Отчёты

На этой странице мы расскажем вам о работе с отчётами на портале и разберем следующие вопросы:

Кому доступен модуль отчёты в Публичной части

Важно: создание и скачивание отчётов возможно только в Публичной части портала.
Пункт меню "отчёты" отображается только пользователям с соответствующими правами.

Модуль “отчёты” в публичной части доступен только пользователям, для которых выполняются условия:

  • Ролям пользователя настроена доступность хотя бы 1 отчёта

  • Или роль пользователя Верховный администратор

Какие отчёты доступны пользователям для скачивания в разделе “отчёты”

В публичной части портала пользователь может скачать только отчёты, которые настроены как доступные его ролям.
Обратите внимание, Верховному администратору всегда доступны все отчёты.

Если у пользователя удаляют роль, ему доступны уже сформированные отчёты, которые были доступны этой роли (остаются в таблице сформированных отчётов), но пересоздание таких отчётов недоступно.

Важно: По умолчанию для любой новой роли, кроме Верховного администратора, ни один отчёт не включен. При создании новой роли нужно вручную включить все необходимые отчёты.

Важно: Любой новый отчёт по умолчанию не включен ни для одной роли, кроме Верховного администратора. Поэтому если новый отчёт должен быть доступен Администраторам, при релизе модуля этого отчёта нужно вручную включить доступность отчёта для нужных ролей.

Важно: Для всех ролей дополнительно к тем отчётам, которые включены для самой роли, доступны все отчёты, которые включены для родительской роли (независимо от положения свитчеров этих отчётов у дочерней роли)

Какие данные попадают в отчёты для различных ролей пользователей

В отчётах по пользователям (индивидуальные и персональные отчёты):

  • Пользователи с ролями Верховый администратор, Администратор и все дочерние роли могут скачивать доступные им отчёты по всем пользователям портала, независимо от загруженной структуры

  • Все остальные пользователи могут скачивать доступные им отчёты только по всем подчинённым пользователям (тем, у кого текущий пользователь указан как “Руководитель отдела”) из своего отдела (если отделов несколько - по всем ним) и всех подчинённых отделов вниз по всем вложенным уровням подчиненности

  • Во всех остальных отчётах (например, сводные отчёты):

    • отчёты отображаются одинаково для всех пользователей - в них попадает статистика по всем пользователям портала

В каком порядке отображаются отчеты в выпадающем списке

Порядок отчетов в выпадающем списке формируется индивидуально для каждого пользователя:

  • Порядок по умолчанию — для любого пользователя, который ещё не генерировал отчёты, список доступных отчётов располагается в алфавитном порядке.

  • Порядок при использовании модуля — список отчётов выстраивается по частоте генерации, то есть чем чаще пользователь генерировал отчёт, тем выше он будет в списке.

    • А при одинаковом количестве генераций отчётов — отчёты выводятся в порядке по умолчанию (по алфавиту).

Все отчёты платформы в порядке по умолчанию:

Модуль

Публичное название отчёта

Модуль

Публичное название отчёта

1

Банк идей

Банк идей. Сводный отчёт по предложенным идеям

2

Бейджи

Бейджи. Отчёт по бейджам выбранного пользователя

3

Бейджи. Отчёт по выбранному бейджу

4

Библиотека

Библиотека. Сводный отчёт по материалам «Библиотеки»

5

Блоги

Блоги. Отчёт по блогерам и их записям

6

Блоги. Сводный отчёт по блогам

7

Вопрос дня

Вопрос дня. Сводный отчёт по вопросам и ответам в модуле «Вопрос дня»

8

Диалоги

Диалоги. Отчёт по выбранному диалогу

9

Диалоги. Отчёт по навыку

10

Звёзды

Звёзды. Подробный отчёт по наградам сотрудников

11

Звёзды. Подробный отчёт по наградам сотрудников в номинациях

12

Индекс счастья

Индекс счастья. Отчёт по мотивации сотрудников

13

Индекс счастья. Отчёт по мотивации сотрудников (анонимно)

