Что такое Банк идей

Модуль Банк идей призван помочь в создании «культуры лидерства» внутри компании. С его помощью можно организовать непрерывное улучшение рабочих процессов, используя функционал подачи идей.

Направляйте и поддерживайте заинтересованных сотрудников, поощряйте их инициативы и реализуйте лучшие идеи.

Краткое описание функциональности

Процесс работы с идеей выглядит просто:

1. Пользователь предлагает идею. Пока идея не опубликована (см. п. 3а), она недоступна для просмотра всем пользователям портала – идею видят только автор, ответственный и администраторы

2. Администратор рассматривает идею
   Важно: рассмотрение идеи осуществляется на стороне клиента по принятому в компании процессу – оценки идеи по собственным критериям, по пожеланиям пользователей и т.д.

3. После рассмотрения:

   1. Если администратор одобрил идею, он её публикует. В таком виде идея становится доступна для просмотра всем пользователям портала: пользователи могут просматривать идею, голосовать за нее и комментировать ее

   2. Если у администратора есть замечания, он отправляет идею на доработку

4. После реализации идеи:

   1. Автор, ответственный и администраторы могут поставить метку о реализации идеи

Идея всегда может быть удалена Администратором.
Важно: при удалении опубликованной идеи, начисленные баллы вычитаются из баллов обучения/кармы, в зависимости от выбранной валюты. Бейджи могут быть сняты при определённых условиях

Подробное описание процесса работы над идеей

Процесс работы над идеей связан со статусами и состояниями идеи:

• Состояния идеи – процесс работы с идеей завязан на её состояниях. Состояния не отображаются в публичной части. Состояния настраиваются в блоке модерации идеи с помощью комбинации чек-боксов Редактируема, Опубликована, Реализована

• Статусы идеи – визуальные метки для удобства ориентации в процессе. Не завязаны на состояния идеи. Можно создать любые статусы идеи и присваивать их в блоке модерации в нужный момент

• Порог голосов для рассмотрения идеи – для того, чтобы идея перешла на этап реализации, ей можно задать нужное количество голосов, которое необходимо набрать. Данный параметр позволяет упростить отслеживание популярных идей для администратора и ответственного за идеи. А еще, при достижении порога голосов, автору/ответственному/администратору отправляется соответствующее уведомление

Open

(1) Статус идеи присваивается в блоке модерации из списка созданных в панели администрирования статусов

(2) Пороговое значение голосов для рассмотрения идеи задается путем ввода необходимого значения в соответствующее поле

(3) Состояние идеи настраивается в блоке модерации идеи с помощью комбинации чек-боксов Редактируемая, Опубликована, Реализована

Статусы идеи

Статусы можно добавить, удалить или изменить. В случае создания, изменения или удаления статусов сопроводительная документация через время может потерять свою актуальность, так как названия статусов в документации другие.

Поэтому мы подготовили для вас файл с таблицей статусов. В нём вы можете дописать свои названия, внести новые, или пометить удалённые. Так вы будете помнить, какие базовые статусы вы изменили и продолжите использовать данную сопроводительную документацию.

Open

Состояния идеи

Модуль в публичной части

Внешний вид модуля

Для перехода в модуль нажмите на пункт меню Банк идей

Open

Главная страница модуля поделена на блоки. Вверху расположен блок настройки фильтров, поиска и сортировки идей. В нём же расположена кнопка Добавить идею.

Ниже отображается список идей. Идеи видны пользователям в зависимости от их ролей и состояний.

Что такое онбординг и для чего он нужен

Онбординг – это приветственная презентация, которую видит пользователь любой роли при первом открытии модуля. Чтобы просмотреть презентацию повторно, достаточно нажать на кнопку Презентация модуля

По нажатию кнопки Правила Банка идей всплывает окно с правилами. По умолчанию загружен стандартный текст правил. По желанию администратор может добавить ваш текст правил в административной панели, на странице раздела Банк идей, во вкладке Настройки

Онбординг и Правила необходимы пользователям, чтобы понимать принципы работы модуля: процесс работы на идеей, изменения статусов, награды и т.д.

Как искать и просматривать идеи

Идеи можно искать в списке. Для этого используйте поиск по ключевым словам. Введите ключевые слова в поле Поиск (8).

