются проверки, описанные в разделе Удаление вопросов)

  • Копировать

Как выглядит страница добавления и редактирования Вопроса

На странице пользователю доступно создание нового вопроса или редактирование существующего.

Страница содержит две вкладки:

• Контент — открывается по умолчанию при переходе к странице

• Использование

При редактировании вопроса страница ничем не отличается от страницы при создании вопроса, за исключением того, что при редактировании некоторые поля на странице уже заполнены текущими значениями и некоторые из них становятся недоступными для редактирования.

Сохранить изменения на странице можно по кнопкам Сохранить и Применить. Отменить все несохранённые изменения можно по кнопке Отменить. При редактировании ранее созданных вопросов, также можно воспользоваться кнопкой Копировать, при нажатии на которую создается копия текущего вопроса и кнопкой Удалить, при нажатии на которую вопрос удаляется.

На каждой вкладке страницы присутствуют следующие кнопки:

Вкладка Контент

Вкладка Использование

На вкладке отображается таблица со списком активных материалов платформы, в которых присутствует текущий вопрос. Состав полей таблицы:

Если список материалов пуст, то выводится заглушка: Пока материалов нет

Удаление вопросов

При удалении вопросов на вкладке “База вопросов“ с помощью чек-боксов и массового действия, а также на странице добавления/редактирования вопроса, для каждого удаляемого вопроса осуществляется проверка: присутствует ли вопрос в каком-либо активном материале. Если вопрос присутствует, то выводится подсказка:

• Текст подсказки при массовом удалении (в подсказке перечисляются id вопросов): Выбранные вопросы (1, 27, 123) используются в материалах. Список материалов, в которых используется вопрос, вы можете посмотреть на странице редактирования вопроса на вкладке Использование. Вы точно хотите удалить вопросы?

• Текст подсказки при удалении вопроса на странице добавления/редактирования вопроса: Данный вопрос используется в одном или нескольких материалах, список которых доступен на вкладке Использование. Вы точно хотите удалить вопрос?

На подсказках присутствуют кнопки “ОК“ и “Отмена“:

• При нажатии на кнопку “ОК“, вопрос или вопросы, перечисленные в подсказке, удаляется. Далее подсказка закрывается.

• При нажатии на кнопку “Отмена“ удаления не происходит, подсказка закрывается.

Прохождение пользователями Опросов в Публичной части портала

Созданные Администратором Опросы отображаются в Публичной части на странице “Опросы“.

Переход на страницу осуществляется через боковое меню на главной странице портала:

Что видит пользователь при первом открытии модуля “Опросы“

При первом открытии модуля в публичной части пользователю любой роли отображается приветственное всплывающее окно с информацией о модуле.

Окно закрывается по кнопке “Попробовать“ или “крестику“ в правом верхнем углу.

Как выглядит страница “Опросы“

На странице отображаются карточки Опросов на вкладках “Непройденные“ и “Пройденные“.

• На вкладке “Непройденные“ отображаются те Опросы, по которым пользователь не начинал прохождение или прошёл Опрос не полностью (остались неотвеченные вопросы).

• На вкладке “Пройденные“ отображаются все пройденные Опросы.

Что отображается на каждой карточке Опроса

На каждой карточке отображаются следующие элементы:

• Плашка “Опрос“ или “Анонимный опрос“ (если включена настройка в Административной части) с количеством баллов в карму (если в соответствующем поле в Административной части установлено число > 0).

• Приблизительное время, которое займет прохождение Опроса. Время рассчитывается согласно количеству вопросов в Опросе. На каждый вопрос распределяется 40 секунд. То есть, если в Опросе 3 вопроса, то приблизительное время на прохождение — 2 минуты.

• Заголовок Опроса. Подтягивается из Административной части.

• Пояснительный текст из поля “Кратко“ из Административной части (если поле заполнено).

• Шкала прогресса. На шкале отображается количество всех Вопросов в Опросе и количество уже отвеченных текущим пользователем Вопросов.

• При нажатии на карточку Опроса открывается страница Опроса.

Как выглядит страница Опроса в Публичной части

Страница Опроса отображается по разному для уже пройденных Опросов текущим пользователем и для Опросов, по которым не было начато прохождение или Опрос был пройден не полностью.

Общий вид непройденных Опросов следующий:

На странице отображается карточка Опроса со следующими элементами:

• Плашка “Опрос“ или “Анонимный опрос“ (если включена настройка в Административной части) с количеством баллов в карму (если в соответствующем поле в Административной части установлено число > 0).

• Приблизительное время, которое займет прохождение Опроса. Время рассчитывается согласно количеству вопросов в Опросе. На каждый вопрос распределяется 40 секунд. То есть, если в Опросе 3 вопроса, то приблизительное время на прохождение — 2 минуты.

• Заголовок Опроса. Подтягивается из Административной части.

• Текст из поля “Приветственный текст“ из Административной части (если поле заполнено).