14

Индекс счастья. Сводный отчёт по мотивации сотрудников по отделам

15

Каталог призов

Каталог призов. Отчёт по заказам сотрудников

16

Квесты

Квесты. Отчёт по NPS-опросу по итогу прохождения квеста

17

Квесты. Отчёт по пользователям выбранного квеста

18

Матрица обучения

Матрица обучения. Сводный отчёт по всем материалам

19

Матрица потенциала

Матрица потенциала. Сводная информация по потенциалу и эффективности всех сотрудников

20

Мероприятия

Мероприятия. Отчёт по выбранному мероприятию

21

Мероприятия. Сводная информация по шаблону мероприятия «[Название шаблона]»

22

Мероприятия. Сводный отчёт по мероприятиям

23

Мини-опросы

Мини-опросы. Отчёт по выбранному мини-опросу

24

Мини-опросы. Сводный отчёт по мини-опросам

25

Новости

Новости. Сводный отчёт по новостям

26

Опросы

Опросы. Отчёт по выбранному анонимному опросу

27

Опросы. Отчёт по выбранному опросу

28

Опросы. Сводный отчёт по опросам

29

Оценка 360

Оценка 360. Отчёт по всем пользователям выбранной оценки

30

Оценка 360. Отчёт по выбранной оценке

31

План развития

План развития. Сводная информация по планам всех сотрудников

32

План развития. Сводная информация по целям всех сотрудников

33

Пользователи

Пользователи. Отчёт по выбранному пользователю и его группам

34

Пользователи. Отчёт по выбранному пользователю и его ролям

35

Пользователи. Отчёт по посещениям платформы

36

Пользователи. Показатели эффективности сотрудников

37

Пользователи. Сводный отчёт по активности пользователей

38

Пользователи. Экспорт пользователей

39

Пользователи. Экспорт структуры

40

Пользователи. Отчёт по подпискам на пользователей

41

Пульс

Пульс. Отчёт по записям в модуле «Пульс»

42

Сообщества

Сообщества. Сводный отчёт по записям сообщества

43

Сообщества. Сводный отчёт по сообществам

44

Тестирование

Тестирование. Отчёт по выбранному тесту

45

Тестирование. Персональный отчёт по выбранному пользователю и его результатам в тестах

46

Тестирование. Сводный отчёт по вопросам выбранного теста

47

Тестирование. Сводный отчёт по тестам

48

Умный ринг

Умный ринг. Популярность вопросов

49

Умный ринг. Популярность тем

50

Умный ринг. Статистика пользователей по играм

51

Уроки

Уроки. Отчёт по выбранному уроку

52

Уроки. Сводный отчёт по урокам

53

Учебные планы

Учебные планы. Отчёт по материалам выбранного учебного плана

54

Учебные планы. Отчёт по прогрессу пользователей в выбранном учебном плане

55

Учебные планы. Персональный отчёт по прогрессу выбранного пользователя в выбранном учебном плане

56

Учебные планы. Сводный отчёт по всем учебным планам

57

Царь горы

Царь горы. Отчёт по вопросам в модуле «Царь горы»

58

Царь горы. Персональный отчёт по результатам пользователей в модуле «Царь горы»

59

Царь горы. Сводный отчёт по играм в модуле «Царь горы»

60

MGC-Loyalty

MGC-Loyalty. Отчёт по заказам сотрудников на витрине «MGC-Loyalty»

Как создать отчёт в Публичной части

Модуль отчёты открывается из меню. В модуле отчёты отображается отчёты активных на данный момент модулей: базовые модули + включенные дополнительные модули.

(1) поле выбора отчёта; (2) поле указания периода отчёта; (3) выбор фильтра для отчёта

Для выбора типа отчёта, нужно воспользоваться полем выбора отчёта. В поле можно ввести символы, в реальном времени отобразятся совпадения с введенными символами. 