Система покажет список идей, если найдёт совпадение или укажет, что совпадений не найдено.

При необходимости воспользуйтесь фильтром (1). Для этого перейдите в блок фильтрации.

Идеи можно отфильтровать по статусу (2), теме (3), дате создания (4). Вы можете найти свои идеи (5) или идеи, реализация которых назначена на вас (6).

Чтобы увидеть идеи в соответствии с вашими настойками фильтрации, нажмите кнопку Применить (7).

Также, идеи можно отсортировать (9). Доступна сортировка по популярности и по дате добавления, в направлениях по возрастанию и по убыванию.

В строке каждой идеи указана основная информация о ней: дата создания, номер идеи, её название, автор и статус, также можно увидеть какое количество людей проголосовало за идею и сколько голосов требуется набрать, для рассмотрения идеи. По ховеру на количество голосов отображается тултип, в котором содержаться аватары пользователей, поддержавших идею.

Как узнать подробности: страница идеи

Чтобы ознакомиться с идеей поподробнее, выберите строку с идеей и нажмите на её название (1) или на кнопку перехода в конце строки (2)

При этом откроется страница идеи

Информация на странице идеи сгруппирована в блоки.

Главный блок (1) содержит метку, название идеи, дату создания, тему, описание и результат. Если отображается кнопка Редактировать, то по нажатию на нее можно перейти на страницу редактирования идеи и изменить данные.

Справа расположен блок дополнительной информации, который состоит из следующих элементов:

• Кнопка голосования за идею

  • По нажатию на кнопку Проголосовать, текущее количество оставленных для идеи голосов увеличивается на 1, надпись на ней изменяется на Ваш голос учтён (есть возможность оставить свой голос даже если пороговое значение уже набрано)

  • Если в ПА активен чек-бокс Ограничивать время отзыва голоса за идею (24 часа), то после того, как пользователь оставил голос, включается 24 часовой таймер, за который можно отозвать свой голос

  • Отозвать свой голос можно нажав на кнопку Ваш голос учтён, при этом текущее количество оставленных для идеи голосов уменьшается на 1, надпись на ней изменяется обратно на Проголосовать

  • Если время для отзыва голоса закончилось, кнопка Ваш голос учтён становится неактивной, отозвать свой голос больше нельзя

• Количество голосов, отданных за идею:

  • Если для идеи указан порог голосов для рассмотрения идеи, то для неё отображается шкала в формате Х из N голосов, где Х – текущее количество оставленных для идеи голосов, N – пороговое значение голосов для идеи (значение поля Порог голосов для рассмотрения идеи)

  • Если для идеи не указан порог голосов для рассмотрения идеи, шкала не отображается, выводится только текущее количество оставленных для идеи голосов в формате Х голосов, где Х – текущее количество оставленных для идеи голосов

• Информация об авторе и ответственном за реализацию, а также срок исполнения и бюджет

Ниже расположен блок с комментариями. Это позволяет обсуждать разработку идеи.

Создание идеи

Если нужно создать идею – нажмите кнопку Добавить.

Страница создания идеи содержит несколько полей. Для корректного создания идеи все они должны быть заполнены.

Для создания выберете тему идеи, укажите название, заполните поля Описание и Результат. Выберете авторов и ответственных, укажите срок реализации и планируемые расходы в соответствующих полях.

Если вы создаёте идею, автоматически назначаетесь автором. Это можно изменить.

Вы можете прикрепить до 10 файлов. Для загрузки допустимы файлы всех форматов, кроме исполняемых: .exe, .zip, .7z и т.д.

Список полей:

Рядом с полями Название идеи, Описание идеи, Результат и Срок реализации отображается иконка подсказки . По ховеру на иконку выводится хинт с текстом подсказки:

После того, как все поля заполнены нажмите кнопку Сохранить (11) и идея будет создана.

Если передумали предлагать – нажмите кнопку Отмена (12).

После создания идеи и отправки её администратору на рассмотрение появляется поп-ап с подтверждением и пояснением.

Редактирование идеи

Редактирование идеи пользователем

Если нужно отредактировать идею – перейдите на страницу редактирования. Для этого:

• Выберете строку с идей и нажмите на её название (1) или на кнопку перехода в конце строки (2).

• На открывшейся странице нажмите кнопку Редактировать (3).