• Кнопка “Начать опрос“ (если Опрос еще не был начат) или “Продолжить“ (если Опрос был начат, но не был завершён). При нажатии на кнопку открывается страница прохождения Опроса.

• Шкала прогресса. На шкале отображается количество всех Вопросов в Опросе и количество уже отвеченных текущим пользователем Вопросов.

Уже пройденные Опросы после их открытия со страницы “Опросы“, выглядят следующим образом:

На странице отображаются все Вопросы с ответами текущего пользователя. У пользователя нет возможности изменить свои ответы на вопросы. Возможен только просмотр. Если в пройденный опрос добавлены новые вопросы, то отображаются новые вопросы, которые можно пройти, а результаты предыдущих не отображаются

Как пройти Опрос

Прохождение еще не пройденного Опроса начинается при нажатии на кнопку “Начать опрос“ (если Опрос еще не был начат) или “Продолжить“ (если Опрос был начат, но не был завершён).

Пользователь отвечает на Вопросы поочередно. Переход к следующему Вопросу осуществляется по кнопке “Следующий вопрос“. Если в Административной части у Вопроса включена настройка “Комментарий к ответу“, то у пользователя дополнительно есть возможность оставить комментарий в соответствующее поле. Если вопрос отмечен в Административной части как необязательный, то его можно пропустить.

При ответе на последний Вопрос вместо кнопки “Следующий вопрос“ отображается кнопка “Завершить вопрос“, при нажатии на неё появляется уведомление о том, что Опрос успешно завершен. Пользователю засчитывается прохождение Опроса. По нажатию на кнопку “Вернуться к опросам“ происходит переход на страницу “Опросы“, где можно посмотреть результаты пройденных опросов.

Какие типы вопросов могут быть при прохождении Опроса

На текущий момент Опрос может содержать следующие Типы Вопросов

Какие уведомления настроены для модуля «Опросы»

События, для которых отправляются уведомления, описаны ниже.

Какая отчётность доступна для модуля «Опросы»

Для модуля реализованы следующие отчёты:

• Опросы. Отчёт по выбранному опросу

• Опросы. Сводный отчёт по опросам

• Опросы. Отчёт по выбранному анонимному опросу

Опросы. Отчёт по выбранному опросу

Используются следующие фильтры:

1. Дата прохождения опроса

2. Пользователи

3. Пользовательские группы

4. Стандартный фильтр по всем полям из конструктора полей (выводимым в фильтры)

5. Дополнительное поле: Опрос (название опроса)

Поля отчёта:

1. ID – ID пользователя

2. Поля из конструктора полей (выводимые в отчёт).

3. Статус – возможные значения: не начат, в процессе (опрос, который начали но не завершили), завершён

4. Дата и время начала опроса

5. Дата и время прохождения опроса – если опрос в статусе завершён, то выводится дата завершения (прохождения) опроса

6. Вопрос № {порядковый номер вопроса} ({текст вопроса}) – ответ пользователя, в зависимости от типа опроса (цифра - для шкалы, текст - для открытого типа, выбранный пользователем вариант ответа - для стандартного типа). Если было выбрано несколько вариантов ответа, то они перечисляются последовательно, разделяясь символом “;”. Если ответы на вопрос были представлены в виде изображений, то в отчёт выводится выбранный номер ответа-изображения, т.е. выводится только № выбранного ответа (порядковый № расположения картинки ответа в панели администрирования). Если добавленные вопросы были удалены или удалены и добавлены новые, то при формировании отчёта будут отображаться только те что новые, без сохранения информации по старым ответам.

Опросы. Сводный отчёт по опросам

Используются следующие фильтры:

1. Опрос – необязательный фильтр

Поля отчёта:

1. ID – ID опроса

2. Название опроса

3. Дата создания

4. Количество пользователей начавших, но не завершивших опрос на момент формирования отчёта

5. Количество пользователей завершивших опрос

Опросы. Отчёт по выбранному анонимному опросу

Используются следующие фильтры:

1. Название опроса

Поля отчёта:

1. № пользователя - анонимное перечисление пользователей (возможные значения: 1, 2 и т.д.)

2. Статус – возможные значения: не начат, в процессе (опрос, который начали но не завершили), завершён

3. Дата и время начала опроса

4. Дата и время прохождения опроса – если опрос в статусе завершён, то выводится дата завершения (прохождения) опроса

5. Вопрос № {порядковый номер вопроса} ({текст вопроса}) – ответ пользователя, в зависимости от типа опроса (цифра - для шкалы, текст - для открытого типа, выбранный пользователем вариант ответа - для стандартного типа). Если было выбрано несколько вариантов ответа, то они перечисляются последовательно, разделяясь символом “;”. Если ответы на вопрос были представлены в виде изображений, то в отчёт выводится выбранный номер ответа-изображения, т.е. выводится только № выбранного ответа (порядковый № расположения картинки ответа в панели администрирования). Если добавленные вопросы были удалены или удалены и добавлены новые, то при формировании отчёта будут отображаться только те что новые, без сохранения информации по старым ответам.