Для некоторых типов отчёта существуют дополнительные поля, они отобразятся после выбора такого отчёта. Например, для отчёта "Индивидуальная отчётность по мероприятиям" отобразится поле "Выбор мероприятия".

Для отчетов, содержащих данные по пользователям, выводится фильтр Статус пользователя, который отображается только для пользователей с активным разрешением Отчёты \ Просмотр удалённых и неактивных пользователей. Фильтр состоит из выпадающего списка со значениями Активные, Неактивные, Удалённые. По умолчанию, если фильтр недоступен, в отчётах выводится информация только по активным пользователям

Чтобы применить дополнительные фильтры, необходимо нажать на кнопку "Выбрать фильтры", после этого откроется окно в котором можно отметить необходимые фильтры:

  • При создании всех отчётов по пользователям (не сводных), кроме отчётов Экспорт структуры и Экспорт пользователей,  доступна фильтрация по всем полям, которые в Конструкторе полей отмечены как выводимые в фильтры

  • При создании отчёта Экспорт пользователей доступна фильтрация по полям из файла Импорта пользователей

  • Также у всех отчётов могут быть доступны дополнительные поля для фильтрации (в зависимости от выбранного отчёта)

Если есть необходимость сбросить фильтры, можно воспользоваться соответствующей кнопкой.

После того как все параметры указаны, можно создать отчёт, нажав на одноименную кнопку.

Как увидеть какие отчёты были собраны

Под полем создания отчёта находится список уже созданных отчётов. Он отображается только если есть хотя бы один созданный отчёт.

(1) фильтр по типам отчёта; (2) столбец с датой создания отчёта; (3) название отчёта и подробности о нем, если применены фильтры; (4) статус отчёта; (5) кнопка скачивания отчёта; (6) кнопка дополнительных действий

 

Список можно отфильтровать по типу отчёта и упорядочить по дате (от старших к новым отчётам или наоборот). 

В поле Тип отчёта указывается название отчёта. Если применялось дополнительное поле, оно также указывается после названия. Если применялись фильтры, они также указываются после  названия или дополнительного поля (если таковое имеется).

У каждого отчёта имеется статус, всего статусов бывает три вида:

  • Сформирован - обозначает, что отчёт готов к просмотру и выгрузке

  • Формируется - обозначает, что отчёт еще не готов к просмотру и выгрузке и находится в стадии формирования

  • Ошибка - обозначает, что произошла та или иная ошибка при формировании отчёта

Сформированный отчёт можно удалить или пересоздать с теми же настройками фильтра, выбрав соответствующий пункт в поле Действия.

Как скачать отчёт

Сформированный отчёт можно скачать, нажав на соответствующую кнопку в столбце "Скачать" напротив нужного отчёта. Файл сохранится на устройство в формате .xls

Состав файла отчёта:

  • Шапка отчёта - содержит:

    • Название отчёта- формат: 1 столбце - текст "отчёт", 2 столбец - название отчёта

    • Все применённые фильтры отчёта (каждый фильтр в отдельной строке) - формат: 1 столбец - название фильтра, 2 столбец - значения фильтра (если несколько, перечисляются через запятую). Состав возможных фильтров для каждого отчёта можно посмотреть в сопроводительной документации соответствующего модуля (например, отчёты по обучению).

  • Данные - все поля отчёта. Состав полей каждого отчёта можно посмотреть в сопроводительной документации соответствующего модуля (например, отчёты по обучению).

(1) Шапка отчёта - первая строка: название отчёта, строки ниже - все применённые фильтры; (2) Данные отчёта

Как просмотреть отчёт без скачивания

Отчёт можно посмотреть прямо в Публичной части, без скачивания. Для этого нужно кликнуть по названию отчёта в списке.

  • Откроется экран, на котором будет отображаться все содержимое отчёта в виде таблицы.

  • Если отчёт содержит > 250 столбцов, то выводится заглушка о необходимости скачать отчёт с кнопкой Скачать отчёт


Обучающее видео

Посмотреть видео на Rutube