При нажатии кнопки Редактировать открывается страница редактирования идеи.

На форме отображаются все поля формы создания идеи, а также дополнительно:

• На странице отображается плашка со статусом (1), номер идеи (2) и её состояние (3)

• В зависимости от настроек чек-бокса Автор идеи может выбрать ответственного, механика отображения поля Ответственный следующая:

  • Если чек-бокс Автор идеи может выбрать ответственного был активен при создании идеи И остаётся активным при редактировании идеи, то автору идеи доступно его изменение при редактировании идеи

  • Если чек-бокс Автор идеи может выбрать ответственного был неактивен при создании идеи И остаётся неактивным при редактировании идеи, то автор идеи не видит поле при редактировании идеи, даже если администратор выбрал ответственного самостоятельно

  • Если чек-бокс Автор идеи может выбрать ответственного был активен при создании идеи И стал неактивным при редактировании идеи, то при редактировании идеи автор не видит поле, даже если указывал его при создании идеи, и не может его отредактировать

  • Если чек-бокс Автор идеи может выбрать ответственного был неактивен при создании идеи И стал активным при редактировании идеи, то при редактировании идеи автор видит поле и может внести в него изменения.

Все данные в полях можно изменить. Для сохранения изменений необходимо нажать кнопку Сохранить.

Редактирование идеи администратором

У администратора в режиме редактирования есть блок модерации.

Изменяйте статус идеи (14), выбирая нужный из списка.

Устанавливайте, по желанию, пороговое значение голосов для рассмотрения идеи (15). Значение может быть изменено администратором в любой момент до перехода идеи в состояние Реализована (установки соответствующего чек-бокса). После перехода идеи в состоянии Реализована поле становится недоступным для взаимодействия.

Состояния идеи задаются с помощью чек-боксов состояний (16). Работа с чек-боксами изменяет состояния идеи и зависит от ролей. Они перечислены в таблице.

Как удалить идею

Чтобы удалить идею нужно нажать кнопку Удалить в форме редактирования идеи.

При нажатии на кнопку открывается модальное окно для подтверждения или отмены удаления идеи

• После удаления идея скрывается из публичной части портала, при этом запись в базе данных не удаляется

• Удаленные идеи отображаются в отчетах

• Восстановление удаленной идеи недоступно

Как администратору отправить идею на доработку

1. Для отправки идеи на доработку администратору нужно выбрать соответствующий статус. Например, На доработку (выше приведён список рекомендуемых базовых статусов).
   Администратор должен обязательно включить чек-бокс Редактируемая: идея принимает состояние на модерации.
   При этом авторы идеи/ответственный получают уведомление о смене статуса и получают идею для редактирования.
   Пока идея на редактировании администратор также может редактировать все поля идеи.

2. Когда администратор отправляет идею на доработку, чек-бокс Редактируемая включен, поэтому идея доступна для редактирования автору и ответственным.
   После того, как они внесли изменения и нажали Сохранить на форме:

   • Чек-бокс Редактируемая становится выключен

   • Статус и состояние идеи не меняются

   • Администратор получает уведомление

Какие уведомления получают пользователи, связанные с идеей

Пользователь получает уведомления в колокольчик по следующим событиям:

Пользователь получает рассылку по следующим событиям:

Награды пользователей

В случае публикации идеи все авторы идеи получают баллы. Количество баллов устанавливается в настройках.

Если идея реализовалась – пользователи-авторы идеи получают Бейдж "Реформатор". Одному пользователю бейдж начисляется только один раз за всё время. 

• Может быть отозван, при удалении идеи, если удаленная идея была единственной реализованной.

Бейдж "Креативщик" начисляется тому, кто подал 10 идей (пользователь является автором идеи), независимо от реализации. Одному пользователю бейдж начисляется только один раз за всё время. 

• Может быть отозван если после удаления идеи, количество поданных автором идей стало менее 10.

Администрирование

В административной части портала настраивается работа модуля: создаются статусы и темы, задаются настройки награды пользователю за опубликованную идею и т.д.

Важно: в модуле Банк идей не работает маскировка под пользователя. Это значит, что администратор, замаскированный под пользователя может производить действия в Банке идей, но все они будут совершаться от имени администратора.

Как создать статус

Кнопка добавления нового статуса расположена в во вкладке Статусы, раздела Банк идей, в административной части портала.

Во вкладке Статусы отображаются все статусы идей, которые были созданы на портале.

Там же расположено поле поиска и список действий, доступных при выборе соответствующих чек-боксов.

Чтобы создать статус необходимо:

• Нажать на кнопку Добавить

• В загруженной странице заполнить поле Название. Ограничение – до 36 символов

• В активном поле Цвет всплывает палитра. Чтобы задать настройку – нажмите на квадрат нужного цвета. После этого выбор пользователя отобразится в поле в формате #XXXXXX

• Для сохранения необходимо нажать кнопки Сохранить или Применить, для отмены изменений – кнопку Отменить

Как создать тему

Кнопка добавления новой темы расположена в во вкладке Темы, раздела Банк идей, в административной части портала.

Во вкладке Темы отображаются все темы идей, которые были созданы на портале. Там же расположено поле поиска и список действий, доступных при выборе соответствующих чек-боксов.

Чтобы создать тему необходимо

• Нажать кнопку Добавить

• В загруженной странице заполнить поле Название. Ограничение – до 120 символов

• Для сохранения необходимо нажать кнопки Сохранить или Применить, для отмены изменений – кнопку Отменить

Как ограничить время отзыва голоса за идею

Чек-бокс Ограничивать время отзыва голоса за идею (24 часа), расположенный на вкладке Настройки, влияет на механику работы голосов в публичной части следующим образом:

• Неактивен – пользователь может отозвать свой голос в любой момент

• Активен – пользователь может отозвать свой голос только в течение 24 часов после того, как оставил его, после функция отзыва голоса становится недоступной

• Был неактивен, стал активен – пользователи, оставившие свой голос более 24 часов назад, не могут отозвать свой голос. Пользователи, оставившие голос менее 24 часов назад, могут отозвать свой голос

• Был активен, стал неактивен – любой пользователь может отозвать любой свой голос в любой момент

По умолчанию данный чек-бокс активен

Как скрыть поле Ответственный в форме создания/редактирования идеи

Бывают случаи, когда пользователи массово (по тем или иным причинам) в поле Ответственный выставляют не тех людей, поэтому чтобы скрыть данное поле в форме создания/редактирования идеи, необходимо перейти на вкладку Настройки на странице раздела и деактивировать чек-бокс Автор идеи может выбрать ответственного

По умолчанию данный чек-бокс активен

Как задать настройки награды за реализацию

Чтобы задать настройки награды за идею необходимо:

• Перейти во вкладку Настройки на странице раздела

• В загруженной странице заполнить поле Баллы. Допустимо вводить 0, есть ограничение – до 10 символов

• Обязательно укажите какие именно баллы получит пользователь: кармы или обучения. Для этого выбора есть переключатель. По умолчанию выбраны Баллы кармы.

Как добавить Правила

Введите текст в поле Правила во вкладке Настройки. Можно форматировать текст с помощью редактора, вставлять изображения и видео.

Правила отображаются всем пользователям в Публичной части портала, на странице модуля, при нажатии кнопки “Правила Банка идей”.

Отчётность по модулю Банк идей

Банк идей. Сводный отчёт по предложенным идеям

Фильтры отчёта:

Фильтр по периоду (по дате подачи идеи)

Столбцы в отчёте:

1. ID – ID идеи

2. Текущий статус идеи

3. Дата подачи идеи

4. Название идеи

5. Тема идеи

6. Описание идеи

7. Удалена

   1. Да

   2. Если не удалена – поле остается пустым

8. Стоимость реализации

9. Срок реализации

10. Конечный результат

11. Дополнительно

12. Авторы идеи
    О каждом авторе отображается имя и фамилия, все авторы перечислены через запятую

13. Ответственный
    Имя и фамилия

14. Комментарий модератора

    1. Если комментарий для идеи заполнен, отображается указанное значение

    2. Если комментарий был изменён, в отчёт выводится текущий актуальный комментарий

    3. Если значение для идеи пустое, отображается пустое значение

15. Порог голосов

    1. Если порог голосов для идеи не указан, столбец выводится пустым. Если указан, выводится указанное значение

    2. Если порог голосов был изменён или отменён, в отчёт выводится актуальное значение порога

16. Количество голосов

17. Количество комментариев

Обучающее видео